Guía completa de mantenimiento informático

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¿Posee su empresa ordenadores y equipos informáticos?

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Si es así, como la inmensa mayoría de las empresas francesas, debe asegurarse de que sus equipos informáticos se mantienen en buen estado de funcionamiento y rinden bien, para que sus equipos puedan llevar a cabo sus tareas.

Esta tarea corresponde al mantenimiento informático, que es el tema de este artículo.

Tras una presentación del concepto y de lo que está en juego, verá lo importante que es el mantenimiento informático para el rendimiento de su empresa.

Por último, analizaremos la cuestión clave de elegir entre externalizar o internalizar el mantenimiento, y las mejores prácticas que deben aplicarse.

Panorama del mantenimiento informático

En primer lugar, echemos un vistazo al mantenimiento informático y a los principales problemas que plantea.

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Definición de mantenimiento informático

Dentro de una organización, el mantenimiento informático se refiere a todas las acciones preventivas y correctivas destinadas a garantizar que los sistemas informáticos, hardware y software, funcionen correctamente, estén actualizados y sean seguros.

También es responsable de optimizar el rendimiento de la infraestructura informática de su empresa y, por tanto, está directamente relacionada con la productividad de sus equipos.

Por último, en un momento en que la crisis ecológica está, por desgracia, en pleno apogeo, el mantenimiento informático contribuye aprolongar la vida útil de sus equipos, lo que se ajusta plenamente a un planteamiento de Green IT.

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Cuestiones clave del mantenimiento informático

Cuando se adopta un enfoque estratégico del mantenimiento informático, la primera decisión que hay que tomar es si delegar la tarea o realizarla internamente. Hablaremos más de esto en una sección posterior.

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También hay dos niveles de mantenimiento informático, y es importante distinguirlos:

• Mantenimiento preventivo : esta estrategia pretende evitar las averías y el mal funcionamiento de los equipos informáticos mediante la realización de intervenciones periódicas planificadas, como revisiones, limpiezas, actualizaciones de software, sustitución de piezas desgastadas, etc. El objetivo es minimizar las interrupciones del servicio y prolongar la vida útil de los equipos.

• Mantenimiento correctivo: este tipo de mantenimiento consiste en reparar los equipos informáticos después de que se haya producido una avería o un mal funcionamiento. El objetivo es restablecer el funcionamiento normal de los sistemas y minimizar las perturbaciones en la empresa. Estas acciones no suelen estar planificadas y a menudo se llevan a cabo con carácter de urgencia.

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La solución rzilient implementa un mantenimiento preventivo ampliamente automatizado para sus activos informáticos, evitando situaciones estresantes y retrasos en su negocio.

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El mantenimiento informático preventivo forma parte integrante del concepto más global de gestión preventiva, cuyo objetivo general esanticiparse para gestionar mejor su empresa.

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Ejemplos típicos de trabajos de mantenimiento informático

Hemos definido el concepto de mantenimiento informático, pero ¿qué acciones concretas abarca esta función?

El primer ejemplo es el reajuste de las máquinas. En Rzilient, esta parte del mantenimiento puede realizarse de forma presencial o a distancia. Este tipo de acción es especialmente importante a la hora dedar de baja a los empleados.

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Otros ejemplos son :

• Actualización de los sistemas operativos;
• Reparación de equipos informáticos (por ejemplo, cambio de pilas u otros componentes);
• Gestión de averías informáticas ;
• Reparación y actualización del software de gestión (limpieza, antivirus, etc.).

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Descubra todos nuestros servicios de externalización.

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Mantenimiento informático: crucial para sus empleados y su rendimiento

El mantenimiento informático ayuda a sus equipos a trabajar con más tranquilidad y eficacia en el día a día, y tiene un impacto real en los resultados financieros de su empresa .

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Para sus empleados

El mantenimiento informático es una buena forma de ahorrar tiempo a sus equipos.

Según un reciente estudio británico, los empleados pierden una media de 46 minutos al día, o 24 días laborables al año, debido a la lentitud y los problemas informáticos en el lugar de trabajo.

¡La cifra de choque! El 28% de los empleados encuestados afirma haber tenido que hacer horas extraordinarias para compensar el tiempo perdido por culpa de las TI.

Esta pérdida de tiempo es problemática en sí misma, pero también causa un estrés innecesario y, a largo plazo, puede provocar la desmotivación de su personal si los problemas informáticos son recurrentes.

