Vuelta a la oficina: Ofrezca una experiencia óptima a sus empleados en 3 pasos

El equipo de Rzilient está encantado de haberle ofrecido recientemente un webinar, coorganizado con Osol, dedicado a la experiencia del empleado y su optimización.

Para quienes no pudieron acompañarnos, les ofrecemos aquí un resumen de los puntos clave debatidos, así como la posibilidad de ver la repetición.

Descubra a nuestros ponentes:

• Maxime Cousin, Director General de Osol (cuya misión es hacer posible trabajar desde cualquier lugar, ¡incluso en la oficina!) y también consultor sobre el futuro del trabajo en una empresa llamada Topic;
• Alban Frémont de Reboul, director comercial de Rzilient;
• y Audrey Pogu, directora de marketing de Rzilient.

El seminario web se abrió con una mirada retrospectiva a las repercusiones de la pandemia de Covid-19, que ha sacudido y cuestionado seriamente la organización de muchas empresas.

¿Qué resulta de este punto de inflexión? Una mayor consideración de la experiencia del empleado por parte de las empresas.

Y para ilustrar la importancia del trabajo a distancia, he aquí una estadística: el 82% de los trabajadores se sienten más productivos cuando trabajan a distancia en 2023, según Owl Labs. Por tanto, ¡el reto es grande para liberar el potencial de crecimiento de nuestras empresas!

Aquí tiene una presentación de los 3 pasos presentados en el seminario web, para optimizar con éxito la experiencia de sus empleados.

Paso 1: hacer balance de la situación y elegir el modelo adecuado

Para empezar, un rápido recordatorio de las principales ventajas del trabajo a distancia. Ofrece a sus empleados:

• La capacidad de organizar su día de forma diferente, en función de su capacidad de concentración o de creatividad;
• un importante ahorro de tiempo, gracias a la ausencia de transporte trabajo/casa;
• La posibilidad de tener muchas menos distracciones y, por tanto, la capacidad de poder concentrarse con mayor eficacia.

Existen 4 modelos principales a la hora de trabajar en una empresa:

• La "oficina completa": los empleados acuden a la oficina a tiempo completo;
• El híbrido supervisado: los empleados alternan el trabajo de oficina con el trabajo a distancia, de forma supervisada;
• El híbrido libre: el teletrabajo es utilizado libremente por los empleados;
• El "Full Remote": los equipos trabajan a tiempo completo a distancia.

Maxime menciona también un punto importante: la necesidad de plantearse la cuestión de las actividades que deben realizarse en persona (como la formación y el tiempo de equipo) y las que pueden hacerse a distancia sin dificultad (tratamiento del correo electrónico, llamadas, reuniones informativas, etc.).

Estas son las principales medidas que debe tomar para elegir el mejor modelo de organización del trabajo, es decir, el más adecuado para su empresa y sus empleados.

Consulte a sus empleados para conocer su opinión

No hay nada como hacer la pregunta a los primeros interesados: ¡sus empleados!

También es interesante tener en cuenta la neurodiversidad. Concretamente, cada empleado tiene su propia personalidad y psicología.

Por ejemplo:

• Algunas personas son introvertidas y prefieren trabajar solas, en casa;
• otros son extrovertidos, o muy sociables, y tienen una necesidad visceral de estar en contacto con otras personas;
• algunos empleados son muy autónomos y otros trabajan mejor con un nivel más regular de interacción y seguimiento.

Tener en cuenta esta diversidad es un factor determinante para optimizar la experiencia de los empleados.

Tenga en cuenta su cultura empresarial

La cultura empresarial también desempeña un papel importante. Los ponentes mencionan dos casos concretos.

En hermes, por ejemplo, es inconcebible que los equipos trabajen a distancia, porque la historia de la empresa está muy ligada a la equidad entre los empleados. Sin embargo, como las "manos pequeñas" trabajan necesariamente en plena oficina, el resto del equipo opta por este modelo, por solidaridad.

Elseguro en línea THEAlan, por el contrario, filtra a sus candidatos para el ingreso, ¡sólo en función de su aceptación para trabajar a distancia!

