Achat et location de matériel informatique : comment gérer au mieux ?

Qu'entend-on par approvisionnement informatique ?

Il s’agit du processus visant à :

• Optimiser les flux d’approvisionnement informatique ;
• Acquérir de nouveaux matériels informatiques ;
• Gérer son parc informatique de manière optimisée.

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Étant donné que l’informatique joue un rôle central dans la plupart des entreprises aujourd’hui, l’approvisionnement informatique est lui aussi tout aussi crucial pour améliorer vos performances et limiter les risques et dangers associés à ce processus.

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Pourquoi l’approvisionnement informatique est-il important ?

Les avantages de l’approvisionnement pour votre entreprise

Focalisons tout d’abord notre attention sur les raisons d’investir dans la structuration de votre approvisionnement informatique.

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Cela vous apporte de nombreux avantages, parmi lesquels :

• Gains de productivité : des ordinateurs plus performants engendrent des gains de temps pour les salariés, qui peuvent accomplir plus de travail à durée égale ;

• Amélioration de la qualité : des ordinateurs à jour permettent d’y installer toutes les applications nécessaires, donc de pouvoir réaliser du travail plus qualitatif et d’un niveau plus avancé ;

• Réduction des coûts : l’approvisionnement s’attache à acheter les meilleurs matériels aux meilleurs prix. La négociation des prix de vos matériels informatiques génèrent un bénéfice direct pour la performance financière de votre entreprise ;

• Réalisation d’économies : en gérant bien votre inventaire et votre parc informatique, vous vous assurez de ne pas vous retrouver en situation de sur-stock de matériels informatiques (or, tout stock immobilisé représente un coût financier, potentiellement important selon le volume de votre stock).

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Les 4 étapes-clés de l’approvisionnement informatique

Intéressons-nous à présent aux principales étapes pour mettre en place et optimiser votre approvisionnement informatique.

Le sourcing, tout d’abord, consiste à identifier et sélectionner les meilleurs fournisseurs, puis à négocier les prix et les conditions globales de la prestation.

L’approvisionnement implique aussi de planifier les approvisionnements nécessaires, en quantité, en qualité et en termes de délais de livraison.

Il s’agit également de gérer les aspects administratifs et pratiques (bons de commande, modalités de réception marchandises, choix des interlocuteurs, etc.).

Enfin, la configuration des équipements est également une étape essentielle du processus, afin de fournir des outils clé-en-main à vos équipes.

Rzilient prend cette configuration en charge, par exemple via notre solution Zero Touch via Apple Business Manager.

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Comment Rzilient facilite-t-elle vos commandes informatiques ?

Avec un délai de livraison de seulement 10 jours, notre plateforme vous permet de commander vos équipements, à partir d’un vaste catalogue de fournisseurs référencés.

Ensuite, nous prenons en charge la configuration de vos machines, pour assurer un service complet.

Calculer le coût de votre inventaire et de votre parc informatique

L’approvisionnement informatique s’intéresse également au stock de matériels informatiques disponibles dans votre entreprise.

La question est importante, car un stock coûte de l’argent !

Tout matériel immobilisé en stock n’est pas productif, par définition.

Vous avez plutôt intérêt à placer la trésorerie immobilisée sous forme de stock, ou l’utiliser pour financer le développement de votre entreprise (marketing, R&D,

développement commercial, etc.), afin que cet argent “travaille” pour vous !

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Les difficultés liées à l’approvisionnement informatique

Parmi les difficultés du processus d’approvisionnement informatique, citons tout d’abord son niveau de complexité. De nombreuses étapes sont impliquées dans le

processus, impliquant des prestataires, souvent basés à l’étranger…

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Des difficultés croissantes à s’approvisionner en matériel informatique

Les crises successives des dernières années (pandémie du Covid-19, crise de l’approvisionnement en matières premières, guerre en Ukraine, tensions géopolitiques,

etc.) ont porté un coup dur aux chaînes d’approvisionnement en matériels informatiques et électroniques.

Cela se traduit par des délais de production et d'acheminement plus longs, source de problèmes de réactivité dans le processus.

L’automatisation, un enjeu croissant pour la fonction d’approvisionnement

61% des décideurs prévoient d’automatiser partiellement leurs entrepôts d’ici 2024 !

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L’apparition constante de nouveaux matériels

Un autre problème fréquemment rencontré par nos clients : une forme de “fuite en avant” en ce qui concerne la mise à jour des matériels et logiciels informatiques.

Les fabricants s’affrontent dans une concurrence féroce pour proposer de manière régulière de nouveaux produits, souvent sans grand apport réel par rapport aux

générations précédentes.

Les entreprises doivent donc bien évaluer leurs besoins réels et ne pas céder à la tentation (ou aux demandes des salariés) de se procurer systématiquement les

dernières nouveautés, dès qu’elles sont mises sur le marché.

On peut aussi évoquer ici le risque de l’obsolescence programmée de certains produits informatiques et logiciels, mettant à mal une planification à long terme.

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L’impact financier de l’approvisionnement informatique

Une autre difficulté réside dans le simple fait que l’approvisionnement en matériels informatiques est coûteux, tout simplement.

De nombreuses entreprises ont des difficultés financières, ayant pour origine la crise économique et inflationniste qui secoue l’Europe, et doivent donc surveiller de près

leurs dépenses.

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Et si vous choisissiez le leasing pour votre matériel informatique ?

Des enjeux environnementaux croissants

Enfin, l’approvisionnement informatique doit faire sa part pour la protection de la planète.

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Produire un smartphone, cela pollue !

85 kg de CO2 sont émis pour produire un smartphone, en moyenne.

4 fois le tour du monde : c’est le circuit logistique du smartphone entre le début de sa production et l’arrivée dans votre entreprise.

Métaux rares, plastiques, verre… Un smartphone est composé de plus de 60 matériaux différents.

Et rappelons que 75% des français possèdent un smartphone.

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Dans une démarche de Green IT, consistant à réduire l’impact environnemental et social de votre parc informatique, privilégier les matériels reconditionnés et utiliser plus

longtemps ces derniers constituent deux actions simples à mener. En plus, elles sont bonnes pour votre trésorerie !

À noter : il n’est pas toujours possible d’acheter en reconditionné, alors Rzilient propose aussi l’approvisionnement en matériel informatique neuf.

Les solutions pour optimiser votre approvisionnement informatique

Comment optimiser votre approvisionnement informatique ?

L’une des solutions-clés consiste à automatiser un maximum l’ensemble du processus. Cela prévient les ruptures de stocks, vous fait bénéficier de gains de temps

significatifs, réduit les risques d’erreurs et d’oublis et simplifie globalement la prise de décisions.

Il est aussi utile de pouvoir s’appuyer sur un panel de fournisseurs, plutôt que se mettre en situation de dépendance par rapport à un seul partenaire.

C’est ce que propose Rzilient, à l’aide de ses catalogues, référençant nos différents fournisseurs, sélectionnés pour leur professionnalisme et la qualité de leur offre.

Enfin, pour bien gérer un processus aussi complexe que l’approvisionnement informatique, il est crucial de s’équiper d’un outil dédié à la gestion du parc informatique.

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