Comprender la incorporación de TI

La llegada de un nuevo empleado a una empresa no es sólo la entrega de una placa o la firma de un contrato. Es todo un proceso (a menudo subestimado) que empieza mucho antes del día D. Y cuando se trata de la incorporación de TI, entra en juego otra dimensión.

El onboarding informático desempeña un papel clave en la integración de los nuevos empleados. No se trata sólo de enchufar un ordenador. Se trata de proporcionar las herramientas adecuadas, accesos seguros, formar eficazmente y acompañar a los empleados en su manejo de los sistemas y programas informáticos internos.

Una incorporación de TI bien pensada es el primer ladrillo de una experiencia de empleado satisfactoria, y una excelente palanca para promover su cultura corporativa.

¿Qué es la incorporación de TI en la empresa?

THEITonboarding (o integración informática) se refiere a todos los pasos destinados a preparar y ayudar al nuevo empleado a configurar su entorno de trabajo digital.

Esto incluye:

• La asignación y configuración de equipos (PC, teléfono, etc.);
• La creación de cuentas de usuario;
• Acceso a software interno y portales de RRHH (gestión de bajas, comunicación interna, etc.);
• Formación en herramientas digitales;
• Asistencia técnica personalizada;
• Y seguridad de los datos desde el primer día.

Un onboarding de TI bien orquestado también es inseparable de un offboarding informático de calidad. Cuando alguien abandona la empresa, es esencial desactivar su acceso, recuperar sus equipos y mantener la seguridad general.

Ventajas de un proceso estructurado de incorporación de TI

Mejorar la productividad de los nuevos empleados

Un empleado que recibe sus herramientas a tiempo, entiende cómo utilizarlas y sabe a quién dirigirse en caso de problemas... es un empleado que puede ser operativo más rápidamente. Así, el tiempo medio de integración puede reducirse considerablemente.

Reducción de la rotación de personal

El éxito de la incorporación también supone una experiencia positiva para el empleado desde el principio. Esto tiene un fuerte impacto en la motivación, el compromiso y la lealtad. Los empleados que se sienten esperados y apoyados tienen más probabilidades de quedarse.

Reforzar la seguridad de los sistemas de información

La incorporación de TI no está completa sin el conocimiento de la ciberseguridad. Controles de acceso, contraseñas, suplantación de identidad... es mejor formarse de antemano que corregir después de un incidente.

Buenas prácticas para una incorporación satisfactoria

Preparación previa a la llegada del nuevo empleado

La palabra clave: anticipación.

Incluso antes del primer día:

• Encargar y configurar el hardware;
• Crear cuentas de usuario (correo electrónico, software empresarial, intranet...);
• Planifique una lista de comprobación de incorporación a TI personalizada en función del puesto;
• Informe al equipo y organice una cálida bienvenida.

Formación en herramientas y software internos

No basta con volver a poner un ordenador con diez programas instalados. Acompañar significa explicar.

Organizar un curso de formación:

• En herramientas esenciales (CRM, Slack, portal de RRHH...);
• En procesos internos (solicitudes de permisos, gestión de tareas, etc.);
• Sobre los usos específicos del puesto.

Tutoría y apoyo personalizado

Una pareja con un "padrino" o una "madrina informática" facilita mucho las primeras semanas. Esto permite establecer una relación de confianza y disponer de un interlocutor técnico identificado.

Y como no todos los empleados tienen el mismo nivel de dominio digital, Rzilient ofrece apoyo humano adicional: soporte técnico a distancia, asesoramiento sobre el uso de herramientas, resolución de problemas personalizada... Sus equipos nunca están solos.

Evaluación del éxito de la incorporación

En D+7, D+30 o D+90, tómate tu tiempo:

• Dar feedback con el recién llegado;
• Identificar los puntos de bloqueo o de mejora;
• Actualice su lista de control de Onboarding para futuras integraciones.

Retos habituales de la incorporación y cómo superarlos

Gestionar la sobrecarga de información

Cada nuevo empleado recibe una avalancha de información nada más llegar. Centralice la información esencial en una guía de incorporación de TI que sea clara, digital y accesible.

Resolución de problemas técnicos desde el primer día

No hay nada peor que un PC que no funciona o una cuenta de correo electrónico bloqueada el día de llegada. Anticípate con:

• Una prueba técnica aguas arriba;
• Asistencia disponible en tiempo real durante los primeros días;
• Un procedimiento de resolución de problemas rápido y sin complicaciones.

Herramientas y recursos para facilitar la incorporación de TI

Uso de plataformas digitales

Soluciones como Rzilient permiten automatizar gran parte del proceso:

• Equipo de pedidos;
• Creación de cuentas;
• Supervisión de la configuración;
• Asistencia técnica a distancia.

Un auténtico ahorro de tiempo para los equipos informáticos... ¡y de RRHH!

Integración de módulos de formación en línea

Considere la posibilidad de añadir vídeos de formación, preguntas tipo test u hojas informativas accesibles en cualquier momento. Ideal para el aprendizaje progresivo, especialmente en modo híbrido o trabajo a distancia.

Caso práctico: Rzilient ayuda a PlayPlay en su proceso de incorporación

PlayPlay, una empresa de rápido crecimiento, necesitaba estructurar su incorporación de TI para dar una bienvenida eficaz a sus nuevos empleados.

Con Rzilient, pudieron:

• Gestione la asignación de equipos a distancia;
• Supervise el estado de los equipos en tiempo real;
• Simplifique la configuración de las herramientas digitales;
• Y garantice una experiencia de empleado fluida y segura.

Conclusión

La incorporación de TI es mucho más que un paso técnico. Es una palanca estratégica para implicar a sus talentos, reforzar su seguridad informática e incorporar su cultura corporativa desde el primer día.

¿Quiere estructurar o mejorar su incorporación a TI?

En Rzilient, le apoyamos de la A a la Z, para que cada llegada sea un éxito, tanto para sus equipos como para sus reclutas.

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