De vuelta a la oficina: ofrecer una experiencia óptima a los empleados en 3 pasos

El equipo de Rzilient está encantado de haber organizado recientemente un seminario web, junto con Osol, dedicado a la experiencia y optimización de los empleados.

Para los que no pudieron asistir, aquí tienen un resumen de los puntos clave tratados, y pueden ver la repetición.

Más información sobre nuestros ponentes:

• Maxime Cousin, Director General de Osol (cuya misión es hacer posible trabajar desde cualquier lugar, ¡incluso en la oficina!) y también consultor de Future Of Work con una firma llamada Topic ;
• Alban Frémont de Reboul, Director de Ventas de Rzilient;
• y Audrey Pogu, Directora de Marketing de Rzilient.

El seminario web se abrió con una mirada retrospectiva al impacto de la pandemia de Covid-19, que ha tenido importantes repercusiones en la organización de muchas empresas.

¿Qué surge de este punto de inflexión? Las empresas tienen mucho más en cuenta la experiencia de los empleados.

Y para ilustrar la creciente importancia del trabajo a distancia, he aquí una estadística: el 82 % de los trabajadores se sentirán más productivos cuando trabajen a distancia en 2023, según Owl Labs. Así que hay mucho en juego si queremos liberar el potencial de crecimiento de nuestras empresas.

Aquí tiene una presentación de los 3 pasos presentados en el seminario web para optimizar la experiencia de sus empleados.

Paso 1: Hacer balance y elegir el modelo adecuado

Para empezar, un breve recordatorio de las principales ventajas del trabajo a distancia. Ofrece a sus empleados..:

• la capacidad de organizar su jornada de forma diferente, en función de su capacidad de concentración o creatividad;
• un importante ahorro de tiempo, gracias a la ausencia de desplazamientos del trabajo a casa;
• la posibilidad de tener muchas menos distracciones y, por tanto, la capacidad de concentrarse con mayor eficacia.

Existen 4 modelos principales de trabajo en la empresa:

• Oficina completa: los empleados acuden a la oficina a tiempo completo;
• el híbrido gestionado: los empleados alternan la oficina y el teletrabajo de forma gestionada;
• híbrido libre: el teletrabajo es utilizado libremente por los empleados;
• Full remote: los equipos trabajan a tiempo completo a distancia.

Maxime también plantea un punto importante: la necesidad de considerar qué actividades deben realizarse cara a cara (como la formación y el tiempo de equipo) y cuáles pueden hacerse a distancia sin dificultad (gestión de correos electrónicos, llamadas, reuniones informativas, etc.).

Estos son los principales pasos que debe dar para elegir el mejor modelo de organización del trabajo para su empresa y sus empleados.

Consulte a sus empleados para conocer su opinión

No hay mejor manera de averiguarlo que preguntar a las personas que se verán más afectadas: ¡sus empleados!

También es interesante tener en cuenta la neurodiversidad. En la práctica, cada empleado tiene su propia personalidad y psicología.

Por ejemplo :

• Algunas personas son introvertidas y prefieren trabajar solas en casa;
• otros son extrovertidos, o muy sociables, y tienen una necesidad visceral de estar en contacto con otras personas;
• Algunos empleados son muy autónomos, mientras que otros trabajan mejor con un nivel más regular de interacción y seguimiento.

Tener en cuenta esta diversidad es un factor clave para optimizar la experiencia de los empleados.

Tenga en cuenta la cultura de su empresa

La cultura empresarial también desempeña un papel importante. Los ponentes exponen dos casos concretos.

En Hermès, por ejemplo, es inconcebible que los equipos trabajen a distancia, porque la historia de la empresa está estrechamente ligada a la equidad entre los empleados. Como los "manitas" trabajan necesariamente en plena oficina, el resto del equipo opta por seguir con este modelo, por sentido de la solidaridad.

Laaseguradora en línea Alan, por su parte, filtra a sus candidatos según su disposición a trabajar únicamente desde casa.

Estudie el impacto en la actividad de su empresa

No todas las empresas están en condiciones de trabajar a distancia. Es el caso, por ejemplo, de la venta al por menor (distribución) o cuando la producción es física.

