Onboarding: dé la bienvenida a sus nuevos empleados sin olvidar nada

¿A qué se debe dar prioridad? ¿Quién debe ser la persona clave en la empresa? ¿Cuándo y cómo puede prepararse eficazmente?

Hay muchas preguntas que hacerse antes de que una nueva persona se incorpore a la empresa, y éstas le ayudarán a integrarla en la organización a largo plazo. Le ayudaremos a ver las cosas con más claridad.

Tres pilares en los que basar su estrategia:

• La dimensión humana
• Dimensión del material
• Valores de la empresa

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Un proceso global esencial

Una incorporación fallida, o a la que se resta importancia, puede ser fuente de complicaciones para todas las partes implicadas: tensiones con el incorporado, obligación de reanudar la contratación, mala imagen de la empresa (tanto externa como internamente), etc. Es mucho lo que está en juego.

Por el contrario, cuando tiene éxito, la incorporación es un facilitador increíble (de relaciones, uso de software, comprensión de procesos y productos, etc.).

Descubra la lista de comprobación de Rzilient para una incorporación satisfactoria, con las medidas que deben tomarse antes de la llegada, el día D y durante todo el proceso de incorporación.

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Administrativo

• Transferencia de la información necesaria para la contratación (RRHH, contable, OM, etc.)
• Preparación de contratos
• Firma del contrato por ambas partes (puede hacerse utilizando un software de firma en línea -> muy útil para la teletrabajo total, pero también para agilizar estas tareas que llevan mucho tiempo).
• Abrir mutuas y seguros de enfermedad complementarios, y concertar citas para revisiones médicas en caso necesario.
• Correo electrónico de bienvenida para confirmar que el candidato se ha incorporado a la organización

Definir y anticipar las necesidades logísticas

• Entorno y puesto de trabajo (escritorio, silla, taquilla, etc.) 💻
• Equipo informático (ordenador, teléfono, pantalla, ratón, teclado, adaptadores, cables, etc.), así como preconfiguración del hardware -> instalación de sesiones, aplicaciones, software y licencias en el ordenador.

• Movilidad: coche de empresa, abono de transporte público o movilidad suave, plaza de aparcamiento o espacio para bicicletas.
• Tener en cuenta a los socios externos y planificar con antelación para cumplir los plazos.

-> Si los locales son independientes de la empresa, informe al proveedor de servicios y prepárese una tarjeta de identificación, llave, códigos, etc.

-> Hacer pedidos a los proveedores de equipos

• Acceso abierto al correo electrónico, Drive y todas las aplicaciones utilizadas internamente

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Comunicar la llegada

• Informar a los empleados sobre la contratación a través de los canales de comunicación interna 📢
• Informar a la persona contratada: detalles de su equipo (BYOD o no), la logística de su llegada (hora, lugar, código de vestimenta, programa), etc.

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Bienvenida y animación

Esta etapa dependerá del número de llegadas simultáneas y del tamaño, la cultura y los recursos de la empresa. Será la primera oportunidad de integrar a la persona en la vida práctica y la cultura de la empresa, y de darle una visión global de la organización.

Tenga en cuenta que con un proceso de incorporación a distancia (full-remote) esta etapa y su logística serán muy diferentes.

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Reunión con directivos / equipo

• Formal o informal -> valorar qué es lo más adecuado
• Presentación de las actividades de cada división, de cada persona y de los entresijos del trabajo con el recién llegado.  
• Presentación del organigrama y del producto
• Presentación del compañero, si lo hay, y de su papel ⚡️
• Visita a las instalaciones, presentación a los empleados

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Asignación de equipos + vida práctica en la oficina

• Asignación de equipos, espacio de oficina y materiales de iT (tarjetas de identificación, llaves, plazas de aparcamiento, etc.)
• Información administrativa (RRHH, seguro médico, transporte, comité de empresa, etc.)
• Presentación de procesos internos + herramientas de trabajo 🔍
• Introducción al barrio y a los hábitos de comer/salir, etc.

¡Estos pasos también pueden concentrarse en un kit de onboarding proporcionado a los nuevos reclutas para una mejor experiencia del empleado! 💡

Este kit puede adoptar diversas formas: guía, correo electrónico, vídeos, seminario de integración, academias, formación, etc., y contener la siguiente información:

-> Presentación del organigrama y de las distintas líneas de negocio

-> Presentación del producto

-> Presentación de la empresa, su historia, su razón de ser y sus valores

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Entrevistas periódicas

• Entrevista con RR.HH.: S1 / S2 / M1 y luego M2, que continuará según sea necesario.
• Comida con los colegas del mes

Haz balance con la persona afectada de cómo se ha sentido desde su llegada, de su experiencia en el centro, de su satisfacción, de los posibles aspectos mejorables, asegurándote de que el equipamiento es el adecuado y de que no falta nada, etc.

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Formulario de satisfacción I Informe sorpresa

• Preguntas abiertas y muy amplias para no sesgar las respuestas
• Garantizar que el proceso de incorporación se desarrolle con fluidez y eficacia
• Obtenga ideas para futuras mejoras 💪🏼

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