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Gestionar un parque informático significa hacer malabarismos con docenas (o incluso cientos) de equipos, programas y datos.
Así que a veces es complicado tener una visión clara y precisa de todos los activos y, sobre todo, de a quién están asignados.
Si la lista de equipos y programas informáticos utilizados internamente no se mantiene actualizada durante unos días, semanas o meses, los problemas se acumulan: dispositivos perdidos o no utilizados, licencias fantasma, fallos de seguridad, etc. Y volver a una situación de control lleva mucho tiempo y esfuerzo.
Aquí es donde entra en juego el inventario de activos informáticos. Es un ejercicio que a menudo se pasa por alto, pero es un verdadero activo para optimizar la gestión de activos informáticos.
Por razones de seguridad, productividad y presupuesto, es esencial mantener actualizado su inventario informático. Y, en contra de lo que podría pensarse los equipos informáticos no son los únicos que ven las ventajas de un inventario centralizado. Es un problema común que puede afectar a todos los equipos. He aquí algunos ejemplos:
- Los equipos financieros pueden controlar fácilmente el gasto en hardware y software
- En RRHH y Personas pueden automatizar la preparación de un puesto de trabajo durante la incorporación y facilitar la recuperación de equipos durante la salida.
- Los gestores pueden tener una visión clara del software utilizado y de las licencias asignadas a sus equipos.
- Y, por último, los empleados ganan en productividad gracias a unos procesos informáticos fluidos y compartidos por todos.
¿Cómo puede realizar un inventario eficaz de sus activos informáticos? ¿Qué errores hay que evitar? Y, sobre todo, ¿cómo puede sacarle el máximo partido? En esta completa guía le explicamos todo lo que necesita saber para realizar con éxito un inventario de sus activos informáticos.
¿Qué es un inventario de activos informáticos?
Un inventario informático es un mapa detallado de todos los activos informáticos de una empresa. Esto incluye :
- Equipos físicos: ordenadores, servidores, impresoras, teléfonos inteligentes, tabletas.
- Software: aplicaciones instaladas, licencias asociadas y fechas de validez.
- Información de uso: ubicación, estado del dispositivo, usuarios asociados.
No se trata sólo de elaborar una lista estática. El inventario le permite supervisar sus activos en tiempo real, anticiparse a las necesidades de mantenimiento y asegurarse de que su infraestructura informática se ajusta a las necesidades de la empresa.
Un buen inventario es también una estrategia para ganar visibilidad, reducir costes y mejorar la productividad de sus equipos.
¿Por qué debe realizar un inventario de sus activos informáticos?
¿Todavía se pregunta por qué debería invertir tiempo en este ejercicio? He aquí algunas razones convincentes.
Gestione sus existencias
Sin una supervisión precisa, los equipos no utilizados u olvidados se acumularán en sus armarios, perdiendo rendimiento y valor. Tener una visión general de estos equipos inactivos te permite reasignarlos a un futuro empleado, ahorrándote la molestia de comprar otro.
Pero un inventario también le permite :
- Identificar las asignaciones duplicadas (por ejemplo, un empleado con dos pantallas asignadas).
- Optimizar la asignación de equipos entre equipos (por ejemplo, que un desarrollador utilice un equipo menos potente que un financiero).
Controle sus costes
Un parque informático mal gestionado suele ser una pérdida de dinero. Entre licencias de software olvidadas, dispositivos infrautilizados y reparaciones inesperadas, los gastos pueden dispararse rápidamente.
Mediante un inventario riguroso, identificará :
- Los equipos se reasignan en lugar de sustituirse.
- Programas informáticos y/o licencias que ya no se utilizan pero siguen facturándose.
En última instancia, esto le permitirá reorientar su presupuesto hacia prioridades estratégicas.
Realización controlada de las incorporaciones y las bajas
Cuando un empleado llega a la empresa o la abandona, un inventario preciso simplifica la gestión de dispositivos y software.
- Laincorporación de un nuevo empleado se acelera: recibe enseguida el equipo adecuado para su trabajo. Descubra aquí nuestra guía para una incorporación satisfactoria.
-El offboarding garantiza la seguridad de los datos: los dispositivos se recuperan y se restablecen. Más información sobre offboarding aquí.
Refuerce la ciberseguridad de su empresa
Un inventario actualizado le permite identificar rápidamente :
- Dispositivos desprotegidos: ausencia de antivirus, falta de actualizaciones
- Software que no cumple las normas de seguridad
Esta vigilancia refuerza la protección de su red contra los ciberataques, una prioridad absoluta en un momento en que las amenazas aumentan cada año. Una vez en línea, puede consultar nuestra guía de ciberseguridad.
Mantenga actualizado su parque informático
Un inventario es también una hoja de ruta para su equipo. Ya sabe :
- Cuándo programar las actualizaciones de software.
- Qué electrodomésticos hay que sustituir o reparar.
Por ejemplo, un ordenador cuya garantía está a punto de expirar puede sustituirse o ampliarse, evitando costosas interrupciones del servicio.
¿Cómo realiza su inventario informático?
El éxito de un inventario no se improvisa. He aquí los pasos clave para organizar y llevar a cabo esta tarea.
