Les risques du shadow IT en entreprise

Définition du Shadow IT

Le Shadow IT, ou “IT fantôme”, désigne l'utilisation de systèmes informatiques, de logiciels, d'applications et de services sans l'approbation ou le contrôle du département informatique d'une organisation. Cette pratique est devenue courante dans de nombreuses entreprises, car elle peut souvent combler le fossé entre les besoins opérationnels des employés et les solutions technologiques disponibles. Le Shadow IT offre aux employés la possibilité d'adopter des outils qui répondent à leurs besoins spécifiques, même en dehors du cadre établi par l'organisation. Cette flexibilité peut améliorer l'efficacité et la productivité au sein de l'entreprise, mais elle peut également présenter des risques en termes de sécurité et de conformité.

Origine du terme et évolution du concept

Le terme "Shadow IT" a émergé au début des années 2000 lorsque les départements IT ont commencé à remarquer que les employés utilisaient des logiciels non conformes pour accomplir leurs tâches plus efficacement. Cette tendance s'est accélérée avec l'arrivé du cloud computing et des technologies mobiles, qui ont rendu de nombreux outils technologiques accessibles sans intervention directe du département informatique de l'entreprise. Le concept a évolué pour inclure non seulement les logiciels et les applications mais aussi l'utilisation de toute technologie, infrastructure ou service qui échappe au contrôle des processus IT traditionnels.

Comment le Shadow IT émerge dans les entreprises ?

Facteurs favorisants le Shadow IT

Les facteurs sont la lenteur des processus d'approbation IT, le manque de solutions adaptées aux besoins spécifiques des employés, ou la facilité d'accès à des technologies. Ces technologies incluent des logiciels comme les applications de communication, des plateformes de gestion de projet, ou des clouds. Les processus bureaucratiques lents et la non-disponibilité de solutions agiles peuvent pousser les employés à chercher des alternatives plus rapides et plus flexibles pour répondre à leurs besoins immédiats. Dans cette quête de solutions rapides, les employés peuvent recourir au shadow IT et à des services cloud externes pour contourner les obstacles bureaucratiques et obtenir rapidement les outils dont ils ont besoin.

Exemples de Shadow IT au sein d'une organisation

Des exemples de Shadow IT incluent l'utilisation de services de messagerie instantanée tels que WhatsApp pour la communication entre équipe, ou l'adoption de Google Drive pour le partage de fichiers sensibles sans les protections nécessaires, contournant ainsi les solutions officielles comme les réseaux d'entreprise sécurisés ou les VPN approuvés par l'entreprise. Ils existent également d’autres exemples comme les logiciels de traitement de données personnels, comme des feuilles de calcul pour gérer des informations client sensibles, sans les sauvegardes appropriées. Ces pratiques de contournement, notamment l'utilisation de services cloud non autorisés, exposent l'entreprise à des risques de sécurité et de conformité.

Quels sont les risques du Shadow IT pour une entreprise ?

Le Shadow IT peut offrir des avantages en termes de flexibilité et d'efficacité, mais il comporte également des risques significatifs qui peuvent compromettre l'intégrité et la sécurité d'une entreprise. Les utilisateurs peuvent être tentés d'utiliser des applications non autorisées dans le cadre du Shadow IT, ce qui peut entraîner une fragmentation des données et des ressources, ainsi que des vulnérabilités en matière de sécurité.

Risques de sécurité liés au Shadow IT

Vulnérabilités et menaces potentielles

Le principal risque du Shadow IT est la sécurité. Les applications et services utilisés sans l'approbation officielle ne sont généralement pas soumis aux mêmes tests de sécurité et de conformité que les outils autorisés. Cela crée des failles dans l'architecture de sécurité de l'entreprise, pouvant conduire à des violations de données. Les systèmes non surveillés peuvent également être vulnérables aux attaques extérieures, car ils ne bénéficient pas des mêmes mises à jour de sécurité et protocoles de défense que les systèmes gérés par l'IT. Cette utilisation non contrôlée peut entraîner une perte de contrôle sur les données sensibles de l'entreprise, compromettant ainsi la confidentialité et l'intégrité des données de l'utilisateur.

