Onboarding en una empresa 100% remota
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En este episodio del podcast The New Office, Thomas, alias Panda, People Partner en Boond Manager, comparte las prácticas y los retos de un onboarding exitoso en una empresa totalmente remota. Fundada en 2009, Boond Manager es una empresa de ERP que ha evolucionado en la moda Full remote mucho antes de que el trabajo remoto se convirtiera en una norma. Hoy, con más de 85 empleados, Boond Manager se esfuerza por integrar a los nuevos empleados con procesos de onboarding bien estructurados y envolventes. He aquí las claves de su éxito.
Incorporación estructurada en varias fases
Thomas insiste en la importancia de dividir el onboarding en tres fases distintas: preboarding, onboarding y postboarding. Este planteamiento permite apoyar progresivamente a los nuevos empleados, garantizándoles toda la información que necesitan desde el primer día y a lo largo de su integración.
1. Preembarque
La fase de pre-integración es esencial para Boond Manager. En cuanto se firma un contrato, comienza un proceso de preintegración. Esto incluye un completo folleto de bienvenida que presenta la cultura de la empresa, los rituales internos, los beneficios y los primeros contactos con el equipo a través de una presentación de audio emitida en Boond Radio, un podcast interno semanal. Este podcast ayuda a los futuros empleados a familiarizarse con sus compañeros y les anima a establecer contactos incluso antes de llegar.
2. Incorporación técnica y cultural
Boond Manager no se contenta con un onboarding técnico. Cada nuevo empleado recibe apoyo tanto técnico (formación en las herramientas internas, inmersión en el uso del software a través del Boond Game) como humano, con un padrino asignado desde el principio. Este padrino no pertenece al mismo departamento que el contratado, lo que favorece la integración transversal en la empresa.
El Boond Game, por ejemplo, es un juego de rol que permite sumergirse en los problemas que encuentran los clientes y comprender mejor la herramienta desarrollada por Boond Manager. Este proceso gamificado facilita la iniciación al ERP de forma divertida y atractiva.
3. Postboarding y seguimiento personalizado
Una vez concluida la fase inicial de integración, Boond Manager no ceja en su seguimiento. Se solicita un informe sorpresa al recién llegado para recoger sus impresiones e identificar posibles dificultades. Además, se realiza un seguimiento regular con el directivo para garantizar que se respetan los objetivos fijados durante el periodo de prueba.
Crear una sólida cultura empresarial a distancia
Uno de los mayores retos para una empresa 100% remota es mantener una cultura corporativa sólida a pesar de la ausencia de una oficina física. En Boond Manager, este aspecto es esencial. El vínculo entre los empleados se mantiene gracias a varios rituales regulares: sesiones deportivas en línea, aperitivos virtuales, meditación y, por supuesto, seminarios presenciales organizados tres veces al año. Estos seminarios son una oportunidad para reforzar las relaciones entre los empleados y afianzar aún más la cultura de la empresa.
Gestión optimizada de TI con Rzilient
Recientemente, Bond Manager automatizó su proceso de incorporación informática utilizando la plataforma rilient. Esta solución permite configurar y entregar ordenadores listos para usar a cada nuevo empleado, esté donde esté, garantizando al mismo tiempo una seguridad informática óptima. Esta colaboración permitió a Boond Manager ahorrar tiempo y optimizar la gestión de sus equipos remotos, cumpliendo al mismo tiempo los requisitos de la norma ISO 27001.
Buenas prácticas para una incorporación satisfactoria
- Anticipación y preparación: informe al futuro empleado antes de su llegada mediante herramientas como folletos de bienvenida y podcasts internos.
- Apadrinamiento y apoyo humano: Asocie un padrino a cada nuevo empleado para ayudarle a integrarse mejor en la cultura corporativa.
- Automatización de procesos informáticos: Garantice que cada empleado recibe su equipo a tiempo y listo para su uso mediante una gestión informática optimizada.
- Cultura de empresa y momentos de intercambio: Establezca rituales que refuercen la cohesión del equipo a pesar de la distancia.
- Seguimiento posterior a la integración: Solicite información periódica para ajustar los procesos y mejorar la experiencia de los empleados.
En Boond Manager, la incorporación es mucho más que una simple formalidad. Combinando la gamificación, los rituales internos y la automatización de los procesos informáticos, la empresa demuestra que el trabajo a distancia puede coexistir con una sólida cultura corporativa. Para cualquier empresa 100% remota, inspirarse en estas buenas prácticas no sólo puede mejorar la experiencia de los empleados, sino también reducir la rotación y optimizar el rendimiento a largo plazo.
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