Google Workspace vs Microsoft 365: ¿qué entorno elegir?

La batalla fratricida entre Google Workspace y Microsoft 365 nos recuerda un poco a los años 90, cuando el Mac de Apple le hacía la guerra al PC de Microsoft, con anuncios que volaban de un lado a otro. 😃 

En aquella época, el Mac se consideraba la alternativa "cool" al PC, que parecía antiguo y pasado de moda.

Hoy en día, la herramienta que desempeña el papel del Mac es Google Workspace (antes Google Suite): la herramienta genial, intuitiva, bien diseñada... ¡Y el behemoth de enfrente es Microsoft!

Pero el entorno colaborativo de Microsoft tiene en realidad muchas ventajas, y resulta aún más atractivo para las grandes empresas.

¿Qué elegir? Para ayudarle a hacer una elección basada en criterios sólidos y orientados al rendimiento, aquí tiene nuestra comparativa.

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Google Workspace atrae a pequeñas empresas y start-ups

Timothée Jaumel, responsable informático de Rzilient, que anteriormente trabajó para la empresa de scaleup Swile, nos ayudará en este ejercicio.

Para Timothée, las cosas están claras: "El 90% de las start-ups y scale-ups utilizan el entorno Google. Simplemente porque es más sencillo de configurar a la hora de instalarse. En una empresa anterior en la que trabajé, hasta que tuvimos un centenar de empleados, estábamos en Google y las cosas iban muy bien".

De hecho, a menudo vemos que los clientes de Rzilient crecen hasta cierto nivel con Google Workspace y luego nos piden licencias de Microsoft para continuar su crecimiento.

Parece un patrón difícil de evitar, ¡casi determinista! 😯

Después, el cambio de Google Workspace a Microsoft 360 puede producirse o no. Algunas empresas permanecen en una mezcla de géneros durante algún tiempo, lo que no es lo ideal.

Veamos las ventajas e inconvenientes de cada una de estas soluciones.

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Microsoft 365 gana globalmente en funcionalidad

Hay ocasiones en las que determinados departamentos de nuestros clientes empresariales realmente necesitan Microsoft 365.

He aquí dos ejemplos:

• Contabilidad y Finanzas,
• el departamento de ventas, en el caso de licitaciones complejas.

Estos equipos utilizan las funciones avanzadas de Excel y no pueden permitirse perder fórmulas o datos. Sencillamente, Google Sheets no es tan potente ni avanzado como Excel.

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Gestión de datos y archivos

Sharepoint también es más fácil de usar que Google Drive, sobre todo en lo que respecta a los derechos de seguridad.

En Google Drive, algunas características simplemente no existen, en el momento de escribir esto, como compartir carpetas a personas externas, lo que complica mucho las cosas. 😔

En Sharepoint, es fácil configurar los derechos de acceso a todo el árbol de archivos y directorios, con todo lujo de detalles: una persona tiene acceso a un directorio concreto y otra no.

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Gestión de buzones

En cuanto a la mensajería, Microsoft va un paso más allá con ciertas funciones, como los recordatorios de correo electrónico más potentes de Outlook.

Microsoft también facilita la transmisión del historial de los buzones a los administradores a través de la interfaz de administración. En cuanto a Google, hay que cambiar la contraseña del buzón accediendo directamente a la cuenta, lo que, según Timothée, es "un auténtico coñazo y hace perder mucho tiempo".

Por otro lado, parece importante elegir una de estas herramientas u otra, porque cuando se trata de mensajería, mezclar las dos no es manejable. Para las listas de correo, por ejemplo, hay que elegir una sola herramienta. 

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Mientras que los usuarios pueden elegir entre utilizar Google Sheets y Excel, esto no es una opción para el correo electrónico. Nota: la aplicación Slack ha acortado la distancia entre Google y Microsoft para las start-ups.

Pero al final, las cosas no son tan sencillas. Seamos claros: para mucha gente, el correo electrónico hoy en día es Gmail (y, por tanto, Google Workspace). Y si combinas Gmail con la aplicación independiente Slack, obtienes un nivel de colaboración muy alto. 

Por tanto, debe tener en cuenta el perfil de los empleados que pretende contratar para su equipo, así como los objetivos a largo plazo de su empresa. ¿Sus equipos tienen antecedentes profesionales principalmente en grandes empresas (en cuyo caso estarán acostumbrados a Microsoft), o en start-ups (en cuyo caso estarán familiarizados con Google)? Este criterio puede ayudarte a tomar una decisión eficaz.

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Algunas versiones de Office 365 incluyen Skype, pero no es suficiente para alcanzar el nivel de colaboración que permite el conjunto de herramientas de Google, y Skype prácticamente ya no se utiliza en las empresas.