Nos solutions pour surmonter ces risques

Incidences des failles de sécurité sur l'entreprise

Les conséquences de ces failles peuvent être désastreuses telles que la perte de données sensibles, des atteintes à la réputation de l'entreprise, des coûts financiers liés aux violations de données et aux amendes pour non-conformité. Les incidents de sécurité peuvent également entraîner une perte de confiance de la part des clients et des partenaires, ainsi qu'une interruption potentielle des opérations commerciales. Il est donc essentiel pour le service informatique de mettre en place des mesures robustes pour surveiller et contrôler l'utilisation des applications et des services par les utilisateurs finaux, afin de limiter les risques liés au Shadow IT.

Impact sur la gouvernance IT et la conformité

Problèmes de conformité réglementaire

L'utilisation de solutions non approuvées peut entraîner des violations de diverses réglementations, comme le RGPD, qui impose des règles strictes sur la gestion et la protection des données personnelles. Ces violations peuvent non seulement entraîner de lourdes amendes mais aussi des litiges coûteux et une surveillance réglementaire accrue. Il est donc essentiel pour le service informatique d'utiliser des mesures de surveillance et de contrôle pour prévenir l'utilisation non autorisée d'applications et de services informatiques.

Difficultés dans la gestion des données et des ressources IT

Le Shadow IT rend difficile pour les départements informatiques de maintenir un inventaire précis des ressources technologiques utilisées, compliquant la gestion des licences logicielles, la maintenance des systèmes et l'application des politiques de sécurité. La fragmentation des technologies peut également entraîner des inefficacités opérationnelles et augmenter les coûts globaux de l'IT. De plus, la prolifération d'applications non approuvées peut créer des risques de sécurité supplémentaires en introduisant des points d'accès non surveillés dans le réseau de l'entreprise.

Comment lutter contre le Shadow IT ?

Pour combattre le Shadow IT, il est essentiel d'adopter une approche proactive, mélangeant sensibilisation, politiques claires, technologies adaptées et implication active de l'utilisateur.

Stratégies de prévention

Renforcement des politiques de sécurité IT

Il est crucial pour les entreprises de développer et de maintenir des politiques de sécurité IT claires qui sont régulièrement communiquées à tous les employés. Ces politiques devraient inclure des procédures pour l'approbation et l'acquisition de nouvelles technologies. La création de processus d'approbation rapide et de canaux de demande clairs peut aider à réduire le besoin de solutions non officielles.

Sensibilisation et formation des employés

La formation des employés sur les risques associés au Shadow IT et les politiques de l'entreprise est une autre stratégie essentielle. Une compréhension claire des implications de l'utilisation de technologies non approuvées peut dissuader les employés de recourir au Shadow IT. Les sessions régulières de sensibilisation et les mises à jour sur les politiques de sécurité peuvent renforcer la conformité.

Les solutions pour contrer le Shadow IT

Dans le cadre de la gestion du Shadow IT, il est crucial de disposer d'outils efficaces qui non seulement détectent l'utilisation non autorisée de technologies mais offrent également des alternatives viables et sécurisées.

Cartographie rapide et évaluation des risques de l'écosystème SaaS

La première étape pour combattre efficacement le Shadow IT consiste à comprendre l'étendue et la nature des applications SaaS utilisées au sein de l'organisation. Notre solution, rzilient offre une technologie qui permet de cartographier en quelques secondes l'ensemble de l'écosystème SaaS de l'entreprise et d'évaluer les risques associés à chaque application. Cette cartographie complète aide les entreprises à identifier les utilisations non conformes et les risques potentiels, posant ainsi les bases d'une gestion sécurisée des applications.

Monitoring continu pour la conformité

Une fois l'écosystème SaaS cartographié, nous vous aidons à maintenir des normes de conformité élevées grâce à un monitoring continu. Ce suivi permet de s'assurer que toutes les applications externes sont utilisées conformément aux réglementations en vigueur, telles que le RGPD, et aux politiques internes de l'entreprise. Cette approche proactive minimise les risques de violations de données et les sanctions réglementaires associées.

Découvrez comment mettre en place ces actions

Réduction des coûts par la gestion des applications

En plus des avantages en termes de sécurité et de conformité nous d'identifions et de supprimons les applications SaaS inutilisées ou à risque qui engendrent des coûts superflus. En éliminant ces applications, les entreprises peuvent non seulement réduire leurs dépenses mais également concentrer leurs ressources sur les outils qui apportent une véritable valeur ajoutée.

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