Comparatif Google Workspace vs Microsoft 365 : quel environnement choisir ?

Le combat fratricide entre Google Workspace et Microsoft 365 nous rappelle un peu les années 1990, lorsque le Mac d’Apple faisait la guerre au PC de Microsoft, à coups de publicités interposées. 😃 

Mac se présentait alors comme la solution “cool” à adopter face au PC, qui paraissait vieux et passé de mode.

Aujourd’hui, l’outil qui tient le rôle du Mac, c’est Google Workspace (anciennement Google Suite) : l’outil cool, intuitif et bien conçu… Et en face, le mastodonte, ce serait Microsoft !

Mais l’environnement collaboratif de Microsoft a en réalité de nombreux avantages et il séduit encore davantage au sein des grandes entreprises.

Alors que choisir ? Pour vous permettre de faire un choix sur base de critères solides et orientés performance, voici notre comparatif !

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Google Workspace séduit les petites entreprises et les startups

Nous sommes accompagnés dans cet exercice par Timothée Jaumel, IT manager chez Rzilient, qui a travaillé auparavant entre autres pour la scaleup Swile.

Pour Timothée, les choses sont claires : “90% des start-ups et scale-ups utilisent l’environnement Google. Tout simplement parce que c’est plus simple à configurer lors de la mise en place. Dans une précédente entreprise où j’ai travaillé, jusqu’à atteindre une centaine de salariés, on était sur Google et cela se passait très bien.”

Nous voyons d’ailleurs souvent des clients de Rzilient grandir jusqu’à un certain niveau avec Google Workspace, puis nous demander des licences Microsoft pour poursuivre leur croissance.

Cela semble être un schéma difficile à éviter, presque déterministe ! 😯

Ensuite, la bascule de Google Workspace vers Microsoft 360 s’opère normalement, ou pas. Certaines sociétés restent en effet dans un mélange des genres un certain temps, qui n’est pas idéal.

Parcourons les avantages et inconvénients de chacune de ces solutions !

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Microsoft 365 gagne globalement sur le plan des fonctionnalités

Il arrive que certains services de nos entreprises clientes aient réellement besoin de Microsoft 365.

Citons deux exemples :

• la comptabilité et la DAF,
• le service commercial, dans le cas d’appels d’offres complexes.

Ces équipes font appel aux fonctionnalités avancées d’Excel, et ne peuvent pas se permettre de perdre des formules ou des données. Google Sheets n’est pas aussi performant ni évolué qu’Excel, tout simplement !

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La gestion des données et des fichiers

Citons aussi Sharepoint, qui est plus simple d’utilisation que Google Drive, au niveau des droits de sécurité notamment.

Dans Google Drive, certaines fonctionnalités n’existent tout simplement pas, à l’heure où nous écrivons ces lignes, telle que le partage des dossiers à des personnes externes, ce qui complique beaucoup les choses. 😔

Dans Sharepoint, on peut paramétrer facilement les droits d’accès sur l’ensemble de l’arborescence des fichiers et répertoires, de manière fine : telle personne a accès à tel répertoire et telle autre n’y a pas accès.

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La gestion des messageries

Pour ce qui est des messageries, Microsoft va plus loin sur certaines fonctionnalités, comme pour les rappels d’emails dans Outlook, qui sont plus puissants.

Microsoft permet aussi de transmettre aux managers l’historique des boîtes emails facilement, via l’interface d’administration. Côté Google, il faut changer le mot de passe de la boîte mail, en entrant directement dans le compte pour faire la modification, ce qui pour Timothée est “super pénible et fait perdre beaucoup de temps !”.

Par contre, il semble important de choisir soit l’un de ces outils, soit l’autre, car pour la messagerie, le mélange des genres n’est pas gérable. Pour les mailing lists, par exemple, il faut impérativement choisir un seul et unique outil. 

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Autant on peut laisser le choix aux utilisateurs entre utiliser Google Sheets et Excel, autant cela n’est pas envisageable pour les emails. A noter : l’application Slack a réduit le différentiel entre Google et Microsoft pour les startups.

Mais finalement, les choses ne sont pas si simples. Disons-le clairement : l’email aujourd’hui, pour beaucoup de gens, c’est Gmail (donc Google Workspace) ! Et en combinant Gmail et l’application indépendante Slack, on obtient un niveau de collaboration très élevé. 

Il convient donc de prendre en compte le profil des salariés que vous comptez embaucher dans votre équipe, ainsi que les objectifs à long terme de votre entreprise. Vos équipes ont-elles des parcours professionnels passés principalement dans de grandes entreprises (elles auront l’habitude de Microsoft !), ou plutôt dans des startups (auquel cas elles seront familières de Google) ? Ce critère peut aider à prendre une décision efficace.

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Certaines versions d’Office 365 incluent Skype, mais cela ne suffit pas à atteindre le niveau de collaboration permis par la suite d’outils Google, et Skype n’est par ailleurs quasiment plus utilisé en entreprise.

