Comprender la externalización de TI

Bajo su apariencia técnica, la externalización informática se ha convertido en una verdadera palanca estratégica para las empresas de todos los sectores. Externalizar la gestión de todo o parte de su sistema de información ya no es un lujo. Ahora es la decisión correcta para mejorar la eficacia, la tranquilidad y el rendimiento.

Pero, ¿qué significa realmente externalizar? ¿Cuáles son las ventajas concretas? ¿Cómo es una implantación con éxito? Y sobre todo: ¿cómo elegir al socio adecuado para gestionar la infraestructura informática de su empresa sin perder el control?

Spoiler: no se trata (sólo) de precio. Se trata de confianza, método y herramientas.

¿Qué es la externalización?

Losservicios gestionados se refieren a la externalización a un proveedor de servicios especializado de toda o parte de la gestión de un sistema informático. Esto puede implicar :

• Mantenimiento informático;
• Operaciones ;
• Ciberseguridad ;
• Asistencia al usuario ;
• Alojamiento ;
• O la supervisión de sus activos informáticos.

En otras palabras, usted confía a un experto las tareas informáticas que le consumen mucho tiempo para que pueda volver a centrarse en su actividad principal. El objetivo: garantizar la continuidad, la seguridad y el rendimiento de los servicios digitales (optimizando al mismo tiempo sus recursos internos).

Los distintos tipos de externalización

No existe una forma única de externalización, sino varias adaptadas a las necesidades y recursos de cada empresa. Veámoslas.

Externalización total

Es la opción más completa. El proveedor de servicios se encarga de todo el sistema informático: infraestructura, hardware, software, seguridad, asistencia al usuario, actualizaciones, etc. La empresa ya no tiene que gestionar directamente sus asuntos informáticos, que son supervisados de la A a la Z por un socio externo.

Externalización parcial

En este caso, sólo se externaliza una parte del sistema de información. Puede tratarse, por ejemplo, de la ciberseguridad, la supervisión de la red o la asistencia a los usuarios. Este modelo híbrido permite mantener en la empresa determinados ámbitos de competencia, delegando al mismo tiempo los más técnicos o los que requieren más recursos.

Externalización de aplicaciones

Se trata de confiar a un proveedor de servicios la gestión, el desarrollo y el soporte de sus aplicaciones empresariales, como ERP, CRM y HRIS. Este enfoque es especialmente pertinente para las empresas que desean mantener software crítico sin movilizar un equipo técnico dedicado.

Externalización de infraestructuras

Se refiere a la gestión de sus servidores, redes, nube o entornos híbridos. El objetivo es garantizar la disponibilidad, la seguridad y el rendimiento de su infraestructura.

Ventajas de la externalización para las empresas

La externalización de TI es mucho más que una palanca técnica. Es una estrategia de gestión de TI verdaderamente moderna, con beneficios tangibles para todas las partes interesadas de la empresa.

Reducir costes

La externalización de determinadas funciones permite reducir los costes de formación, de adquisición de equipos superfluos o incluso de contratación de un equipo técnico. La externalización también le permite suavizar los costes a lo largo del tiempo, con una visibilidad clara de sus presupuestos a través de contratos definidos.

Mejorar la seguridad informática

Un buen proveedor de servicios pone en marcha sistemas para vigilar, prevenir y reaccionar ante las ciberamenazas. Copias de seguridad, controles de acceso, actualizaciones periódicas, cifrado de datos: todo está pensado para preservar la integridad de sus sistemas, incluso en caso de ataque o avería. Si es necesario, también es función del proveedor de servicios ayudarle y asesorarle en cuestiones de conformidad (ISO27001, SOC2, etc.).

Acceso a conocimientos técnicos punteros y actualizados

No hace falta ser un gigante del CAC40 para beneficiarse de la asistencia de expertos. Si opta por la externalización informática, tendrá acceso a un conjunto de competencias actualizadas. Y lo que es mejor, estas competencias son capaces de adaptarse a sus necesidades, sus herramientas y sus retos empresariales.

Céntrese en su actividad principal

Menos problemas técnicos que resolver = más tiempo para sus prioridades empresariales. La externalización libera a sus equipos de TI internos para trabajar en proyectos de mayor valor añadido.

Pasos a seguir para establecer una solución de externalización

Evaluar sus necesidades

¿Qué funciones le gustaría externalizar? ¿Cuáles son sus limitaciones internas? ¿Qué objetivos quiere alcanzar (seguridad, ahorro de tiempo, control presupuestario, etc.)?

Elaborar un pliego de condiciones claro

Debe definir el alcance de la intervención, los niveles de servicio esperados (SLA), las responsabilidades, los indicadores de rendimiento, las obligaciones de reversibilidad, etc.

Elegir al socio adecuado

Volveremos sobre ello más adelante, pero esta elección es crucial: experiencia, capacidad de respuesta, capacidad para crecer con usted... No se conforme con un enfoque de "soporte técnico básico".

Fase de transición y transferencia

Anticipe la migración, planifique la formación que pueda ser necesaria y planifique el cambio técnico. Es una etapa delicada que merece un acompañamiento personalizado.

Seguimiento, control y ajustes

La externalización informática no es inamovible. Puede probarse, medirse y optimizarse con el tiempo para adaptarse a sus retos.

¿Cómo elegir un proveedor de servicios gestionados?

Estos son los criterios más importantes que hay que tener en cuenta antes de firmar:

• Las competencias y certificaciones técnicas del proveedor de servicios (nube, ciberseguridad, SO, MDM, etc.);
• Su comprensión de su negocio y su organización;
• La capacidad de respuesta de la asistencia y la calidad de las relaciones con los clientes;
• La capacidad del proveedor de servicios para ofrecer una solución modular y escalable;
• Interoperabilidad con sus herramientas de RRHH, colaboración y gestión;
• Un enfoque responsable: Green IT, equipos reacondicionados, reciclaje, etc.

En rzilient, marcamos todas las casillas. Nuestra plataforma todo en uno ofrece gestión de TI y RRHH en tiempo real, con soporte humano externalizado, automatización personalizable y una visión basada en datos de sus equipos y servicios.

Ejemplo de integración con éxito de una solución de externalización

Varios de nuestros clientes han recurrido a la externalización con rzilient para mejorar la eficacia sin perder el control de sus TI.

PlayPlay, por ejemplo, eligió nuestra solución para apoyar su rápido crecimiento. El resultado:

• Asignación de equipos simplificada, incluso a distancia;
• Acceso automatizado y configuración del software ;
• Supervisión en tiempo real de los equipos y el cumplimiento de las normas;
• Un sistema de apoyo accesible a todos los empleados, incluidos los que trabajan desde casa.

Lea el testimonio de Sofía, Office Manager de PlayPlay, y otros ejemplos concretos en esta página dedicada a nuestros casos prácticos.

Conclusión

La externalización no es sólo una cuestión técnica. Es una decisión estratégica que afecta al rendimiento general, la seguridad de los datos, la experiencia de los empleados... y su capacidad para crecer con confianza.

En rzilient, no nos limitamos a "gestionar TI". Orquestamos su sistema de información como una palanca de eficiencia y simplicidad, directamente vinculada a sus retos de RRHH, TI, Finanzas y Gestión.

¿Está listo para replantearse su gestión informática?

Póngase en contacto con nuestros equipos para establecer una externalización a medida, responsable y conectada con su actividad diaria.