Los riesgos de la TI en la sombra

Definición de TI en la sombra

La TI en la sombra se refiere al uso de sistemas, software, aplicaciones y servicios de TI sin la aprobación o el control del departamento de TI de una organización. Esta práctica se ha convertido en habitual en muchas empresas, ya que a menudo puede salvar la distancia entre las necesidades operativas de los empleados y las soluciones tecnológicas disponibles. La TI en la sombra ofrece a los empleados la oportunidad de adoptar herramientas que satisfagan sus necesidades específicas, incluso fuera del marco establecido por la organización. Esta flexibilidad puede mejorar la eficiencia y la productividad dentro de la organización, pero también puede presentar riesgos de seguridad y cumplimiento.

Origen del término y evolución del concepto

El término "TI en la sombra" surgió a principios de la década de 2000, cuando los departamentos de TI empezaron a darse cuenta de que los empleados utilizaban software no conforme para realizar sus tareas de forma más eficiente. Esta tendencia se aceleró con la llegada de la computación en nube y las tecnologías móviles, que hicieron accesibles muchas herramientas tecnológicas sin la intervención directa del departamento de TI de la empresa. El concepto ha evolucionado para incluir no sólo software y aplicaciones, sino también el uso de cualquier tecnología, infraestructura o servicio que esté fuera del control de los procesos informáticos tradicionales.

¿Cómo surge la TI en la sombra en las empresas?

Factores que favorecen la TI en la sombra

Algunos factores son la lentitud de los procesos de aprobación de TI, la falta de soluciones adaptadas a las necesidades específicas de los empleados o la facilidad de acceso a las tecnologías. Estas tecnologías incluyen software como aplicaciones de comunicaciones, plataformas de gestión de proyectos o nubes. La lentitud de los procesos burocráticos y la falta de disponibilidad de soluciones ágiles pueden llevar a los empleados a buscar alternativas más rápidas y flexibles para satisfacer sus necesidades inmediatas. En esta búsqueda de soluciones rápidas, los empleados pueden recurrir a la TI en la sombra y a servicios externos en la nube para sortear los obstáculos burocráticos y obtener rápidamente las herramientas que necesitan.

Ejemplos de TI en la sombra dentro de una organización

Ejemplos de TI en la sombra son el uso de servicios de mensajería instantánea como WhatsApp para la comunicación en equipo, o la adopción de Google Drive para compartir archivos sensibles sin las salvaguardas necesarias, eludiendo soluciones oficiales como redes corporativas seguras o VPN aprobadas por la empresa. Otros ejemplos son los programas informáticos de tratamiento de datos personales, como las hojas de cálculo para gestionar información sensible de los clientes, sin las copias de seguridad adecuadas. Estas prácticas de elusión, incluido el uso de servicios en la nube no autorizados, exponen a la empresa a riesgos de seguridad y cumplimiento.

¿Cuáles son los riesgos de la TI en la sombra para las empresas?

La TI en la sombra puede ofrecer ventajas en términos de flexibilidad y eficiencia, pero también conlleva riesgos significativos que pueden comprometer la integridad y la seguridad de una organización. Los usuarios pueden caer en la tentación de utilizar aplicaciones no autorizadas como parte de la Shadow IT, lo que puede dar lugar a la fragmentación de datos y recursos, así como a vulnerabilidades de seguridad.

Riesgos para la seguridad de las TI en la sombra

Vulnerabilidades y amenazas potenciales

El principal riesgo de las TI en la sombra es la seguridad. Las aplicaciones y servicios utilizados sin aprobación oficial no suelen someterse a las mismas pruebas de seguridad y conformidad que las herramientas autorizadas. Esto crea lagunas en la arquitectura de seguridad de la empresa, que pueden dar lugar a violaciones de datos. Los sistemas no supervisados también pueden ser vulnerables a ataques externos, ya que no se benefician de las mismas actualizaciones de seguridad y protocolos de defensa que los sistemas gestionados por TI. Este uso incontrolado puede llevar a una pérdida de control sobre los datos sensibles de la empresa, comprometiendo la confidencialidad e integridad de los datos de los usuarios.

