Reduzca sus costes de licencia SaaS en un 30% con estas sencillas estrategias

Has leído bien. ¡Un 30%!

Reducir el gasto recurrente en herramientas y aplicaciones en casi un tercio tendrá un gran impacto en su presupuesto de TI.

Hoy en día, las suscripciones de software (o SaaS) representan una proporción importante del gasto en TI de las empresas.

Analizando y automatizando la gestión de sus suscripciones, puede conseguir importantes ahorros al tiempo que aumenta la productividad de sus equipos.

¿Tiene curiosidad por saber cómo optimizar su gasto en SaaS? ¡Siga las guías!

Los siguientes contenidos han sido elaborados por nuestros equipos con el apoyo de Corma, la plataforma SaaS de gestión de accesos y licencias.

rzilient x Corma: un paquete 2 en 1 para cubrir todas sus necesidades informáticas

rzilient, la plataforma de gestión de activos informáticos, y Corma, la plataforma de gestión de accesos y licencias, han unido sus fuerzas para ofrecerle una experiencia sencilla y sin esfuerzo. La colaboración entre nuestras tecnologías le permite mantener el control de sus equipos informáticos y software con facilidad.

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Software SaaS: ¿una necesidad ahora fuera de control?

Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan software SaaS. Esta adopción es esencial para la productividad, pero también representa una proporción significativa del gasto en TI. Sabías que el gasto en SaaS ha aumentado un 450 % desde 2015(Finances Online)? Y que, de media, una empresa gasta 8700 dólares al año por empleado en software SaaS(Vertice).

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El auge de las suscripciones SaaS

El software SaaS ocupa ahora un lugar central en las empresas. Casi el 70% de las empresas utilizan entre 10 y 99 aplicaciones SaaS a diario(Blissfully), lo que demuestra la creciente dependencia de las herramientas en línea, pero también la necesidad de una estrategia de gestión eficaz. Sin un seguimiento regular, las licencias no utilizadas o duplicadas pueden suponer hasta el 30% del gasto en SaaS (Spendesk).

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Suscripciones sin control: un pozo de dinero oculto

Según un estudio, más del 40% de las licencias SaaS están infrautilizadas o no se utilizan(felizmente). Solo estas licencias "fantasma" cuestan miles de euros al año. Centralizando y optimizando la gestión de sus licencias, puede reducir sus gastos entre un 15 % y un 30 %.

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Las claves para una gestión eficaz y rentable de sus suscripciones de software

¿El primer paso para ahorrar dinero? Ordenarlo todo. He aquí algunas maneras de identificar las suscripciones superfluas y maximizar el uso de cada licencia.

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1. Enumere todos los programas SaaS para los que dispone de una cuenta

De media, una empresa utiliza (o no) 130 aplicaciones SaaS. Así que el primer paso para optimizar su gasto será detectar todos los programas y aplicaciones SaaS para los que tiene una cuenta.

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2. Analizar el uso de cada programa informático

Una vez detectadas todas las aplicaciones, será importante analizar cuántas licencias activas de estas aplicaciones están utilizando realmente sus equipos.

Llegados a este punto, es posible que se pregunte cómo realizar un análisis. ¿Cómo puede comprobar si realmente se utilizan las suscripciones de pago?

Es muy sencillo. Corma ha desarrollado la solución.

Corma ofrece un 100% de transparencia y visibilidad sobre el uso de todo el software dentro de la empresa. ¿Cómo funciona Corma?

Sencillo Corma conecta diferentes fuentes de datos, como el inicio de sesión único o la integración directa con aplicaciones. Combinado con los datos de una simple extensión del navegador, Corma es capaz de detectar cualquier uso de aplicaciones de software profesionales.

El uso puede detectarse al instante y aparecerá inmediatamente en el panel de control. El uso tiene que producirse para que se reconozca, y por lo general se necesitan unos días o semanas para que los datos sean precisos. En última instancia, no todas las herramientas se utilizan a diario, por lo que es normal que este proceso lleve algún tiempo.

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3. Detección y eliminación de duplicados

Como hemos visto, la empresa media utiliza más de 130 aplicaciones SaaS, y varias herramientas ofrecen a menudo funciones similares. La clave está en identificar los solapamientos y reducir las duplicidades.

-Paso 1: Agrupe sus aplicaciones por categorías (por ejemplo, herramientas de colaboración, CRM, gestión de proyectos).

