Gestión de activos informáticos: una guía completa para optimizar su infraestructura
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Introducción a la gestión de activos informáticos
La gestión de activos informáticos es mucho más que hacer un seguimiento de los ordenadores y programas de una empresa. Representa un pilar estratégico para garantizar el rendimiento, la seguridad y la sostenibilidad de toda la infraestructura informática. Tanto si se trata de una startup en crecimiento como de una pyme o una gran empresa, la gestión estructurada de sus activos informáticos le permite reducir costes, anticiparse a las averías y mejorar la experiencia de los usuarios en su día a día.
En este artículo, le ofrecemos una inmersión completa en el mundo de la gestión de activos informáticos: sus componentes, sus retos, los pasos clave a seguir, las mejores prácticas a adoptar, sin olvidar la opción de la externalización, cada vez más popular entre las empresas que quieren ser más eficientes.
Los componentes esenciales de un parque informático
Un parque informático no se limita a los puestos de trabajo. Reúne todos los recursos informáticos puestos a disposición de los empleados para el cumplimiento de sus misiones. Incluye:
Equipos informáticos
Esto incluye los ordenadores (fijos y portátiles), los camareros, las pantallas, las impresoras, los routers, las memorias USB y cualquier otro equipo utilizado en un contexto profesional. Estos equipos tienen una vida útil limitada, requieren un mantenimiento periódico y deben renovarse estratégicamente para evitar caídas de rendimiento.
Software y aplicaciones
Los sistemas operativos, las suites ofimáticas, el software empresarial y las aplicaciones en la nube son parte integrante del parque. La gestión de sus licencias, actualizaciones y compatibilidades es esencial para evitar riesgos legales o de seguridad.
Redes e infraestructuras en nube
Con el auge de la computación en nube, la infraestructura informática se extiende mucho más allá de las paredes físicas de la empresa. También incluye las conexiones VPN, los almacenamientos remotos, las soluciones SaaS y todo lo que permita una colaboración remota segura.
La importancia de una buena gestión de los activos informáticos
Una gestión eficaz del parque informático permite a la empresa:
- Reduzca los cortes de suministro y las interrupciones de la actividad
- Anticipar las necesidades de renovación
- Protección de datos de la empresa
- Optimizar los costes evitando la duplicación o infrautilización
- Obtenga visibilidad de todos los activos informáticos
Esto resulta aún más crucial en un entorno de trabajo híbrido, donde la movilidad y la ciberseguridad desempeñan un papel fundamental.
Pasos clave para una gestión eficaz de los activos informáticos
1. Realizar un inventario y una cartografía de los equipos
Ante todo, es esencial saber qué se posee, dónde está y cómo se utiliza. Pasa por un Inventario de equipos informáticos preciso, tanto de hardware como de software.
2. Evaluar el rendimiento y las necesidades futuras
Una vez establecido el inventario, es importante analizar el rendimiento de los equipos, su índice de utilización y las necesidades futuras en función del crecimiento de la empresa. Esto permite priorizar las acciones: sustitución, reparación, actualización o reasignación.
3. Actualizaciones y renovaciones del calendario
Cada activo informático tiene un ciclo de vida. Al planificar las renovaciones con antelación, se evitan las compras precipitadas, que suelen ser más caras. También permite gestionar mejor la rampa de carga O los proyectos de transformación digital.
4. Establecer un programa informático de gestión de activos informáticos
Las soluciones de software de gestión de activos informáticos permiten automatizar el inventario, realizar un seguimiento de los tickets de mantenimiento, programar renovaciones y elaborar informes. Existen versiones gratuitas para empezar, pero las empresas de alto crecimiento se beneficiarán de invertir en herramientas más completas.
Buenas prácticas para optimizar la gestión de activos informáticos
Normalizar equipos y programas informáticos
Disponer de equipos estandarizados facilita el mantenimiento, reduce los errores y permite negociar mejores tarifas con los proveedores. Lo mismo ocurre con el software: la misma versión en todos los puestos de trabajo garantiza la compatibilidad y la seguridad.
Controle el mantenimiento de sus equipos informáticos
El mantenimiento regular -tanto preventivo como correctivo- es el secreto de un parque informático sostenible. Pasa por actualizaciones periódicas, la comprobación del estado físico y una gestión proactiva de averías.
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Garantizar la formación continua de los usuarios
Una herramienta bien utilizada es una herramienta poderosa. Por ello, es esencial formar regularmente a los empleados sobre las herramientas que utilizan. Esto permite reducir los incidentes, mejorar laproductividad y fomentar la adhesión a las nuevas tecnologías.
Prevenir los riesgos de seguridad
Un parque informático mal gestionado es una puerta abierta a los ciberataques. Establecer protocolos de seguridad, gestionar los derechos de acceso, concienciar a los usuarios y garantizar copias de seguridad periódicas son reflejos a integrar.
¿Cuándo y por qué externalizar la gestión de sus equipos informáticos?
Externalizar total o parcialmente la gestión de sus equipos informáticos puede ser una solución estratégica. Estos son los principales casos en los que tiene sentido:
- Falta de recursos internos o de tiempo
- Crecimiento rápido que requiere escalabilidad
- Desea beneficiarse de conocimientos avanzados
- Búsqueda de una gestión proactiva y automatizada
Ejemplo de éxito de la externalización de la gestión de activos informáticos con Rzilient
Ykone es una agencia creativa internacional especializada en el marketing de influencia. Con equipos en París, Dubai, Milán e incluso Los Ángeles, Ykone tuvo que enfrentarse a crecientes retos de movilidad, seguridad y coherencia informática a escala internacional. La empresa utilizaba multitud de herramientas informáticas y estaciones de trabajo diferentes según el país y los equipos.
Para hacer frente a los retos de armonizar y gestionar los equipos informáticos a distancia, Rzilient acompañó a Ykone en una revisión completa de su infraestructura informática.
Todo empezó con un inventario global de equipos, que abarcaba todas las oficinas internacionales, para tener una visión clara y centralizada de los activos existentes. Este paso permitió identificar duplicados, equipos obsoletos y disparidades de uso entre entidades.
Rzilient desplegó entonces un portal de gestión único, que ofrecía a los equipos de TI y RRHH una interfaz sencilla para gestionar toda la infraestructura informática: asignar puestos, supervisar equipos, gestionar renovaciones y anticiparse a las necesidades.
Se inició una labor de normalización de los puestos de trabajo de los usuarios para homogeneizar los entornos de trabajo. Gracias a la logística integrada de Rzilient, los nuevos equipos se entregan ahora directamente a los empleados, con una configuración automatizada lista para usar.
La gestión del soporte también se ha centralizado. Incidencias, solicitudes de mantenimiento, devoluciones de hardware, actualizaciones de software o renovaciones: todos estos temas son gestionados ahora de forma proactiva por los equipos de Rzilient, liberando así tiempo para los equipos internos.
Por último, Rzilient acompañó a Ykone en el cumplimiento del GDPR y la protección de datos sensibles, un reto importante para una empresa que opera en varias jurisdicciones con importantes volúmenes de contenido digital y datos de clientes.
La gestión de activos informáticos ya no es una tarea administrativa secundaria. Es una función clave para apoyar la transformación digital, garantizar la seguridad y optimizar los recursos. Tanto si opta por gestionarla internamente como a través de un socio como Rzilient, lo importante es hacerlo de forma estructurada, proactiva y orientada al usuario.