Para concluir, hay una buena razón para dar al mantenimiento informático el lugar que le corresponde: la productividad y el bienestar de sus empleados en el trabajo.

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Para el rendimiento de su empresa

Y complacer a sus empleados suele ser bueno para el rendimiento de su empresa.

Por poner un ejemplo, con 24 días laborables perdidos al año en una empresa de 70 empleados, las pérdidas económicas son considerables:

24 días laborables x 70 empleados x 150 euros de paga (incluidas las cotizaciones empresariales) al día = ¡252.000 euros perdidos al año!

Muchos empresarios estarían encantados de poder sumar esta cantidad al beneficio neto de su empresa a final de año 🙂 .

El mantenimiento informático aporta otras ventajas a su empresa, como :

• Identificación eficaz de los equipos que deben renovarse ;
• Protección garantizada de los datos importantes de su empresa (datos de proyectos de clientes, información comercial, datos personales de clientes, etc.), reforzando su ciberseguridad;
• Software nuevo y útil para sus empleados.

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Mantenimiento informático: ¿internización o externalización?

¿Es mejor realizar el mantenimiento informático internamente o delegar esta tarea? Ese es el tema de esta sección.

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Ventajas e inconvenientes de delegar el mantenimiento informático

Rzilient es una plataforma de externalización que ofrece una gama completa de acciones de mantenimiento predictivo y proactivo.

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Estas son las principales ventajas de externalizar el mantenimiento informático:

• Benefíciese de los conocimientos más avanzados de un proveedor de servicios especializado;
• Asegurar los puestos de trabajo (sobre todo si el proveedor de servicios cuenta con un sello de calidad que acredite su profesionalidad y experiencia).
• Conseguir economías de escala y ahorro de costes;
• Evitar tener que contratar, formar, pagar y retener a empleados con los conocimientos informáticos avanzados necesarios para el mantenimiento informático (lo que se traduce en un importante ahorro de tiempo y dinero);
• Céntrese en la actividad principal de su empresa;
• Garantizar la reparación y el mantenimiento fiables de sus equipos informáticos.

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Tal vez porque estamos convencidos de las ventajas de externalizar la gestión de instalaciones, y en particular utilizando Rzilient, nos ha costado encontrar inconvenientes a esta elección. Pero los hay:

• Dependencia de un proveedor de servicios externo ;
• El elevado coste de algunos proveedores de servicios informáticos (no es el caso de Rzilient, que ofrece una suscripción mensual con asistencia ilimitada a un precio muy asequible).
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Ventajas e inconvenientes de externalizar el mantenimiento informático

Por otro lado, la internacionalización del mantenimiento informático también es una opción que muchos de ustedes están considerando o incluso han elegido. 

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¿Cuáles son las ventajas y los inconvenientes de esta organización? 

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Ventajas :

• Benefíciese de procesos de gestión informática personalizados 
• Conocimiento del entorno interno: aplicaciones, vulnerabilidades, organizaciones, etc.

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Desventajas:

• Coste en recursos humanos y formación: Contratar y mantener un equipo especializado es caro, incluida la formación periódica para mantenerse al día en un campo en constante evolución.
• Falta de flexibilidad y conocimientos variados: un equipo interno puede ser menos flexible cuando se enfrenta a tecnologías emergentes. Además, pueden faltar ciertas competencias específicas (seguridad avanzada, gestión de incidentes complejos), lo que obliga a recurrir a proveedores de servicios externos.
• Dependencia de un personal limitado: la disponibilidad de recursos humanos internos limita a veces la capacidad de reacción, sobre todo en caso de vacaciones o rotación de personal, lo que crea periodos de vulnerabilidad para el sistema.

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¿Cómo se crea una asociación para el mantenimiento informático?

Auditoría y análisis de necesidades

Los equipos de rzilient inician cada colaboración con un análisis completo de sus necesidades, que incluye una auditoría de su infraestructura informática (herramientas, software, hardware). Esta evaluación inicial nos permite definir una estrategia precisa adaptada a las necesidades específicas de cada organización.

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Elegir la oferta y firmar el contrato

En función de los resultados de la auditoría, usted elige entre los paquetes disponibles, con la posibilidad de añadir opciones específicas. La colaboración se formaliza con la firma de un contrato, que incluye un compromiso claro con los servicios ofrecidos.

