Gestión de activos informáticos: guía completa para optimizar su infraestructura

Introducción a la gestión de activos informáticos

La gestión de activos informáticos es mucho más que llevar un control de los ordenadores y programas de una empresa. Representa un pilar estratégico para garantizar el rendimiento, la seguridad y la sostenibilidad de toda la infraestructura informática. Tanto si se trata de una start-up en crecimiento como de una PYME o una gran empresa, la gestión estructurada de sus activos informáticos ayuda a reducir costes, anticiparse a las averías y mejorar la experiencia diaria de los usuarios.

En este artículo, echamos un vistazo completo al mundo de la gestión de activos informáticos: qué implica, qué está en juego, los pasos clave a seguir, las mejores prácticas a adoptar, sin olvidar la opción deexternalización cada vez más popular para las empresas que buscan mejorar la eficiencia.

Los componentes esenciales de un parque informático

Un parque informático es algo más que puestos de trabajo. Engloba todos los recursos informáticos puestos a disposición de los empleados para permitirles realizar sus tareas. Incluye :

Equipos informáticos

Esto incluye ordenadores (de sobremesa y portátiles), servidores, monitores, impresoras, routers, memorias USB y cualquier otro equipo utilizado en el lugar de trabajo. Estos equipos tienen una vida útil limitada, requieren un mantenimiento periódico y deben renovarse estratégicamente para evitar caídas de rendimiento.

Software y aplicaciones

Los sistemas operativos, las suites ofimáticas, el software empresarial y las aplicaciones en la nube son parte integrante del parque informático. Gestionar sus licencias, actualizaciones y compatibilidad es esencial para evitar riesgos legales o de seguridad.

Redes e infraestructuras en nube

Con el auge de la computación en nube, el parque informático se extiende mucho más allá de las paredes físicas de la empresa. También incluye conexiones VPN, almacenamiento remoto, soluciones SaaS y todo lo que permite una colaboración remota segura.

La importancia de una buena gestión de los activos informáticos

Una gestión eficaz de los activos informáticos permite a las empresas :

• Reduzca las averías y las interrupciones de la actividad
• Anticipar las necesidades de renovación
• Proteger los datos de la empresa
• Optimizar costes evitando duplicidades o infrautilización
• Obtenga visibilidad de todos los activos informáticos

Esto resulta aún más crucial en un entorno de trabajo híbrido, en el que la movilidad y la ciberseguridad desempeñan un papel fundamental.

Pasos clave para una gestión eficaz de los activos informáticos

1. Elaborar un inventario y un mapa del equipamiento

Ante todo, es esencial saber lo que se tiene, dónde se encuentra y cómo se utiliza. Esto implica inventario de sus activos informáticos tanto de hardware como de software.

2. Evaluar los resultados y las necesidades futuras

Una vez establecido el inventario, es importante analizar el rendimiento de los equipos, su índice de utilización y las necesidades futuras en relación con el crecimiento de la empresa. Esto permite priorizar las acciones: sustitución, reparación, actualización o reasignación.

3. Actualizaciones y renovaciones de planes

Cada activo informático tiene un ciclo de vida. Al planificar las renovaciones con antelación, puede evitar las compras apresuradas, a menudo más costosas. También permite gestionar mejor la escalabilidad y los proyectos de transformación digital.

4. Configuración de software de gestión de activos informáticos

Las soluciones de software de gestión de activos informáticos pueden automatizar el inventario, hacer un seguimiento de los tickets de mantenimiento, planificar las renovaciones y elaborar informes. Existen versiones gratuitas para empezar, pero las empresas de rápido crecimiento se beneficiarán de invertir en herramientas más completas.

Buenas prácticas para optimizar la gestión de activos informáticos

Normalización de equipos y programas informáticos

Disponer de equipos estandarizados facilita el mantenimiento, reduce los errores y permite negociar mejores tarifas con los proveedores. Lo mismo ocurre con el software: la misma versión en todos los puestos de trabajo garantiza la compatibilidad y la seguridad.

Controlar el mantenimiento de sus equipos informáticos

El mantenimiento regular, tanto preventivo como correctivo, es el secreto de una infraestructura informática sostenible. Implica actualizaciones periódicas, comprobación del estado del hardware y gestión proactiva de fallos.

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Impartir formación continua a los usuarios

Una herramienta bien utilizada es una herramienta de alto rendimiento. Por eso es esencial formar periódicamente a los empleados sobre las herramientas que utilizan. Esto ayuda a reducir los incidentes,mejorar la productividad y animar a las personas a adoptar nuevas tecnologías.

Prevenir los riesgos para la seguridad

Una infraestructura informática mal gestionada es una puerta abierta a los ciberataques. Implantar protocolos de seguridad, gestionar los derechos de acceso, concienciar a los usuarios y garantizar copias de seguridad periódicas son reflejos que hay que integrar.

¿Cuándo y por qué externalizar la gestión de sus activos informáticos?

Externalizar total o parcialmente la gestión de sus activos informáticos puede ser una solución estratégica. Estos son los principales casos en los que tiene sentido:

• Falta de recursos internos o de tiempo
• Crecimiento rápido que requiere escalabilidad
• Deseo de beneficiarse de los conocimientos más avanzados
• Gestión proactiva y automatizada

Ejemplo de éxito de la externalización de la gestión de activos informáticos con rzilient

Ykone es una agencia creativa internacional especializada en marketing de influencers. Con equipos basados en París, Dubái, Milán y Los Ángeles, Ykone se enfrentaba a crecientes retos en términos de movilidad, seguridad y coherencia informática a escala internacional. La empresa utilizaba multitud de herramientas y estaciones de trabajo diferentes, según el país y el equipo.

Para hacer frente a los retos de armonizar y gestionar a distancia los activos informáticos, rzilient ayudó a Ykone a renovar por completo su infraestructura informática.

Todo empezó con un inventario global de los equipos, que abarcaba todas las oficinas internacionales, para tener una visión clara y centralizada de los activos existentes. Este paso nos permitió identificar duplicidades, equipos obsoletos y disparidades de uso entre entidades.

rzilient desplegó entonces un único portal de gestión, proporcionando a los equipos de TI y RRHH una interfaz sencilla para gestionar todo el parque informático: asignar puestos de trabajo, supervisar los equipos, gestionar las renovaciones y anticiparse a las necesidades.

También se ha empezado a estandarizar los puestos de trabajo de los usuarios para garantizar un entorno de trabajo uniforme. Gracias a la logística integrada de rzilient, los nuevos equipos se entregan ahora directamente a los empleados, con una configuración automatizada lista para usar.

La gestión del soporte también se ha centralizado. Incidencias, solicitudes de mantenimiento, devoluciones de hardware, actualizaciones o renovaciones de software: todas estas cuestiones son gestionadas ahora de forma proactiva por los equipos de rzilient, liberando tiempo para los equipos internos.

Por último, rzilient ayudó a Ykone a cumplir el RGPD y proteger los datos confidenciales, un reto importante para una empresa que opera en varias jurisdicciones con grandes volúmenes de contenidos digitales y datos de clientes.

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La gestión de activos informáticos ya no es una tarea administrativa secundaria. Es una función clave para apoyar la transformación digital, garantizar la seguridad y optimizar los recursos. Tanto si decides gestionarla internamente como a través de un socio como rzilient, lo importante es hacerlo de forma estructurada, proactiva y orientada al usuario.