Nuestras soluciones para superar estos riesgos

Impacto de las violaciones de seguridad en la empresa

Las consecuencias de estas violaciones pueden ser desastrosas, como la pérdida de datos sensibles, el daño a la reputación de la empresa, los costes financieros asociados a las violaciones de datos y las multas por incumplimiento. Los incidentes de seguridad también pueden provocar una pérdida de confianza por parte de clientes y socios, así como una posible interrupción de las operaciones empresariales. Por lo tanto, es esencial que el departamento de TI establezca medidas sólidas para supervisar y controlar el uso de aplicaciones y servicios por parte de los usuarios finales, con el fin de limitar los riesgos asociados a las TI en la sombra.

Impacto en la gobernanza y el cumplimiento de las TI

Cumplimiento de la normativa

El uso de soluciones no aprobadas puede dar lugar a infracciones de diversas normativas, como el RGPD, que impone normas estrictas sobre la gestión y protección de datos personales. Estas infracciones no sólo pueden acarrear cuantiosas multas, sino también costosos litigios y un mayor escrutinio normativo. Por lo tanto, es esencial que el departamento de TI utilice medidas de supervisión y control para evitar el uso no autorizado de aplicaciones y servicios informáticos.

Dificultades en la gestión de datos y recursos informáticos

La TI en la sombra dificulta a los departamentos de TI el mantenimiento de un inventario preciso de los recursos tecnológicos en uso, lo que complica la gestión de las licencias de software, el mantenimiento de los sistemas y la aplicación de las políticas de seguridad. La fragmentación tecnológica también puede provocar ineficiencias operativas y aumentar los costes generales de TI. Además, la proliferación de aplicaciones no aprobadas puede crear riesgos de seguridad adicionales al introducir puntos de acceso no supervisados en la red corporativa.

¿Cómo combatir las TI en la sombra?

Para combatir las TI en la sombra, es esencial adoptar un enfoque proactivo, que combine concienciación, políticas claras, tecnologías apropiadas y una participación activa de los usuarios.

Estrategias de prevención

Reforzar las políticas de seguridad informática

Es crucial que las empresas desarrollen y mantengan políticas claras de seguridad informática que se comuniquen regularmente a todos los empleados. Estas políticas deben incluir procedimientos para la aprobación y adquisición de nuevas tecnologías. Crear procesos de aprobación rápidos y canales de solicitud claros puede ayudar a reducir la necesidad de soluciones informales.

Sensibilización y formación de los empleados

Formar a los empleados sobre los riesgos asociados a las tecnologías en la sombra y las políticas de la empresa es otra estrategia esencial. Una comprensión clara de las implicaciones del uso de tecnologías no aprobadas puede disuadir a los empleados de recurrir a las TI en la sombra. Las sesiones periódicas de concienciación y las actualizaciones de las políticas de seguridad pueden reforzar el cumplimiento.

Soluciones contra la TI en la sombra

A la hora de gestionar la TI en la sombra, es crucial contar con herramientas eficaces que no sólo detecten el uso no autorizado de tecnologías, sino que también ofrezcan alternativas viables y seguras.

Mapeo rápido y evaluación de riesgos del ecosistema SaaS

El primer paso para combatir eficazmente la TI en la sombra es comprender el alcance y la naturaleza de las aplicaciones SaaS utilizadas en la organización. Nuestra solución, rzilient, ofrece tecnología que puede mapear todo el ecosistema SaaS de una organización en cuestión de segundos y evaluar los riesgos asociados a cada aplicación. Este mapeo exhaustivo ayuda a las empresas a identificar los usos no conformes y los riesgos potenciales, sentando las bases para una gestión segura de las aplicaciones.

Control continuo del cumplimiento

Una vez mapeado el ecosistema SaaS, le ayudamos a mantener altos estándares de cumplimiento a través de una monitorización continua. Esta supervisión garantiza que todas las aplicaciones externas se utilicen de acuerdo con la normativa vigente, como el RGPD, y las políticas internas de la empresa. Este enfoque proactivo minimiza el riesgo de violación de datos y las sanciones normativas asociadas.

Averigüe cómo configurar estas acciones

Reducción de costes mediante la gestión de aplicaciones

Además de las ventajas de seguridad y cumplimiento, identificamos y eliminamos las aplicaciones SaaS no utilizadas o en riesgo que están generando costes innecesarios. Al eliminar estas aplicaciones, las empresas no solo pueden reducir sus gastos, sino también centrar sus recursos en herramientas que añaden valor real.

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