Reduzca los costes de sus licencias de SaaS en un 30% con estas sencillas estrategias
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Lo has leído bien. ¡30%!
Reducir los gastos recurrentes de sus herramientas y aplicaciones en casi un tercio tendrá un gran impacto en su presupuesto de TI.
En la actualidad, las suscripciones de software (o SaaS) representan una parte importante del gasto en IT de las empresas.
Al analizar y automatizar la administración de sus suscripciones, puede ahorrar significativamente y, al mismo tiempo, aumentar la productividad de sus equipos.
¿Quiere saber cómo optimizar sus gastos de SaaS? ¡Sigue las guías!
El siguiente contenido fue desarrollado por nuestros equipos y con el apoyo de Corma, la plataforma SaaS de gestión de licencias y acceso.
Rizilient x Corma: un pack 2 en 1 para cubrir todas sus necesidades informáticas
Raciente, plataforma de gestión de activos de TI y Corma, la plataforma de administración de acceso y las licencias son una y la misma para ofrecerle una experiencia sencilla y sin esfuerzo. La colaboración entre nuestras tecnologías le permite mantener el control sobre sus equipos informáticos y software con facilidad.
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El software SaaS: ¿un elemento esencial que se ha descontrolado?
Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan software SaaS. Esta adopción es fundamental para la productividad, pero representa una parte importante del gasto en TI. ¿Sabía que el gasto en SaaS ha aumentado un 450% desde 2015(Finanzas en línea)? Y que, en promedio, una empresa gasta 8 700 dólares al año y por empleado en software SaaS(Vértice).
El auge de las suscripciones a SaaS
El software SaaS ocupa ahora un lugar central en las empresas. Cerca del 70% de las empresas utilizan entre 10 y 99 aplicaciones SaaS a diario(Felizmente), lo que demuestra la creciente dependencia de las herramientas en línea, pero también la necesidad de una estrategia de gestión eficaz. Sin una supervisión regular, las licencias duplicadas o no utilizadas pueden representar hasta el 30% de los costes de SaaS (Spendesk).
Suscripciones no supervisadas: un abismo financiero oculto
Según un estudio, más del 40% de las licencias de SaaS están infrautilizadas o no se utilizan(Felizmente). Estas licencias "fantasmas" por sí solas cuestan miles de euros cada año. Centralizando y optimizando la administración de sus licencias, puede reducir sus costes entre un 15 y un 30%.
Las claves para una gestión eficaz y económica de sus suscripciones de software
¿El primer paso para ahorrar dinero? ¡ Clasificación! Estas son algunas formas de identificar las suscripciones superfluas y maximizar el uso de cada licencia.
1. Enumere todo el software SaaS para el que tenga una cuenta
Una empresa utiliza (o no utiliza, según el caso) una promesa de 130 aplicaciones SaaS. ¡130!(Para vender) Por lo tanto, el primer paso para optimizar sus gastos será la detección de todo el software y las aplicaciones SaaS en las que tiene una cuenta.
2. Analizar el uso de cada programa informático
Una vez que se hayan detectado todas las aplicaciones, será importante analizar cuántas licencias activas dentro de estas aplicaciones utilizan realmente sus equipos.
En esta etapa, es posible que se pregunte cómo hacer un análisis. ¿Cómo puedo comprobar si realmente se están utilizando las suscripciones de pago?
La solución, Corma lo desarrolló.
Corma ofrece un 100% de transparencia y visibilidad sobre el uso de todos los programas informáticos de la empresa. ¿Cómo funciona?
¡Sencillo! Corma conecta diferentes fuentes de datos, como el inicio único de una sesión o la integración directa con aplicaciones. Combinado con los datos de una simple extensión del navegador, Corma puede detectar cualquier uso de aplicaciones de software profesional.
El uso puede detectarse inmediatamente y se mostrará de inmediato en el panel de control. El uso debe realizarse para que se reconozca; por lo general, los datos tardan unos días o semanas en ser precisos. Al final, no todas las herramientas se utilizan a diario, por lo que es normal que este proceso lleve algún tiempo.
3. Detectar y eliminar duplicados
Como hemos visto: una empresa media utiliza más de 130 aplicaciones SaaS, y varias herramientas suelen ofrecer funcionalidades similares. La clave está en identificar los solapamientos y reducir la duplicación.
