Reduzca sus costes de licencias SaaS en un 30% con estas sencillas estrategias
Benefíciese de una asistencia informática eficaz
Descubra nuestra solución integral
Has leído bien. ¡30%!
Reducir los gastos recurrentes de sus herramientas y aplicaciones en casi un tercio tendrá un gran impacto en su presupuesto de TI.
Hoy en día, las suscripciones de software (o SaaS) representan una parte importante del gasto en TI de las empresas.
Analizando y automatizando la gestión de sus suscripciones, puede conseguir importantes ahorros al tiempo que aumenta la productividad de sus equipos.
¿Tiene curiosidad por saber cómo optimizar sus gastos de SaaS? ¡Siga las guías!
El siguiente contenido ha sido desarrollado por nuestros equipos y con el apoyo de Corma, la plataforma SaaS de gestión de accesos y licencias.
Rzilient x Corma: un paquete 2 en 1 para cubrir todas sus necesidades informáticas
Rzilient, plataforma de gestión de activos informáticos, y Corma, plataforma de gestión de accesos y licencias, son una misma cosa para ofrecerle una experiencia sencilla y sin esfuerzo. La colaboración entre nuestras tecnologías le permite mantener el control de sus equipos informáticos y software con facilidad.
Para más información, póngase en contacto con nuestros expertos ->
Software Saas: ¿un imprescindible fuera de control?
Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan software SaaS. Esta adopción es fundamental para la productividad, pero representa una parte significativa del gasto en TI. Sabías que el gasto en SaaS ha aumentado un 450 % desde 2015(Finances Online)? Y que, de media, una empresa gasta 8700 dólares al año y por empleado en software SaaS(Vertice).
El auge de las suscripciones SaaS
El software SaaS ocupa ahora un lugar central en las empresas. Cerca del 70% de las empresas utilizan entre 10 y 99 aplicaciones SaaS a diario(Blissfully), lo que demuestra la creciente dependencia de las herramientas en línea, pero también la necesidad de una estrategia de gestión eficaz. Sin un seguimiento regular, las licencias no utilizadas o duplicadas pueden representar hasta el 30% del gasto en SaaS (Spendesk).
Suscripciones sin control: un abismo financiero oculto
Según un estudio, más del 40% de las licencias SaaS están infrautilizadas o no se utilizan(Blissfully). Solo estas licencias "fantasma" cuestan miles de euros al año. Centralizando y optimizando la gestión de sus licencias, puede reducir sus gastos entre un 15 % y un 30 %.
Las claves para una gestión eficaz y económica de sus suscripciones de software
¿El primer paso para ahorrar? Ordenar. He aquí algunas formas de identificar las suscripciones superfluas y maximizar el uso de cada licencia.
1. Enumere todo el software SaaS para el que tiene una cuenta
Una empresa utiliza (o no utiliza, para el caso) una media de 130 aplicaciones SaaS. Así pues, el primer paso para optimizar sus gastos será detectar todos los programas y aplicaciones SaaS en los que tiene una cuenta.
2. Analizar el uso de cada programa informático
Una vez detectadas todas las aplicaciones, será importante analizar cuántas licencias activas de estas apps utilizan realmente sus equipos.
Llegados a este punto, es posible que se pregunte cómo realizar el análisis. Cómo puedo comprobar si realmente se utilizan las suscripciones de pago?
Es muy sencillo. La solución, Corma la ha desarrollado.
Corma ofrece un 100% de transparencia y visibilidad en el uso de todo el software dentro de la empresa. ¿Cómo funciona?
Sencillo Corma conecta diferentes fuentes de datos como Single Sign On o integraciones directas con aplicaciones. Combinado con los datos de una simple extensión del navegador, Corma es capaz de detectar cualquier uso de aplicaciones de software profesionales.
El uso puede detectarse al instante y aparecerá inmediatamente en el cuadro de mandos. El uso debe tener lugar para ser reconocido, por lo general se necesitan unos días o semanas para que los datos sean precisos. Al fin y al cabo, no todas las herramientas se utilizan a diario, por lo que es normal que este proceso lleve algún tiempo.
3. Detectar y eliminar duplicados
Como hemos visto: una empresa media utiliza más de 130 aplicaciones SaaS, y varias herramientas ofrecen a menudo funcionalidades similares. La clave está en identificar los solapamientos y reducir las duplicidades.
-Etapa 1: Agrupe sus aplicaciones por categorías (por ejemplo: herramientas de colaboración, CRM, gestión de proyectos).
