100% de incorporación remota

En este episodio del podcast The New Office, Thomas, alias Panda, People Partner en Boond Manager, comparte las prácticas y los retos de una incorporación exitosa en una empresa de teletrabajo total. Fundada en 2009, Boond Manager es una empresa de ERP que evolucionó en modo totalmente remoto mucho antes de que el teletrabajo se convirtiera en la norma. Hoy, con más de 85 empleados, Boond Manager se esfuerza por integrar a los nuevos empleados con procesos de incorporación bien estructurados y envolventes. Estas son las claves de su éxito.

Incorporación estructurada en varias fases

Thomas subraya la importancia de dividir el onboarding en tres fases distintas: preboarding, onboarding y postboarding. Este planteamiento permite apoyar gradualmente a los nuevos empleados, asegurándose de que disponen de toda la información que necesitan desde su primer día y a lo largo de su integración.

1. Preembarque

La fase de pre-integración es esencial para Boond Manager. En cuanto se firma un contrato, comienza un proceso de preintegración. Esto incluye un completo folleto de bienvenida que presenta la cultura de la empresa, los rituales internos y los beneficios, así como el contacto inicial con el equipo a través de un mensaje de audio introductorio emitido en Boond Radio, un podcast interno semanal. Este podcast ayuda a los futuros empleados a familiarizarse con sus compañeros y les anima a establecer vínculos incluso antes de llegar.

2. Incorporación técnica y cultural

Boond Manager no se limita a la incorporación técnica. Cada nuevo empleado recibe apoyo tanto técnico (formación en herramientas internas, inmersión en el uso del software a través del Boond Game) como humano, con un mentor asignado desde el principio. Este mentor no pertenece al mismo departamento que el nuevo empleado, lo que favorece la integración interfuncional dentro de la empresa.

El Boond Game, por ejemplo, es un juego de rol que permite sumergirse en los problemas de los clientes y comprender mejor la herramienta desarrollada por Boond Manager. Este proceso gamificado facilita el aprendizaje del ERP de forma lúdica y atractiva.

3. Incorporación y seguimiento personalizado

Una vez finalizada la fase inicial de integración, Boond Manager no relaja su seguimiento. Se pide al recién llegado que proporcione un informe de evaluación para recoger sus impresiones e identificar cualquier dificultad. Además, se realiza un seguimiento periódico con el gestor para garantizar que se cumplen los objetivos fijados durante el periodo de prueba.

Crear una sólida cultura empresarial a distancia

Uno de los mayores retos para una empresa 100% remota es mantener una cultura corporativa fuerte a pesar de la ausencia de una oficina física. En Boond Manager, esto es de vital importancia. El vínculo entre los empleados se mantiene gracias a una serie de rituales regulares: sesiones deportivas en línea, aperitivos virtuales, meditación y, por supuesto, seminarios presenciales organizados tres veces al año. Estos seminarios son una oportunidad para reforzar los lazos entre los empleados y arraigar aún más la cultura de la empresa.

Gestión informática optimizada con rzilient

Boond Manager acaba de automatizar su proceso de incorporación informática mediante la plataforma rzilient. Esta solución permite configurar y entregar ordenadores listos para usar a cada nuevo empleado, esté donde esté, garantizando al mismo tiempo una seguridad informática óptima. Esta colaboración ha permitido a Boond Manager ahorrar tiempo y optimizar la gestión de sus equipos de teletrabajo, cumpliendo al mismo tiempo los requisitos de la norma ISO 27001.

Buenas prácticas para una incorporación satisfactoria

1. Anticipación y preparación: informe a los futuros empleados antes de que lleguen utilizando herramientas como folletos de bienvenida y podcasts internos.
2. Tutoría y apoyo humano: asignar un tutor a cada nuevo empleado para ayudarle a integrarse mejor en la cultura de la empresa.
3. Automatizar los procesos informáticos: garantizar que cada empleado recibe su equipo a tiempo y listo para usar gracias a una gestión informática optimizada.
4. Cultura de empresa y oportunidades de intercambio: instaurar rituales que refuercen la cohesión del equipo a pesar de la distancia.
5. Seguimiento posterior a la integración: Solicite información periódica para ajustar los procesos y mejorar la experiencia de los empleados.

En Boond Manager, la incorporación es mucho más que una mera formalidad. Combinando la gamificación, los rituales internos y la automatización de los procesos informáticos, la empresa está demostrando que el teletrabajo total puede coexistir con una sólida cultura corporativa. Para cualquier empresa que teletrabaje al 100%, inspirarse en estas buenas prácticas no sólo puede mejorar la experiencia de los empleados, sino también reducir la rotación y optimizar el rendimiento a largo plazo.

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