Preparar el inventario
Elija los objetivos de su inventario
Definir sus objetivos de antemano le ayudará a estructurar su planteamiento. Hágase estas preguntas:
- ¿Qué necesita saber sobre su infraestructura informática?
- ¿Quiere optimizar costes, mejorar la seguridad o prepararse para una auditoría?
Sus respuestas determinarán la información que debe recogerse y las herramientas que deben utilizarse.
Elegir el método y las herramientas utilizadas
¿Por qué utilizar un software de inventario?
Una herramienta de inventario de activos informáticos como rzilient le ahorrará mucho tiempo. Le permite :
- Recogida automática de datos
- Información centralizada en un cuadro de mandos
- Control de cambios en tiempo real
¿Y el inventario manual?
Un inventario manual puede ser adecuado para una pequeña empresa, pero sigue consumiendo mucho tiempo y es menos preciso.
Consejo: si gestiona más de 50 dispositivos, una herramienta automatizada se convierte en esencial.
Planificar las etapas del inventario
Para evitar el caos, estructure su enfoque:
- Divida su flota en categorías (hardware, software, licencias).
- Asigne tareas específicas a sus equipos de TI o déjelas en manos de los expertos de rzilient.
- Establezca plazos claros para cada etapa.
Conecte su HRIS
El primer paso para realizar un inventario con éxito es conectar su Sistema de Información de Recursos Humanos(SIRH) a su herramienta de gestión de activos informáticos. ¿Por qué debería hacerlo? Porque sus empleados son los usuarios finales de sus equipos.
Cuando su SIRH está integrado, puede :
- Controla fácilmente la asignación de equipos: ¿quién utiliza qué y desde cuándo?
- Centralizar los datos sobre los movimientos de RR.HH.: incorporación, movilidad interna, salidas, etc.
- Automatice las actualizaciones del inventario cuando cambien los usuarios.
Cuando se añade un empleado al SIRH, su perfil se sincroniza automáticamente con rzilient. Sabrá inmediatamente qué equipos se le han asignado y, en caso de que se marche, podrá estar seguro de recuperar todos los equipos.
Es bueno saberlo: La perfecta integración entre su SIRH y su herramienta informática también simplifica los procesos de incorporación ybajaque son esenciales para evitar la pérdida de equipos o datos.
Realice un inventario de sus equipos con MDM
El hardware informático (ordenadores, smartphones, impresoras, tabletas, etc.) es el núcleo de su parque informático. Para mantener un control total sobre estos dispositivos, la gestión de dispositivos móviles(MDM) es una herramienta esencial.
¿Qué es un MDM?
Si desea más información, ya está en línea un artículo completo sobre la gestión de dispositivos móviles.
En pocas palabras, MDM es una solución que le permite gestionar, supervisar y proteger sus dispositivos a distancia.
¿Cómo crear un inventario a partir de un MDM?
- Elija el MDM que se adapte a sus necesidades(consulte nuestra guía aquí)
- Lanzar una campaña de implantación en toda la empresa con nuestros equipos
- Conecte su MDM a la plataforma rzilient (o deje que nuestros equipos lo hagan por usted)
- Eso es todo. A continuación, se cargará en su espacio Fleet un inventario completo de sus equipos informáticos.
¿Cómo puede utilizar un MDM para mantener actualizado su inventario?
- Sincronice sus equipos con el MDM en cuanto los compre o alquile.
- Recopila automáticamente información clave: modelo, número de serie, estado de la batería y versión del software.
- Asigne un equipo a un empleado cuando se ponga en uso, o almacénelo en cuanto deje de utilizarse.
Es bueno saberlo: La herramienta de inventario de TI de rzilient incluye funcionalidades avanzadas de MDM que le permiten combinar simplicidad y eficiencia en la gestión de sus activos.
Lista de programas y licencias
El software representa una parte importante de sus activos informáticos. Sin embargo, a menudo se supervisa mal, lo que provoca gastos innecesarios o riesgos de incumplimiento.
¿Cómo hace inventario de su software?
Con el fin de elaborar una lista completa de todo el software utilizado por sus equipos (ofimática, herramientas empresariales, aplicaciones en la nube, etc.) rzilient trabaja con socios de confianza para auditar y detectar automáticamente todo su software y licencias activas.
Estas tres etapas -conexión con el SIRH, gestión mediante MDM y directorio de software- son esenciales para un inventario completo y optimizado. Gracias a ellas, ganará en visibilidad, reducirá sus costes y mejorará la seguridad global de su parque informático.
rzilient puede ayudarle a hacer balance de sus activos informáticos
¿Se ha perdido? ¡Que no cunda el pánico! En rzilient, simplificamos la gestión de sus activos de TI con herramientas intuitivas y de alto rendimiento.
Con rzilient, puedes :
- Identifique y controle sus activos en tiempo real.
- Automatice las alertas de mantenimiento.
- Identifique los equipos obsoletos para optimizar sus costes.
¿Está listo para ahorrar tiempo y aumentar la eficacia? Póngase en contacto con nosotros
Escrito por
Audrey Pogu
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