-Paso 2: Elija una aplicación por categoría según sus necesidades y cancele las demás para evitar gastos innecesarios.

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4. Consolidar y negociar las suscripciones

Los proveedores de software suelen estar abiertos a la negociación, sobre todo si se agrupan las licencias. Por ejemplo, consolidar las suscripciones dentro de una empresa puede suponer descuentos de entre el 10% y el 20%.

Y eso es exactamente lo que hace posible la asociación entre rzilient y Corma. Trabajamos codo con codo para ofrecerle el mejor precio conjunto posible.

Al poner en común sus suscripciones, aumenta su poder de negociación. Cerca del 26 % de las empresas que han centralizado sus compras de SaaS han conseguido obtener descuentos de sus proveedores(Flexera).

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Automatización para gestionar el software sin esfuerzo

Ahora que hemos racionalizado sus licencias, es hora de poner en marcha algún tipo de automatización para gestionar sus suscripciones de forma eficaz y sostenible.

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Automatización 1: Control continuo del gasto en SaaS

Al configurar esta automatización, puede recibir alertas en cuanto aumente el precio de una suscripción o sea inminente una renovación automática.

Estas alertas pueden ayudarle a ahorrar hasta un 15% de su presupuesto SaaS evitando subidas de precios inadvertidas.

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Automatización 2: revocación automática de licencias no utilizadas

El fenómeno de las "licencias fantasma" (las que poseen empleados que han abandonado la empresa) puede suponer hasta un 40% del gasto innecesario en SaaS. Con la automatización adecuada, puedes revocar inmediatamente el acceso a los empleados que se marchan.

Con rzilient, esta automatización no supone ningún esfuerzo. Al crear reglas para abrir y cerrar cuentas y licencias en sus aplicaciones SaaS diarias, no sólo ahorrará un tiempo precioso, sino que también optimizará el uso de sus licencias y, por tanto, su presupuesto.

Para más información, reserve una demostración de 30 minutos ?

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Automatización 3: Informes y alertas

Los informes y alertas le permiten controlar sus gastos sin esfuerzo. Por ejemplo, un informe mensual le muestra qué aplicaciones de software están experimentando un uso decreciente, lo que le permite dar de baja o reducir el número de licencias antes de que finalice el siguiente ciclo de facturación.

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Ejemplos concretos de empresas que han reducido sus costes de software

Veamos dos ejemplos de empresas que han conseguido reducir sus costes de software adoptando la gestión automatizada.

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Estudio de caso : Reducción del 30% del gasto en SaaS en un año

Una empresa de 500 empleados redujo recientemente su gasto en SaaS en un 30% optimizando sus suscripciones y automatizando su gestión. Tras identificar el software no utilizado, eliminar duplicaciones y consolidar suscripciones, la empresa ahorró casi 50.000 euros en un año.

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Ejemplo práctico: impacto de la gestión automatizada de licencias

Una PYME ha establecido un sistema para revocar automáticamente las licencias cuando los empleados dejan la empresa. Como resultado, ha ahorrado un 12% de su presupuesto de SaaS al evitar el pago de suscripciones no utilizadas. Al centralizar y automatizar la gestión de sus licencias, la empresa ha podido controlar mejor sus gastos.

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¿Cómo puede reducir el coste de sus licencias SaaS?

1. Realice una auditoría completa: ¿Cuántas aplicaciones utiliza en total? ¿Hay duplicados? ¿Se utilizan todas las licencias?
2. Establezca una gestión automatizada: ¿Un empleado abandona su organización? Desactive automáticamente sus suscripciones.
3. Conciencie a sus equipos y a sus responsables: ¿realmente necesitan estas herramientas?
4. Negocie sus contratos: ¿puede agrupar determinadas herramientas para centralizar y reducir costes? ¿Puede negociar un precio fijo para la renovación?
5. Y, por último, haz un seguimiento regular de tus gastos.

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Conclusión - Ahorre dinero con una gestión optimizada del software

Con una gestión eficaz de sus suscripciones de software, puede conseguir ahorros sustanciales y liberar recursos para otros proyectos esenciales. Una estrategia de automatización y centralización le permite mantener el control de los costes y reducir gastos innecesarios.

¿Está preparado para ahorrar? Empiece con una auditoría de sus suscripciones e implante herramientas de gestión automatizada para simplificar el seguimiento de sus gastos. Una gestión optimizada del software garantiza el ahorro a largo plazo.

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