Estudie el impacto en su negocio

No todas las empresas pueden trabajar a distancia. Es el caso, por ejemplo, del comercio minorista (distribución) o cuando la producción es física.

Adaptación al marco jurídico

También debe tener en cuenta la legislación y, si es necesario, adaptar los contratos de trabajo, los procedimientos y las condiciones laborales de sus empleados.

Consulte a su departamento financiero

Trabajar a distancia representa:

• gastos (seguimiento reforzado necesario, primas de teletrabajo, etc.);
• ahorro (optimización de los espacios de trabajo, reducción de los gastos informáticos gracias al BYOD, etc.).

Su departamento financiero podrá informarle sobre las repercusiones financieras de la decisión de pasar al teletrabajo.

Paso 2: adapte su empresa

A continuación, los ponentes ofrecen una serie de buenas prácticas para adaptar su empresa al trabajo a distancia.

Las oficinas

Para Maxime, la oficina sigue teniendo sentido hoy en día. Es importante para:

• Definir espacios de trabajo dedicados a actividades específicas;
• Ofrecer una pluralidad de espacios;
• trabajar el mobiliario y el diseño para estimular la creatividad y el bienestar;
• Juegue con un continuo de colaboración, por ejemplo optando por no ofrecer puestos de trabajo fijos.

El entorno tecnológico

Rzilient tiene experiencia en dar soporte a empresas que trabajan de forma totalmente remota.

Alban aprovecha su experiencia para proponer numerosas buenas prácticas a adoptar:

• optimizar su parque informático, eligiendo las herramientas adecuadas y garantizando una sólida integración de los servicios informáticos;
• Ofrezca a sus equipos una oficina virtual, como un metaverso 2D, que permite mejorarla calidad de las conversaciones (en comparación con herramientas como Slack o el correo electrónico);
• pensar en los detalles, como ofrecer mobiliario de oficina que facilite la instalación de equipos informáticos;
• ofrecen funciones útiles, como poder bloquear el ordenador o borrar los datos a distancia;
• y, por último, ofrecer un servicio de soporte informático de calidad, a través de todos los canales de comunicación pertinentes (Slack, correo electrónico, email, teléfono, Teams, chat...), ¡con el objetivo de que ningún empleado pierda el tiempo a causa de un error o dificultad de software!

Cultura de empresa

A continuación, Audrey ofrece soluciones para desarrollar una cultura empresarial más adaptada y propicia a la estimulación intelectual.

Estas soluciones deben adaptarse a los métodos de trabajo propuestos:

• híbrido o remoto;
• según la pluralidad de espacios, etc.

En realidad, es desde el momento de la contratación cuando la experiencia del empleado debe alinearse con la cultura corporativa, especialmente en un contexto de trabajo a distancia. Es mucho más complejo inculcar una cultura corporativa en actividades que se realizan principalmente a distancia, por lo que es vital Planificar tiempo para el intercambio y la creación de equipos para compensar.

Paso 3: apoyar y mejorar continuamente

La teleoperación implica apoyar a sus empleados en esta práctica.

Es necesario optimizar los usos regularmente, mediante estas acciones:

• Aplicar y comunicar las mejores prácticas. Esto puede implicar la redacción de un manual, la organización dereuniones de incorporación cuidadosamentepreparadas, la concienciación sobre las normas que deben respetarse, etc.
• Formar y apoyar a los empleados, mediante la comunicación de los nuevos servicios ofrecidos, sesiones de formación y una asistencia técnica optimizada;
• mejorar el funcionamiento de la empresa, gracias al compromiso de los empleados: encuestas de satisfacción, sesiones de brainstorming, intercambios individuales, etc.

Los ponentes insisten en el papel central del playbook. Este documento de referencia es el árbitro cuando surge una pregunta o duda sobre los procesos o la organización de la empresa. ¿Su principal ventaja? Ofrece un entorno de trabajo transparente y facilita la alineación del equipo..

Por último, es fundamental recordar que, a distancia, no siempre es posible tener una visión exacta del contexto de trabajo de los equipos. Para alinear a todos con la misión de su empresa, es necesario trabajar bien en la formación de los equipos y en las evaluaciones del rendimiento individual.