Sin embargo, en conjunto, Google está obteniendo peores resultados en mensajería, ha comprendido claramente sus limitaciones y está desarrollando una estrategia de rápida evolución, en un intento de ampliar la brecha con Microsoft.

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¿Microsoft Teams o Google Meet?

Teams es la herramienta más avanzada. Te permite hacer más cosas, pero también cuesta más.

Y gestionarlo todo con Google Meet es complicado. Así que nuestra elección, si el presupuesto no es una limitación, sería Teams.

Sin embargo, Slack permite seguir utilizando Google Meet, complementar sus funcionalidades (con canales de comunicación en particular) y emanciparse así de Teams. Problema potencial: esto significa que los costes se reparten demasiado.

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Creación de documentos

Para los equipos que no buscan necesariamente la funcionalidad más avanzada en su editor de texto (Google Docs o Microsoft Word), hoja de cálculo (Google Sheets o Excel) o solución de presentación (Google Slides o Powerpoint), Google es claramente el ganador.

Gracias a su capacidad para colaborar en tiempo real, Google Workspace gana puntos a Microsoft. Aquí es donde Google realmente destaca.

Por otro lado, para las empresas que tienen que procesar datos más voluminosos o necesitan trabajar con fórmulas de Excel o macros avanzadas, Microsoft Excel es el ganador. Excel es mucho más potente que Google Sheets y ofrece una enorme profundidad de funciones.

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Otros criterios a tener en cuenta a la hora de elegir entre Workspace y Microsoft 365

Echemos un vistazo a otros criterios importantes a tener en cuenta a la hora de decidir entre Microsoft 365 y Google Workspace.

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El entorno técnico de desarrollo

Con Google Cloud Platform (GCP), podemos hacer varias cosas. El problema es que, a largo plazo, corremos el riesgo de tener que cambiar a Microsoft para mejorar nuestro rendimiento.

El riesgo es entonces dejar que la migración se alargue... haciéndola cada día más difícil. Esta migración al entorno Microsoft requiere tiempo y competencias especializadas y, por tanto, una inversión financiera. Resulta complicado financiarla y llevarla a cabo.

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Ergonomía: ¡la reserva de Google!

En términos de usabilidad, nuestro experto Timothée tiene claro que, en general, la gente prefiere Google.

La mayoría de las herramientas de Google Workspace también se utilizan en la vida personal (¡piensa en Gmail!), lo que facilita la adopción de este entorno.

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No hay diferencia entre gestionar Macs y PCs. 

Para nuestro experto, no importa si tu empresa prefiere Mac o PC, esto no tendrá ningún impacto en la elección entre los entornos Google Workspace y Microsoft 365.

Por ejemplo, el paquete Microsoft Office funciona muy bien en el Mac.

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¿Nube u offline?

Google Workspace no funciona (o no funciona bien) si tu ordenador no está conectado a Internet. Es posible trabajar sin conexión y sincronizar los datos cuando vuelvas a conectarte, pero no es lo ideal.

Por otro lado, las aplicaciones de Microsoft funcionan sin problemas en un PC desconectado, lo que permite trabajar durante horas en el TGV o en una casa de campo mal comunicada, teletrabajando.

Así que todo depende de los hábitos de trabajo de sus equipos.

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Precios

Tanto Google como Microsoft utilizan un sistema de precios basado en el número de usuarios. 

Google ofrece 3 niveles: 

• Básico, 
• Negocios,
• y compañía.

Las cosas son fáciles de leer y entender.

Por parte de Microsoft, los precios son mucho más complejos y dificultan las comparaciones. 

Debes saber que, en la mayoría de los casos, para las pequeñas y medianas empresas, Google es más barato que Microsoft. 

Por otra parte, la situación es bastante favorable para Microsoft en términos de precios para cuentas clave.

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Según nuestro responsable informático, Timothée: "Depende de las prestaciones, pero Google suele ser más asequible, porque, por ejemplo, el paquete Office es muy caro. También se debe a que Microsoft es un software "duro", mientras que Google es 100% web". Este criterio de precios explica por qué las PYME y las empresas de nueva creación se decantan más a menudo por Google.

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Hable con uno de nuestros expertos para que su decisión sea más fácil.

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Para concluir: ¿Google Workspace o Microsoft 365?

Si tuvieras que decidirte por un único criterio, este es el consejo de Rzilient: si tu empresa aún no cuenta con un departamento de TI dedicado, elige el entorno Google Workspace.

Pero en cuanto se alcanzan los 50 o 100 empleados y se contrata a un equipo informático competente, el entorno Microsoft 365 sigue siendo la mejor solución.

También debe pensar si desea obtener una certificación avanzada o incluso que su empresa cotice en bolsa. Tener su sistema de información en Microsoft representa una importante fuente de credibilidad para su informática. Google sigue estando demasiado atrasado en ciertos ámbitos, sobre todo en seguridad.

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