¿Cómo encarrilar la incorporación de RR.HH. y TI?

El proceso más subestimado y crucial

A menudo se subestima el proceso de despedir a un empleado, pero en realidad es crucial para las empresas. Ya sea tras una dimisión, jubilación, despido o traslado, una salida mal gestionada puede tener consecuencias negativas tanto para el empleado como para la empresa. Un proceso de desvinculación bien orquestado puede minimizar el impacto negativo y garantizar una transición fluida.

Según un estudio, una cuarta parte de los empleados conserva el acceso a los datos de su antiguo empleador, y el 87% de ellos admite que se lleva consigo datos que ha creado. Otro 28% de los empleados se lleva consigo datos creados por otros. Estas cifras subrayan la importancia de un proceso estructurado de incorporación para evitar riesgos de seguridad, proteger la información confidencial de la empresa y mejorar la marca del empleador.

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¿Quiénes son las partes interesadas en la incorporación?

En el proceso de incorporación intervienen varios agentes clave de la empresa:

1. Recursos Humanos (RRHH): gestiona el proceso administrativo, prepara los documentos necesarios y garantiza el cumplimiento de todas las obligaciones legales.
2. El departamento informático: se encarga de revocar el acceso del empleado a los sistemas informáticos, recuperar los equipos de la empresa y proteger los datos.
3. Jefes directos: Facilitan la transferencia de conocimientos y las tareas en curso.
4. Colegas: Pueden desempeñar un papel en la continuidad de los proyectos y la integración de los sustitutos.
5. El empleado saliente: debe trabajar con RRHH y el departamento de TI para garantizar una transición fluida.

¿Cómo puede usted, como responsable de RRHH, sacar el máximo partido de su proceso de incorporación?

Para garantizar el éxito de su proceso de incorporación como gestor de recursos humanos, aquí tiene algunas buenas prácticas que debe adoptar:

1. Preparación y comunicación
   • Informe al empleado: Explique claramente los pasos del proceso de desvinculación. Tanto si se trata de una conversación informal como de una carta formal, asegúrate de que el empleado entiende lo que va a ocurrir.
   • Prepare los documentos necesarios: reúna todos los documentos pertinentes, como información sobre pensiones, acuerdos de no competencia, acuerdos de no divulgación y documentos fiscales.
2. Transferencia de conocimientos
   • Coordinación con el jefe: asegúrese de que el jefe directo del empleado saliente organiza una transferencia completa de conocimientos. Esto incluye la transmisión de contactos importantes, recursos útiles, informes de progreso sobre las tareas en curso y listas de tareas pendientes.
   • Documentación: anime a los empleados salientes a documentar sus procesos y proyectos para facilitar el relevo a sus sucesores.
3. Recuperación de activos de la empresa
   • Inventario de bienes: haga una lista de los bienes proporcionados al empleado (ordenadores, teléfonos, tarjetas de acceso, etc.) y asegúrese de que todo se devuelve en buen estado.
   • Auditoría informática: asegúrese de que el departamento de informática revoca el acceso de todos los empleados a los sistemas informáticos de la empresa, incluido el acceso remoto.
4. Entrevista de salida
   • Comentarios constructivos: Realice una entrevista de salida para obtener comentarios sobre la experiencia del empleado en la empresa. Esto puede aportar información valiosa para mejorar las prácticas de gestión del talento y la cultura de la empresa.
   • Respeto y profesionalidad: Asegúrese de que la entrevista se desarrolla de forma respetuosa y profesional para que el empleado se lleve una impresión final positiva.
5. Finalización administrativa
   • Compensación: Asegúrese de que se resuelven todas las cuestiones relacionadas con la compensación, incluido el salario final, la indemnización por despido y el pago de las vacaciones no disfrutadas.
   • Cerrar los expedientes: Completar todos los expedientes administrativos y actualizar las bases de datos de RRHH para reflejar la salida del empleado.

El proceso de externalización de TI

A menudo se pasa por alto el aspecto informático de la externalización, pero es esencial para garantizar la seguridad de los datos de la empresa.

Por qué es crucial una incorporación segura

Un proceso de baja mal gestionado aumenta el riesgo de amenazas internas y ciberataques externos. Por ejemplo, mantener el acceso del antiguo empleado puede permitir a los ciberdelincuentes aprovechar estas lagunas para penetrar en el sistema de la empresa.

Los riesgos de una externalización informática insegura

Una externalización de TI insegura puede dejar cuentas sin supervisar, contraseñas activas y accesos no revocados, creando puntos de entrada para los ciberdelincuentes.

Características de la externalización segura de TI

Un proceso seguro de externalización de TI es :

• Eficaz y organizada: sigue un procedimiento documentado y coherente.
• En consonancia con el estado actual de los sistemas: tiene en cuenta la evolución reciente de la infraestructura informática.
• Rigurosa en la gestión de accesos: revoca sistemáticamente todos los accesos y permisos de los empleados salientes.

Pasos que hay que dar para una salida segura de TI

1. Cierre de cuentas: Cerrar o desactivar todas las cuentas de usuario del empleado saliente.
2. Restablecer contraseñas: Cambiar las contraseñas de las cuentas administrativas a las que tenía acceso el empleado.
3. Recuperación y reasignación de equipos: Garantizar que todos los equipos suministrados por la empresa se recuperan y reasignan.
4. Actualizar el acceso: revocar el acceso remoto y actualizar los directorios y bases de datos de la empresa.
5. Auditoría de seguridad: Realice una auditoría para comprobar que no queda ningún acceso no autorizado.

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La incorporación, ya sea en RR.HH. o en TI, es una etapa crítica en el ciclo de vida de un empleado dentro de una empresa. Mediante la implantación de un proceso estructurado y la implicación de todas las partes interesadas, las empresas pueden minimizar los riesgos y garantizar una transición fluida. El offboarding bien gestionado no sólo contribuye a la seguridad de la empresa, sino también a mantener una buena imagen ante los empleados actuales y antiguos.

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Descargue el Documento Noción rellenando el formulario de la derecha de la pantalla.

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