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Incorporación a la plataforma rzilient

Una vez firmado el contrato, nuestro equipo especializado le integrará en la plataforma rzilient. Esta integración incluye la conexión de sus datos actuales (a través de HRIS, o la importación de su inventario de activos de TI), la configuración del acceso y la familiarización con las herramientas de gestión para que pueda familiarizarse con el sistema de forma rápida y sin problemas.

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Definición de automatización y normas de seguridad

rzilient trabaja con usted para establecer reglas automatizadas para gestionar el acceso (onboarding y offboarding) y para crear y cerrar cuentas. Estos procesos automatizados garantizan la seguridad y la eficacia de las operaciones diarias.

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Implantación de MDM y políticas de seguridad

Si es necesario, se despliega software de gestión de dispositivos móviles (MDM ), junto con las políticas de seguridad y automatizaciones definidas anteriormente. Estos dispositivos protegen los datos y los activos digitales de forma centralizada.

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Seguimiento personalizado con un gestor de cuentas

A continuación, un gestor de cuentas especializado le ayudará a supervisar periódicamente las operaciones y el rendimiento. Este contacto personalizado permite ajustar los servicios a medida que cambian las necesidades y garantiza una colaboración continua y receptiva.

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Buenas prácticas en el mantenimiento informático

¿Ha decidido externalizar su mantenimiento informático?

En caso afirmativo, ¿cuáles son las características clave que debe buscar en su proveedor de externalización?

En primer lugar, la capacidad de reacción, esencial para garantizar la tranquilidad de sus equipos.

La flexibilidad y la adaptabilidad a su contexto profesional (por ejemplo: el tamaño de su empresa, su entorno tecnológico y aspectos prácticos como los horarios de trabajo) también son puntos a tener en cuenta.

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La ciberseguridad se ha convertido en una cuestión clave para todas las empresas, por lo que la gestión de la seguridad de los datos es también uno de los principales criterios a tener en cuenta.

Por último, para ahorrar tiempo en el día a día, elija si es posible un paquete de mantenimiento informático que pueda realizarse al 100% a distancia, ofreciendo la automatización del mayor número posible de tareas de gestión de instalaciones.

El mantenimiento informático, motor de rendimiento para su empresa

Ya sea ahorrando tiempo a sus equipos, manteniendo el hardware y el software en buen estado de funcionamiento o evitando la necesidad de invertir en especialistas informáticos, el mantenimiento informático simplemente hace que su empresa sea más eficiente.

Esto se traduce indirectamente en una mayor capacidad para invertir en el desarrollo de su negocio : contratación, mejora de su oferta, I+D, lanzamiento de campañas de marketing, etc.

Preguntas frecuentes sobre el mantenimiento informático

¿Cuánto cuesta externalizar el mantenimiento informático?

El coste depende de varios factores: el tamaño de su parque informático, los servicios incluidos (mantenimiento preventivo, gestión de la seguridad, etc.) y la complejidad de sus sistemas. En general, la externalización puede reducir los costes al evitar la necesidad de contrataciones específicas y aprovechar las tarifas mensuales. rzilient, por ejemplo, ofrece suscripciones adaptadas a todo tipo de empresas, lo que facilita la gestión informática sin aumentar su presupuesto.

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¿Cómo contribuye el mantenimiento informático a la seguridad de los datos?

El mantenimiento informático garantiza la actualización del software, la protección antivirus y la realización periódica de copias de seguridad de los datos, lo que minimiza el riesgo de ciberataques. Las vulnerabilidades no corregidas son un punto de entrada para los hackers, y un sistema bien mantenido ofrece una barrera de protección reforzada. En rzilient, incorporamos estos protocolos en nuestros paquetes de mantenimiento, promoviendo un entorno de trabajo seguro.

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¿Se puede realizar el mantenimiento informático a distancia?

Sí, y cada vez más proveedores de servicios optan por esta solución gracias a su capacidad de respuesta. El mantenimiento remoto le permite realizar actualizaciones, identificar fallos y resolver incidencias menores sin interrumpir a sus equipos. Gracias a una plataforma en línea, rzilient ofrece un mantenimiento 100% remoto, garantizando rapidez y eficacia.

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¿Cuáles son los riesgos de no realizar el mantenimiento informático?

Sin un mantenimiento regular, aumenta el riesgo de averías, pérdida de datos y fallos de seguridad, lo que puede tener un grave impacto en la productividad. Al descuidar el mantenimiento, se multiplican los costes de reparación y el riesgo de inactividad empresarial, lo que pone en peligro la continuidad de su negocio.

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