-Paso 1: Agrupe sus aplicaciones por categoría (por ejemplo: herramientas de colaboración, CRM, gestión de proyectos).
-Paso 2: Elige una aplicación por categoría según las necesidades y cancela las demás para evitar gastos innecesarios.
4. Consolide y negocie las suscripciones
Los proveedores de software suelen estar abiertos a la negociación, especialmente si se combinan las licencias. Por ejemplo, la consolidación de las suscripciones dentro de una empresa puede permitirte beneficiarte de descuentos que van desde el 10 al 20%.
De hecho, esto es exactamente lo que es posible gracias a la asociación entre Rzilient y Corma. Trabajamos mano a mano para ofrecerle el mejor precio conjunto posible.
Al combinar tus suscripciones, aumentas tu poder de negociación. Cerca del 26% de las empresas al centralizar sus compras de SaaS, han conseguido obtener descuentos de sus proveedores(Flexera).
Automatización para administrar el software sin problemas
Ahora que hemos simplificado sus licencias, es el momento de implantar automatizaciones para administrar sus suscripciones de manera eficiente y sostenible.
Automatización 1: seguimiento continuo de los gastos de SaaS
La implementación de esta automatización le permite recibir alertas tan pronto como una suscripción aumente de precio o cuando se acerque una renovación automática.
Estas alertas pueden ayudarle a ahorrar hasta un 15% de su presupuesto de SaaS al evitar subidas de precios inadvertidas.
Automatización 2: revocación automática de licencias no utilizadas
El fenómeno de las "licencias fantasma" (las de los empleados que han dejado la empresa) puede representar hasta el 40% del gasto en SaaS inútil. Gracias a una automatización bien pensada, puede revocar inmediatamente el acceso de los empleados salientes.
¡Desde Rizilient, esta automatización se configura sin esfuerzo! Al crear reglas para abrir y cerrar cuentas y licencias en sus aplicaciones SaaS diarias, no solo ahorra un tiempo precioso, sino que también optimiza el uso de sus licencias y, por lo tanto, su presupuesto.
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Automatización 3: Informes y alertas
Los boletines y alertas le permiten controlar sus costes sin vacilar. Por ejemplo, un informe mensual le muestra qué software está en declive, lo que le permite cancelar o reducir la cantidad de licencias antes de que finalice el siguiente ciclo de facturación.
Ejemplos concretos de empresas que han reducido sus costes de software
He aquí dos ejemplos de empresas que han conseguido reducir sus costes de software adoptando la gestión automatizada.
Estudio de caso: reducción del 30% de los costes de SaaS en un año
Una empresa con 500 empleados redujo recientemente sus gastos de SaaS en un 30% gracias a la optimización de sus suscripciones y a la automatización de su gestión. Tras identificar el software no utilizado, eliminar los duplicados y consolidar suscripciones, la empresa ahorró casi 50 000 euros en un año.
Un ejemplo: el impacto de la gestión automatizada de los despidos
Una empresa ha puesto en marcha un sistema para revocar automáticamente los despidos de los empleados que abandonan el negocio. Resultado: ella ahorró El 12% de su presupuesto de SaaS evitando pagar por suscripciones no utilizadas. La centralización y administración automatizada de sus licencias le permitió controlar mejor sus costes.
¿Cómo puede reducir los costes de sus licencias de SaaS?
- Realice una auditoría completa: ¿Cuántas aplicaciones usa en total? ¿Tiene duplicados? ¿Están en uso todas las licencias?
- Configurar automatizaciones de administración: ¿Un empleado se va de la organización? Desactiva automáticamente todas las suscripciones.
- Aumente la conciencia entre sus equipos y sus directivos: ¿Realmente necesitan estas herramientas?
- Negocie sus contratos: ¿Puede agrupar ciertas herramientas para centralizar y reducir los costes? ¿Se puede negociar un paquete de renovación?
- Y, por último, lleve un registro de sus gastos con regularidad.
Conclusión: ahorre dinero mediante una gestión de software optimizada
Con una administración eficiente de sus especificaciones de software, puede conseguir ahorros significativos y liberar recursos para otros proyectos críticos. Una estrategia de automatización y centralización le permite mantener el control de costes y reducir gastos innecesarios.
¿Está listo para ahorrar? Comience con una auditoría de sus especificaciones y configure herramientas de administración automatizadas para simplificar la supervisión de sus costes. Una administración optimizada del software es garantía de ahorro a largo plazo.