Adaptación al marco jurídico

También debe tener en cuenta la legislación y, si es necesario, adaptar los contratos de trabajo, los procedimientos y las condiciones laborales de sus empleados.

Consulte a su centro financiero

Trabajar a distancia significa :

• gastos (mayor vigilancia necesaria, primas de teletrabajo, etc.);
• ahorros (espacios de trabajo optimizados, menor gasto en TI gracias al BYOD, etc.).

Su departamento financiero podrá asesorarle sobre el impacto financiero de la decisión de pasar al teletrabajo.

Paso 2: Adapte su empresa

A continuación, los ponentes proponen una serie de buenas prácticas para adaptar su empresa al trabajo a distancia.

Las oficinas

Para Maxime, la oficina sigue teniendo significado hoy en día. Es importante para :

• definir espacios de trabajo dedicados a actividades específicas;
• ofrecen una gran variedad de espacios;
• trabajar con el mobiliario y el diseño para estimular la creatividad y el bienestar;
• jugar en un continuo de colaboración, por ejemplo optando por no ofrecer puestos de trabajo fijos.

El entorno tecnológico

Rzilient tiene experiencia en dar soporte a empresas que trabajan en modo totalmente remoto.

Alban se basa en su experiencia para sugerir una serie de buenas prácticas a adoptar:

• optimizar su parque informático, eligiendo las herramientas adecuadas y garantizando una sólida integración de los servicios informáticos;
• ofrezca a sus equipos una oficina virtual, como un metaverso 2D, quemejora la calidad de las conversaciones (en comparación con herramientas como Slack o el correo electrónico);
• pensar en los detalles, como proporcionar mobiliario de oficina que facilite la instalación de equipos informáticos;
• ofrecen funciones útiles, como la posibilidad de bloquear el ordenador o borrar los datos a distancia;
• y, por último, ofrecer un servicio de asistencia informática de alta calidad, a través de todos los canales de comunicación pertinentes (Slack, correo electrónico, teléfono, Teams, chat, etc.), con el objetivo de garantizar que ningún empleado pierda tiempo por culpa de un error o un problema de software.

Cultura de empresa

A continuación, Audrey propone soluciones para desarrollar una cultura empresarial más adaptada y propicia a la estimulación intelectual.

Estas soluciones deben adaptarse a los métodos de trabajo propuestos:

• híbrido o remoto ;
• en función del número de espacios, etc.

En realidad, la experiencia del empleado tiene que estar alineada con la cultura corporativa desde el principio, especialmente en un contexto de teletrabajo. Es mucho más complejo inculcar una cultura de empresa en actividades que se realizan principalmente a distancia, por lo que es vital prever tiempo para los intercambios y la creación de equipos para compensar esta situación.

Etapa 3: Apoyo y mejora continua

Si quieres trabajar a distancia, tienes que apoyar a tus empleados para que lo hagan.

Debemos optimizar regularmente el uso mediante estas acciones:

• Aplicar y comunicar las buenas prácticas. Esto puede implicar la elaboración de un manual, la organización desesiones de incorporación cuidadosamente preparadas, la concienciación sobre las normas que deben seguirse, etc.
• formación y apoyo a los empleados, mediante la comunicación de los nuevos servicios ofrecidos, sesiones de formación y un soporte técnico optimizado;
• mejorar el funcionamiento de la empresa mediante la participación de los trabajadores: encuestas de satisfacción, sesiones de reflexión, intercambios individuales, etc.

Los ponentes insistieron en el papel central del playbook. Este documento de referencia es el árbitro cuando surge una pregunta o duda sobre los procesos o la organización de la empresa. ¿Su principal ventaja? Proporciona un marco de trabajo transparente y facilita la alineación de los equipos.

Por último, es vital recordar que no siempre es posible tener una visión precisa del contexto de trabajo de los equipos desde la distancia. Para alinear a todos con la misión de la empresa, hay que trabajar duro en la formación de los equipos y en las evaluaciones del rendimiento individual.