Cómo llevar a cabo el desaprovisionamiento off-boarding

Cuando un miembro de su equipo deja la empresa, tiene que tomar una serie de medidas para asegurarse de que su marcha se produce en buenas condiciones y de que no tiene repercusiones negativas en su actividad profesional.

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En la mayoría de los casos, los empleados se van de mutuo acuerdo, sin tensiones. Pero también puede ocurrir que el empleado que se va no esté contento, ¡o incluso que quiera perjudicar a su empresa!

La desprotección es una de las formas de proteger los intereses de su empresa.

Analizamos este concepto clave en la incorporación de empleados.

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Definición de desaprovisionamiento

El término "deprovisioning" procede de la palabra inglesa "deprovisioning".

Está estrechamente relacionado con la noción de"off-boarding", es decir, cuando los empleados abandonan una empresa.

En la práctica, el desaprovisionamiento consiste en desactivar las cuentas de usuario y el acceso a los sistemas y aplicaciones de la empresa cuando un empleado deja la empresa o cambia de trabajo.

La desprovisión es un proceso estructurado, que implica una sucesión de acciones, algo así como una lista de comprobación que hay que llevar a cabo de la A a la Z.

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Las etapas clave del éxito del desaprovisionamiento

Para asegurarse de que su desaprovisionamiento se lleva a cabo de la mejor manera posible, aquí tiene los 4 pasos que debe recordar:

1. revocar las autorizaciones de acceso,
2. eliminar cuentas y datos asociados,
3. recuperar los equipos informáticos de la empresa en posesión del empleado,
4. garantizar la seguridad de toda la información y los datos sensibles.

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Normalmente, la desprovisión manual puede llevar varias horas. Y este trabajo puede resultar un poco tedioso y repetitivo para el informático encargado.

Por lo tanto, le aconsejamos que considere una solución que le permita automatizar su desaprovisionamiento. Esto es aún más importante si lo hace con regularidad.

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Atención: el proceso de desprocesamiento debe adaptarse al entorno laboral del antiguo empleado :

• trabajo cara a cara, con entrega de equipos a la salida,
• conservación del ordenador del empleado a su salida,
• teletrabajo y la necesidad de enviar equipos desde el domicilio del antiguo empleado.

¿Por qué es tan importante hacer bien las compras?

Veamos los 4 factores principales que demuestran la importancia de un buen desaprovisionamiento.

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Reduzca el riesgo de pérdida o robo de datos

Como ya hemos mencionado, cuando un empleado abandona su empresa, puede tener una actitud maliciosa hacia usted.

En este caso, no es raro que el empleado intente robar datos importantes para su empresa cuando se vaya.

Este tipo de comportamiento es ilegal, pero eso no impide que algunos ex empleados lo hagan, con consecuencias potencialmente graves para su empresa.

El ex-empleado también puede decidir seguir accediendo a sus herramientas y software, si usted no gestiona la eliminación de su acceso.

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Reducir los errores humanos involuntarios

Afortunadamente, la mayoría de las veces su antiguo empleado abandona la empresa con un buen estado de ánimo.

Pero incluso en este caso, al ser humano el error, es posible que surjan problemas.

Un empleado que se haya quedado con su ordenador, por ejemplo, podría acceder inadvertidamente a software utilizado por su empresa e infectar su sistema operativo con un virus que infectaría su ordenador.

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Limitar otras amenazas a la seguridad

Sus antiguos empleados pueden causar otras amenazas a su ciberseguridad.

En el caso de una política de "traiga su propio dispositivo" (es decir, pedir a los empleados que trabajen con sus propios ordenadores y equipos informáticos), es necesario asegurarse de que el equipo del empleado esté lo más limpio posible.

De hecho, dado que seguirán utilizando su ordenador (es suyo, al fin y al cabo 🙂 ) después de haberse ido, los riesgos se multiplican. Sobre todo cuando se trata de un posible acceso a tus datos sensibles.

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Garantizar la circularización de los equipos

Los equipos informáticos son caros.

Y para una empresa, tener un gran stock de máquinas que no se utilizan representa dinero inmovilizado, sin una buena razón.

La solución es incluir la limpieza y el reinicio de los equipos no utilizados en el proceso de desaprovisionamiento.

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Puede reasignar la máquina del empleado que ha dejado la empresa a otro miembro de su equipo, teniendo cuidado de :

• adaptar las capacidades técnicas de la máquina puesta a disposición a las necesidades reales del empleado que la recibe,
• limpiar la máquina de todos los datos sensibles y/o personales pertenecientes al usuario anterior.

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Limite sus costes informáticos

Por último, pero no por ello menos importante, olvidarse de eliminar el acceso a los programas de pago puede hacer que sigas pagando por estos servicios innecesariamente.

Pongamos un ejemplo concreto. Imaginemos que su exempleado utilizaba un software con licencias mensuales por un total de 500 euros al mes. Si se olvida de desactivar el software, le costará a su empresa 6.000 euros al año.

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Rzilient, la herramienta ideal para sus necesidades de aprovisionamiento

Entre otras cosas, la plataforma de gestión de activos informáticos Rzilient le permite realizar el desaprovisionamiento de forma muy rápida y eficaz.

Nuestros equipos de expertos informáticos han ideado un proceso claro y estructurado que nos permite realizar muchas tareas a distancia, sin necesidad de que te involucres. Y para aquellas tareas que sí requieren tu presencia, nos las arreglaremos para implicarte lo menos posible 🙂 .

Así se beneficiará de las ventajas de la automatización, al tiempo que conserva la disponibilidad de nuestros expertos en TI siempre que los necesite.

Póngase en contacto con nosotros Estamos deseando conocerle y hablar de sus proyectos.

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