TI x RRHH: ¿Cómo facilitar esta colaboración, crucial para su rendimiento?

Estoy encantado de hablarles hoy de mi experiencia sobre la relación entre los departamentos de TI y RRHH en las start-ups y scaleups para las que trabajamos a diario.

Espero que mis comentarios puedan arrojar algo de luz a tus decisiones respecto a esta importante palanca para el rendimiento de tu empresa, ¡especialmente si estás en una fase de rápido crecimiento! 📈

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Onboarding: trabajo en equipo entre RRHH y TI 🤝

En la vida de un empleado de su empresa, después de la fase de contratación viene laincorporación.

El nuevo recluta aprovecha este periodo clave para :

• conozcan a sus equipos;
• haga suyas las instalaciones de su empresa;
• conocer los procedimientos internos y los medios de comunicación...
• y mucho más.

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En realidad,la incorporación es un proceso compuesto de muchas etapas, todas ellas importantes para que la integración de los nuevos empleados se produzca con éxito y sin contratiempos.

Y lo que queremos evitar a toda costa es que la parte informática de la incorporación le cueste tiempo o le obligue a hacer frente a emergencias... ¡Sobre todo porque el resto de la incorporación depende en gran medida de la rápida disponibilidad de los equipos informáticos necesarios!

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Pero, ¿quién es el responsable de esta fase de incorporación?

El primer punto de contacto de un empleado con su empresa es el departamento de Recursos Humanos. Su función es gestionar a los empleados y asegurarse de que disponen de las herramientas y el marco necesarios para ser eficaces y desempeñar plenamente su función. 🦾

Por su parte, el Departamento de Informática es responsable de la gestión del sistema de información y, por tanto, de los ordenadores, accesos y programas informáticos utilizados por la empresa.

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Hay un ámbito en el que los dos departamentos deben trabajar juntos : el puesto de trabajo . Esto incluye:

• equipos (ordenador, monitor, ratón, mobiliario de oficina, etc.) ;
• programas informáticos (herramientas ofimáticas, ERP, CRM, etc.);
• y acceso (por ejemplo, a Gmail, Slack, Notion y muchas otras herramientas).

El puesto de trabajo es uno de los garantes de la productividad de sus empleados. Depende directamente de TI, pero también de RRHH en el caso de la incorporación.

Así que es un poco complicado.

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Entre TI y RRHH: quién hace qué 🤔.

Entonces, entre TI y RRHH, ¿quién hace qué en el esquema tradicional de incorporación?

Pero también :

• ¿Cómo se transmite la información?
• ¿Cómo puedo pedir un ordenador nuevo?
• ¿Quién es responsable de ello, dónde y cómo?
• ¿Con cuánta antelación tengo que pedir un ordenador?
• ¿Quién determina el tipo de equipamiento, el presupuesto asignado y la fecha en la que debe recibirse el equipamiento?

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La mayoría de las empresas con las que nos reunimos se plantean estas cuestiones prácticas. Lo que observo es que a menudo los procesos siguen estando mal definidos. 😣

¿Cuál es el resultado? Todo va bien, siempre que el equipo sea pequeño... Pero los malentendidos, las fricciones y las pérdidas de tiempo aparecen rápidamente a medida que el equipo se amplía.

Y esto es especialmente cierto durante las fases de hipercrecimiento.

Lo que se necesita para resolver estos problemas es una herramienta que "guíe" la práctica.

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¡Céntrate en el offboarding! 🛫

Cuando un empleado se marcha, el departamento informático no es responsable de recuperar el equipo, por razones legales.

Las bajas deben ser gestionadas por Recursos Humanos, para garantizar la seguridad de los datos informáticos y el buen estado de los equipos. Esto es especialmente importante en caso de salida conflictiva.

Pero hasta que el equipo informático no ha recuperado físicamente el equipo, es difícil saber dónde y en qué condiciones se encuentra un ordenador concreto. Puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza.

Colaboración entre TI y RRHH: 3 pasos para mejorar los procesos

Paso 1: Definir el ámbito de responsabilidad

También me gustaría llamar su atención sobre la importancia de una colaboración más fluida entre los equipos de TI y RRHH.

