Administración de activos de TI: una guía completa para optimizar su infraestructura

Introducción a la gestión de las actividades informáticas

La administración de activos informáticos es mucho más que simplemente rastrear los ordenadores y el software de una empresa. Representa un pilar estratégico para garantizar el rendimiento, la seguridad y la sostenibilidad de toda la infraestructura de TI. Ya se trate de una empresa emergente en fase de crecimiento, una pequeña empresa o una gran corporación, la administración estructurada de sus actividades de TI le permite reducir costes, anticiparse a los problemas y mejorar día a día la experiencia de los usuarios.

En este artículo, le ofrecemos una inmersión completa en el mundo de la gestión de activos de TI: sus componentes, sus desafíos, los pasos clave a seguir, las mejores prácticas a adoptar, sin mencionar la opción deexternalización, cada vez más popular entre las empresas que quieren ser más eficientes.

Los componentes esenciales de un parque informático

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Un parque informático no se limita a las estaciones de trabajo. Reúne a todos los recursos informáticos puestos a disposición de los empleados para llevar a cabo sus misiones. Incluye:

Hardware de ordenador

Esto incluye ordenadores (fijos y portátiles), el camareras, el pantallas, impresoras, enrutadores, Memorias USB, y cualquier otro equipo utilizado en un contexto profesional. Este equipo tiene una vida útil limitada, requiere un mantenimiento regular y debe renovarse estratégicamente para evitar caídas de rendimiento.

Software y aplicaciones

Los sistemas operativos, suites de oficina, software empresarial, y aplicaciones en la nube son una parte integral del parque. La gestión de sus licencias, actualizaciones y compatibilidades es esencial para evitar riesgos legales o de seguridad.

Redes e infraestructuras en la nube

Con el aumento del poder de Computación en nube, la infraestructura de TI se extiende mucho más allá de las paredes físicas de la empresa. También incluye conexiones VPN, los almacenamientos remotos, el Soluciones SaaS, y cualquier cosa que permita una colaboración remota segura.

La importancia de una buena gestión de los activos de TI

Uno gestión eficaz del parque informático permite a la empresa:

• Reduzca las interrupciones e interrupciones del negocio
• Anticipar las necesidades de renovación
• Proteger los datos de la empresa
• Optimizar los costes evitando duplicaciones o infrautilizaciones
• Obtenga visibilidad en todos los activos de TI

Esto se vuelve aún más crucial en un entorno de trabajo híbrido, donde la movilidad y la seguridad cibernética desempeñan un papel importante.

Pasos clave para una gestión eficaz de las actividades informáticas

1. Elaborar un inventario y un mapa del equipo

Por encima de todo, es fundamental saber Lo que posees, ¿Dónde está eso? y Cómo se usa. Pasa por un Inventario de equipos informáticos tanto en hardware como en software.

2. Evalúe el desempeño y las necesidades futuras

Una vez elaborado el inventario, es importante analizar el rendimiento de los equipos, su frecuencia de uso y las necesidades futuras en relación con el crecimiento de la empresa. Esto permite priorizar las acciones: sustitución, reparación, actualización o rediseño.

3. Programa de actualizaciones y renovaciones

Cada activo de TI tiene un ciclo de vida. Al planificar las renovaciones con antelación, evitas las compras apresuradas, que suelen ser más caras. También permite gestionar mejor el incremento de carga o los proyectos de transformación digital.

4. Configurar una aplicación informática para administrar las actividades informáticas

Las soluciones de software de gestión de activos informáticos le permiten automatizar el inventario, realizar un seguimiento de los tickets de mantenimiento, programar renovaciones y generar informes. Existen versiones gratuitas para empezar, pero las empresas de alto crecimiento se beneficiarán de la actualización a herramientas más completas.

Mejores prácticas para optimizar la administración de activos de TI

Estandarice el equipo y el software

Disponer de equipos estandarizados facilita el mantenimiento, reduce los errores y permite negociar mejores tarifas con los proveedores. Lo mismo ocurre con el software: la misma versión en todos los puestos de trabajo garantiza la compatibilidad y la seguridad.

Controla el mantenimiento de tu equipo informático

El mantenimiento regular, tanto preventivo como correctivo, es el secreto de un parque informático sostenible. Atraviesa actualizaciones periódicas, el control de estado físico, y un gestión proactiva de fallos.

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Garantizar la formación continua de los usuarios

Una herramienta bien utilizada es una herramienta poderosa. Por lo tanto, es fundamental capacitar a los empleados con regularidad sobre las herramientas que utilizan. Esto permite reducir los incidentes,demejorar la productividad, y de fomentar la adhesión a las nuevas tecnologías.

Prevención de riesgos para la seguridad

Un parque informático mal gestionado es una puerta abierta a la delincuencia. Configurar protocolos de seguridad, administrar los derechos de acceso, aumentar la conciencia de los usuarios y garantizar copias de seguridad periódicas son reflejos que deben integrarse.

¿Cuándo y por qué debe externalizar la gestión de sus equipos informáticos?

La subcontratación total o parcial de la administración de su equipo informático puede ser una solución estratégica. Estos son los principales casos en los que tiene sentido:

• Falta de tiempo o de recursos internos
• Crecimiento rápido que requiere escalabilidad
• Desea beneficiarse de una experiencia avanzada
• En busca de una administración proactiva y automatizada

Ejemplo de subcontratación exitosa para la gestión de actividades informáticas con Rzilient

Ykone es una agencia creativa internacional especializada en marketing de influencia. Con oficinas en París, Dubai, Milán y Los Ángeles, Ykone tuvo que hacer frente a los crecientes retos de movilidad, seguridad y concienciación informática a escala internacional. La empresa utilizaba distintas herramientas informáticas y estaciones de trabajo según el país y el equipo.

Para hacer frente a los desafíos de armonizar y administrar los equipos informáticos a distancia, Railent acompañó a Yione en una reforma completa de su infraestructura de IT.

Todo empezó con un inventario global de equipos, que abarca todas las oficinas internacionales, a fin de tener una visión clara y centralizada de los activos existentes. Este paso permitió identificar equipos duplicados, obsoletos y disparidades en el uso entre las entidades.

A continuación, Rzilient desplegó un portal de administración único, que ofrece a los equipos de TI y RRHH una interfaz sencilla para gestionar toda la infraestructura de TI: asignar puestos, supervisar los equipos, gestionar las renovaciones y anticiparse a las necesidades.

Se inició una obra de estandarización de las estaciones de trabajo de los usuarios para homogeneizar los entornos de trabajo. Gracias a la logística integrada de Rzilient, los nuevos equipos ahora se entregan directamente a los empleados, con una configuración automatizada lista para usar.

La gestión del soporte también se ha centralizado. Incidencias, solicitudes de mantenimiento, caídas de hardware, actualizaciones de software o renovaciones: todas estas cuestiones son gestionadas ahora de forma proactiva por los equipos de Rzilient, liberando tiempo para los equipos internos.

Finalmente, Rzilient acompañó a Ykone en el Cumplimiento del RGPD y la protección de los datos confidenciales, un desafío importante para una empresa que opera en varias jurisdicciones con volúmenes significativos de contenido digital y datos de clientes.

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La administración de las actividades de TI ya no es una tarea administrativa secundaria. Es una función clave para apoyar la transformación digital, garantizar la seguridad y optimizar los recursos. Tanto si decides administrarla internamente como a través de una empresa como Raciente, lo importante es hacerlo de forma estructurada, proactiva y orientada al usuario.