Toutefois, au global, Google est moins performant sur la messagerie, a clairement compris ses limitations et développe une stratégie d’évolution rapide, pour essayer de creuser l'écart avec Microsoft.

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Microsoft Teams ou Google Meet ?

Teams est l'outil le plus abouti. Il permet de faire plus de choses, mais il coûte aussi plus cher.

Et tout gérer avec Google Meet, c’est compliqué. Donc notre choix, si le budget n’est pas une contrainte, irait plutôt vers Teams.

Toutefois, Slack permet de continuer à utiliser Google Meet, pour compléter ses fonctionnalités (avec les canaux de communication en particulier) et permet ainsi de s’émanciper de Teams. Problème potentiel : cela représente des coûts éclatés.

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La création de documents

Pour des équipes qui ne cherchent pas nécessairement à avoir les fonctionnalités les plus poussées dans leur éditeur de texte (Google Docs ou Microsoft Word), leur tableur (Google Sheets ou Excel) ou encore leur solution de présentations (Google Slides ou Powerpoint), Google est clairement le gagnant.

Avec sa capacité de collaboration en temps réel, Google Workspace marque des points sur Microsoft. C’est vraiment là que Google se distingue !

Par contre, pour des entreprises qui ont des données plus volumineuses à traiter, ou ont besoin de travailler sur des formules Excel ou des macros évoluées, Microsoft Excel sort vainqueur. En effet, Excel est bien plus puissant que Google Sheets et propose une profondeur de features énorme.

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Les autres critères à prendre en compte pour choisir entre Workspace et Microsoft 365

Voyons à présent d’autres critères importants à prendre en compte pour trancher entre Microsoft 365 et Google Workspace.

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L’environnement de développement technique

Avec la Google Cloud Platform (GCP), on peut faire un certain nombre de choses. Le problème, c’est qu’à terme, on risque de devoir passer sur Microsoft pour être plus performant.

Le risque est alors de laisser traîner la migration… la rendant d’autant plus difficile avec chaque jour qui passe. Cette migration vers l’environnement Microsoft demande alors du temps et des compétences pointues, donc de l’investissement financier. Elle devient compliquée à financer et à réaliser.

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L’ergonomie : le pré carré de Google !

Côté ergonomie, il est évident pour notre expert Timothée que les gens préfèrent généralement Google.

Les outils de Google Workspace sont pour l’essentiel également utilisés dans la vie personnelle (pensons ici à Gmail !), ce qui facilite l’adoption de cet environnement.

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Aucune différence pour la gestion des Macs et des PCs ! 

Pour notre expert, peu importe que votre société préfère Mac ou PC, cela n’aura pas d’impact pour le choix entre les environnements Google Workspace et Microsoft 365.

Par exemple, le pack Microsoft Office marche très bien sur Mac.

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Cloud ou offline ?

Google Workspace ne fonctionne pas (ou pas bien) si votre ordinateur n’est pas connecté à Internet. Il est possible de travailler offline et de synchroniser ses données une fois reconnecté, mais cela n’est pas l’idéal.

Par contre, les applications de Microsoft tournent sans problème sur un PC non connecté, vous permettant de travailler pendant des heures dans le TGV ou dans une maison de campagne mal desservie, en télétravail.

Tout dépend donc ici des habitudes de travail de vos équipes.

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La tarification

Google et Microsoft utilisent tous deux un système de prix basé sur le nombre d’utilisateurs. 

Google propose 3 niveaux : 

• Basic, 
• Business,
• et Entreprise.

Les choses sont lisibles et simples à comprendre.

Côté Microsoft, la tarification est beaucoup plus complexe et rend difficile les comparaisons. 

Sachez que - dans la plupart des cas - pour les TPE, PME et startups, Google est moins chère que Microsoft. 

La situation est par contre plutôt favorable à Microsoft en termes de pricing pour les grands comptes.

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Pour notre IT manager Timothée : “Cela dépend des fonctionnalités, mais Google est globalement plus abordable, car, par exemple, le pack Office coûte vite cher. C’est aussi car Microsoft est un logiciel “dans le dur”, alors que Google est 100% Web. Ce critère de la tarification explique pourquoi les PME et les startups se lancent le plus souvent avec Google.”

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Pour conclure : Google Workspace ou Microsoft 365 ?

S’il fallait vous aider à trancher à l’aide d’un seul critère, voici le conseil de Rzilient : si votre entreprise n’a pas encore de service dédié à l’IT, choisissez l’environnement Google Workspace.

Mais dès que vous atteignez 50 à 100 salariés et que vous recrutez une équipe IT compétente, l’environnement Microsoft 365 reste encore aujourd’hui la meilleure solution.

Réfléchissez aussi à votre volonté d’être certifiés avec des normes poussées, voire de faire entrer votre entreprise en bourse. Le fait d’avoir votre système d’information sur Microsoft représente une source de crédibilité importante pour votre IT. Google a encore trop de retard sur certains points, la sécurité notamment.

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