-Paso 2: Elija una aplicación por categoría en función de las necesidades y cancele las demás para evitar gastos innecesarios.
4. Consolidar y negociar las suscripciones
Los proveedores de software suelen estar abiertos a la negociación, sobre todo si va a combinar sus licencias. Por ejemplo, consolidar las suscripciones dentro de una empresa puede permitirte beneficiarte de descuentos que oscilan entre el 10 y el 20%.
De hecho, esto es exactamente lo que es posible gracias a la asociación entre Rzilient y Corma. Trabajamos codo con codo para ofrecerle el mejor precio conjunto posible.
Al combinar sus suscripciones, aumenta su poder de negociación. Cerca del 26 % de las empresas que han centralizado sus compras de SaaS han conseguido obtener descuentos de sus proveedores(Flexera).
Automatización para gestionar el software sin esfuerzo
Ahora que hemos racionalizado sus licencias, es el momento de implantar automatizaciones para gestionar sus suscripciones de forma eficaz y sostenible.
Automatización 1: Control continuo de los gastos de SaaS
La implementación de esta automatización le permite recibir alertas en cuanto una suscripción aumenta de precio o cuando se acerca una renovación automática.
Estas alertas pueden ayudarle a ahorrar hasta un 15% de su presupuesto SaaS evitando subidas de precios inadvertidas.
Automatización 2: revocación automática de licencias no utilizadas
El fenómeno de las "licencias fantasma" (las de los empleados que han dejado la empresa) puede representar hasta un 40% del gasto inútil en SaaS. Gracias a una automatización bien pensada, puedes revocar inmediatamente el acceso de los empleados salientes.
Desde Rzilient, ¡esta automatización se establece sin esfuerzo! Al crear reglas para abrir y cerrar cuentas y licencias en sus aplicaciones SaaS diarias, no sólo ahorrará un tiempo precioso, sino que también optimizará el uso de sus licencias y, por lo tanto, su presupuesto.
Para más información, reserve una demostración de 30 minutos ->
Automatización 3: Informes y alertas
Los informes y alertas le permiten controlar sus gastos sin esfuerzo. Por ejemplo, un informe mensual te muestra qué software está en declive de uso, lo que te permite cancelar o reducir el número de licencias antes de que finalice el siguiente ciclo de facturación.
Ejemplos concretos de empresas que han reducido sus costes de software
Veamos dos ejemplos de empresas que han conseguido reducir sus costes de software adoptando la gestión automatizada.
Estudio de caso: reducción del 30% del gasto en SaaS en un año
Una empresa de 500 empleados redujo recientemente sus gastos de SaaS en un 30% gracias a la optimización de sus suscripciones y la automatización de su gestión. Tras identificar el software no utilizado, eliminar los duplicados y consolidar sus suscripciones, la empresa ahorró casi 50.000 euros en un año.
Un ejemplo: el impacto de la gestión automatizada de licencias
Una PYME ha creado un sistema para revocar automáticamente las licencias de los empleados que dejan la empresa. Resultado: ahorró un 12% de su presupuesto de SaaS al evitar el pago de suscripciones no utilizadas. La centralización y gestión automatizada de sus licencias le permitió controlar mejor sus gastos.
¿Cómo puede reducir los costes de sus licencias SaaS?
- Realice una auditoría completa: ¿Cuántas aplicaciones utiliza en total? ¿Tiene duplicados? ¿Se utilizan todas las licencias?
- Establezca automatizaciones de gestión: ¿Un empleado abandona su organización? Desactive automáticamente sus suscripciones.
- Sensibilice a sus equipos y a sus responsables: ¿realmente necesitan estas herramientas?
- Negocie sus contratos: ¿Puede agrupar determinadas herramientas para centralizar y reducir costes? ¿Puede negociar un paquete de renovación?
- Y, por último, haz un seguimiento regular de tus gastos.
Conclusión - Ahorre dinero optimizando la gestión del software
Con una gestión eficaz de sus suscripciones de software, puede conseguir ahorros significativos y liberar recursos para otros proyectos críticos. Una estrategia de automatización y centralización le permite mantener el control sobre los costes y reducir gastos innecesarios.
¿Preparado para ahorrar? Empiece con una auditoría de sus suscripciones y establezca herramientas de gestión automatizada para simplificar el seguimiento de sus gastos. Una gestión optimizada del software es garantía de ahorro a largo plazo.