En la práctica, esto significa definir con precisión el alcance de las responsabilidades de cada equipo.

Es necesario abordar y resolver abierta y explícitamente una serie de cuestiones, como las siguientes:

• ¿Quién gestiona las facturas informáticas?
• ¿Quién es el responsable de encargar nuevos equipos informáticos para un determinado departamento?
• ¿Qué departamento es responsable de retirar los equipos cuando se retiran?

Esta primera etapa es esencial para que las normas sean definidas y conocidas por todo el equipo.

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Paso 2: Mejorar la comunicación

Los departamentos de TI y RRHH suelen comunicarse utilizando las herramientas de comunicación habituales que les proporciona su empresa: correo electrónico, Slack, Notion, Typeform, etc. ✉️

Estas herramientas son útiles en muchos casos, pero no son ideales para centralizar la información sobre sus activos informáticos.

Para ello, necesita una solución dedicada y diseñada específicamente para gestionar esta misión.

Si su empresa utiliza una plataforma de gestión de activos informáticos todo en uno como Rzilient, sus equipos ya casi no tendrán que comunicarse sobre el tema. Todo está definido de antemano, centralizado y automatizado en gran medida.

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Paso 3: Automatizar y centralizar la gestión de activos informáticos

Para organizarse, muchas start-ups crean plantillas, o pedidos estándar, que permiten a los equipos definir sus necesidades en materia de equipos informáticos. 📄

Por ejemplo, un desarrollador informático recibirá un Mac de 16 pulgadas con características específicas, o un diseñador web se beneficiará de una pantalla más grande y una tarjeta gráfica de alto rendimiento.

Por lo general, es el equipo informático el que define el rendimiento de los ordenadores, en función de las funciones de los empleados.

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¿Cómo puede facilitar la compra (o el alquiler) de sus equipos informáticos? Tanto si trabaja para RRHH como para TI, puede crear sus catálogos de productos según los perfiles de su organización. ¡Todo directamente desde nuestra plataforma en la interfaz de compras! Ya no tendrá que hacerse más preguntas: sus referencias se filtrarán previamente en función del perfil de su próxima contratación. Así de sencillo.

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Te preguntarás: ¿qué pasa con un simple archivo de Excel o Google Sheets?

Hay muchos problemas con estos archivos:

• errores de lectura ;
• pérdida de tiempo ;
• sobrescribir accidentalmente información importante ;
• olvidarse de llevar a cabo ciertas acciones...

La información sobre sus activos informáticos debe ser visible para las personas que la necesitan.

¿Por qué aconsejamos a los equipos de RRHH y TI que utilicen la plataforma Rzilient?

La ventaja clave para sus equipos de utilizar la plataforma Rzilient es que les ofrece un lugar para gestionar sus activos de TI de forma independiente.

Ya sea en RRHH, TI o en los propios departamentos, cualquier empleado o directivo puede solicitar el material necesario de forma independiente, siempre que haya recibido autorización previa. ✔️

Además, el catálogo está prefiltrado en función del perfil. Así que hay poco riesgo de equiparlo con material de rendimiento insuficiente o excesivo.

Rzilient le da tranquilidad: tiene una visión centralizada de las llegadas y salidas, los ordenadores en stock, su estado y condición (listos o no), etc.

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También ahorrará una enorme cantidad de tiempo durante el offboarding. La herramienta te permite gestionar eficazmente el cierre de accesos (Slack, mensajería y todas las demás áreas relacionadas con SI).

Me gustaría aprovechar esta oportunidad para mencionar un último aspecto interesante del uso de Rzilient: el despliegue internacional. Una start-up en expansión no siempre dispone de un equipo informático dedicado en todos los países en los que opera. Por lo tanto, la gestión de las existencias de ordenadores in situ puede resultar difícil. Pero no con Rzilient. Con nuestra plataforma, cualquiera puede encargarse de gestionar un stock de ordenadores, sin necesidad de tener conocimientos informáticos especializados.

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En resumen, sin Rzilient, la gestión de los vínculos entre RRHH e IT genera pérdidas:

• dinero (mala gestión de las existencias) ;
• de tiempo ;
• productividad (mucho tiempo para dar a los empleados las herramientas que necesitan).

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