Descubra nuestro caso práctico de migración de Office 365 a Google Workspace

Caso práctico: migración de Office 365 a Google WorkSpace

Rzilient ha llevado a cabo recientemente la migración de Office 365 a Google Workspace para los equipos de uno de nuestros clientes.

Presentación del contexto, los problemas que hay que resolver y el enfoque aplicado por nuestros equipos de expertos en iT.

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Antecedentes: nuestro cliente, con sede en París

Nuestro cliente es una agencia con quince empleados. Ayudan a sus clientes a que sus documentos jurídicos sean sencillos, legibles e intuitivos.

La empresa trabajaba inicialmente con Office 365 y su conjunto de herramientas, y después decidió pasarse a la suite de Google, ya que utilizaban herramientas ofimáticas de Microsoft (principalmente Word y Excel), así como el correo electrónico. ✉️

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El problema: uso incompleto de Office 365

El problema era que los equipos de nuestros clientes nunca llegaron a adaptarse del todo al uso de las herramientas de Office 365.

Se utilizaba Sharepoint, pero se utilizaba al revés, "sometiendo" la solución en lugar de aprovecharla al máximo.

Y en la era del teletrabajo, las herramientas de videoconferencia se han vuelto esenciales. Sin embargo, el equipo utilizaba la solución de videoconferencia Teams de forma muy tímida.

La razón es simple e indiscutible: encontraron que Teams era menos fácil de usar y menos amigable que otras herramientas. ⚙️

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La solución: migrar a Google WorkSpace

Analizamos la situación del cliente y le recomendamos cambiar a Google WorkSpace, al tiempo que preparábamos la migración hasta el último detalle.

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Fase 1: Análisis, recomendaciones y plan de acción

La empresa recurrió a Rzilient para encontrar una solución adecuada y eficaz.

Nuestros expertos de iT analizaron el uso de los equipos e identificaron rápidamente el origen de la frustración del cliente: la fricción generada por el uso de Office 365 y Teams en particular.

Identificamos un importante ahorro potencial de tiempo de productividad en comparación con el sistema actual, pero también una desventaja en términos de licencias.

La oferta de Google es un poco más cara que la de Microsoft, pero el cliente no lo consideró un obstáculo importante.

Tras la decisión de migrar a Google WorkSpace, el principal reto para nosotros fue anticiparnos a la gestión del cambio, fundamental para el éxito de un proyecto de este tipo.

En concreto, el cambio supuso perder el uso de las licencias de Word y Excel, que los equipos utilizaban mucho.

Nuestra recomendación fue hacer una transición suave a Google Spreadsheets y Google Docs, manteniendo activas las licencias de Word y Excel durante unos meses.

Nuestro análisis de los documentos internos mostró que no había documentos con problemas de compatibilidad. Por ejemplo, en Excel no se utilizaban macros complejas. Por tanto, podíamos migrar a Spreadsheets sin ninguna dificultad.

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Fase 2: Cambio a Google WorkSpace

Para la migración, el cliente quería realizarla sin interrumpir la producción de sus equipos, es decir, por la noche o durante el fin de semana.

Por eso acordamos con los empleados que tendría lugar un sábado por la tarde, y que la pérdida de acceso a las herramientas sólo duraría unos minutos, sobre todo para el correo electrónico, de gran importancia en su contexto.

Utilizamos las herramientas nativas de Google (Mail, Calendar, Contacts), así como Cloud HQ, para migrar Teams y Sharepoint.

El nuevo procedimiento debía entrar en vigor el domingo.

La migración fue perfecta: se completó en el plazo previsto, sin pérdida de datos ni de negocio.

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Fase 3: Gestión del cambio y apoyo

Nos centramos sobre todo en la asistencia y la gestión del cambio, que suelen ser los factores clave del éxito de una migración.

El lunes por la mañana siguiente al cambio, Rzilient envió a un experto en informática a las instalaciones de nuestro cliente para ayudar a los equipos a familiarizarse con su nuevo entorno.

En concreto, la migración no tuvo grandes repercusiones. Sobre todo, hubo que volver a explicar los procesos a los equipos.

El aspecto más perturbador fue el cambio de Outlook al sistema de mensajería en línea de Google. Nuestro equipo dedicó tiempo a formar y apoyar al equipo del cliente en esta herramienta.

Ciertos comportamientos de uso menores, así como ajustes y configuraciones, se han ajustado para responder lo mejor posible a sus expectativas.

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La importancia de la gestión del cambio en la migración informática

En Rzilient, estamos convencidos de que una migración exitosa es aquella que se prepara con antelación, durante la cual formamos y preparamos a los equipos que se verán afectados por el cambio.

También significa analizar las necesidades de continuidad de la empresa y estar disponible en caso de errores (como copias de datos), para poder corregirlos rápidamente y no retrasar la producción del cliente.

El apoyo posterior a la migración también es vital, para que los equipos puedan volver rápidamente a su productividad habitual y disfrutar trabajando con las nuevas herramientas.

Rzilient puede ayudarte con tus proyectos de migración de software, ¿por qué no lo hablamos ? 😊

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