7 mejores prácticas para gestionar oficinas flexibles y remotas como director de oficina

¡Tres directores de oficina de primera!

Nos gustaría aprovechar esta oportunidad para dar las gracias a los tres ponentes de este taller, todos ellos excepcionales Directores de Oficina:

• Laura Floury, de PlayPlay;
• Myriam Berthieu de Worldia;
• y Clémence Vaucel, de France Digitale.

Hicieron un juego brillante, compartieron su experiencia y consiguieron que los participantes en el taller interactuaran de maravilla.

Laura, Myriam y Clémence trabajan para empresas en contextos muy diferentes.

Playplay es un software de creación de vídeo sencillo e intuitivo que permite a los equipos de comunicación, RRHH y Office Manager crear contenidos impactantes. La empresa, con 230 empleados, opera en Francia, Estados Unidos y Alemania. 40 de sus empleados en Francia trabajan en régimen de teletrabajo total. Playplay ha adoptado una política de teletrabajo controlado: los empleados que no trabajan a distancia completa deben trabajar al menos 2 días a la semana en la oficina.

En Worldia, un operador de turismo conectado de nueva generación, Clémence explica que la organización es híbrida y gestionada. Los equipos técnicos, por ejemplo, trabajan completamente desde casa. ✈️

En France Digitale (la mayor comunidad de start-ups e inversores de Francia), aprendimos de Clémence que se permite un máximo de 3 días a distancia por semana. Dada la actividad específica de France Digitale, que organiza eventos a gran escala, hay una regla adicional: ¡todo el equipo debe trabajar 100% cara a cara 2 semanas antes de cada gran evento! 💻

Nuestros tres ponentes compartieron sus experiencias cotidianas como Directores de Oficina y las mejores prácticas a adoptar en esta profesión. Laura y Myriam también compartieron sus experiencias de uso de la plataforma rzilient para gestionar sus activos informáticos. rzilient les ayuda enormemente a gestionar la organización de sus oficinas remotas y flexibles, ¡y les ahorra mucho tiempo!

Aprovechamos la ocasión para recordar dos cifras clave que subrayan la importancia del teletrabajo en Francia hoy en día:

• El 47% de las empresas recurre al teletrabajo;
• y el 60% de los empleados está a favor del trabajo a distancia.

He aquí un repaso a las 7 mejores prácticas presentadas en el taller.

Buena práctica nº 1: elegir bien la organización del trabajo

El primer paso para potenciar la experiencia de los empleados en tu empresa: elegir el método organizativo más adecuado. 💼

Hoy en día existen 4 formas principales de organizar el trabajo:

• 100% oficina ;
• 100% a distancia ;
• flex framed (número de días de teletrabajo impuestos) ;
• libre flexibilidad (¡cada uno hace lo que quiere!).

Nuestros ponentes subrayan que no existe una solución única. Al contrario, la elección de la organización del trabajo depende de muchos factores. 🎛️

Para elegir la mejor solución para su empresa, debe tener en cuenta las expectativas y los derechos de los empleados que teletrabajan y, a continuación, definir y comunicar normas precisas.

Buena práctica nº 2: seleccione cuidadosamente sus herramientas cotidianas

Todos nuestros ponentes consideran que es importante imponer las herramientas elegidas y evitar multiplicarlas. Sin un marco mínimo, el riesgo es que cada empleado instale sus herramientas favoritas en su ordenador y ¡el parque informático de su empresa se vuelva inmanejable! 💥

También debes asegurarte de que tu personal dispone de las herramientas necesarias para sentirse conectado con su equipo y poder colaborar eficazmente. 📳

Ciertas herramientas de iT son cruciales para ayudar a los directores de oficina a gestionar su trabajo con eficacia:

• una plataforma de gestión de activos de TI como rzilient ;
• un HRIS ;
• y un espacio de trabajo colaborativo (Notion o Slack).

En el aspecto técnico, algunas aplicaciones menos visibles son esenciales para garantizar que todo funcione correctamente. Entre ellas, una VPN y herramientas para proteger los puestos de trabajo.

Myriam, de Worldia, aprecia Notion y Laura, de Playplay, utiliza la herramienta Offishall (gestión del espacio de trabajo en modo híbrido), útil para :

• Informar a los empleados de dónde trabajan cada semana (en casa, en trabajo a distancia, en las instalaciones de un cliente, de vacaciones, etc.): todo el mundo sabe fácilmente dónde está su equipo;
• reserve una oficina cuando venga a trabajar a las instalaciones de su empresa.

En el caso de France Digitale, Clémence señala que todo el equipo trabaja en Google Drive, que permite compartir archivos de forma permanente e instantánea. 👏 Slack refuerza las herramientas de comunicación, y se han establecido niveles de urgencia, para priorizar el canal adecuado para obtener una respuesta rápidamente. Clémence también nos advierte de la importancia de contar con un buen sistema de vídeo, ¡de lo contrario pueden surgir frustraciones y pérdidas de tiempo! ⏲️

Este diagrama resume los principales bloques de software para una empresa que opera en modo flexible o remoto:

Nuestro consejo: Google o Microsoft 364 para el entorno de trabajo y Slack para la comunicación en equipo.

Buena práctica nº 3: Hacer que la experiencia del empleado sea positiva

¿Cómo podemos garantizar el bienestar de nuestros empleados? Hay muchos factores esenciales para una experiencia positiva de los empleados, entre ellos una buena comunicación interna.

Para ello, es necesario :

• Planificar reuniones periódicas (factor de cohesión del equipo);
• y también que fomentes la comunicación informal, lo que evita que tu personal se aísle. 🥂

Playplay ofrece un paquete completo:

• los empleados hablan con su jefe al menos una vez a la semana;
• Cada semana se organizan dos reuniones de equipo, así como sesiones de "deep dive" para profundizar en los detalles de los proyectos;
• También están previstas reuniones mensuales sobre la marcha general de los proyectos. 🗓️

Myriam comparte algunas de las herramientas desplegadas en Worldia. Las encuestas de satisfacción se envían sistemáticamente a los recién llegados tras su incorporación. Y con la herramienta Lucca, los empleados pueden compartir fácilmente el estado de ánimo del día, para tomar el pulso al equipo. Las entrevistas semanales y anuales completan el abanico de herramientas para mantener los vínculos.

Buena práctica nº 4: Cuidado con el proceso de incorporación

Nuestros ponentes también hacen hincapié en el aspecto crucial de la incorporación. Es vital que los nuevos empleados se sientan cómodos desde el momento en que llegan, que entiendan los retos y su misión, para que puedan ser eficaces lo antes posible.

Y como probablemente sepas, gestionar el onboarding de una persona remota es aún más importante por la distancia, pero también es más complejo. 🙇

Clémence nos habla de los dos grandes escenarios de France Digitale:

• A cada nuevo empleado se le envía un enlace Notion antes de su llegada, en el que se establecen las normas del teletrabajo;
• Los documentos relativos al seguro y una carta que confirme la voluntad de teletrabajar se solicitan lo antes posible.

Myriam, de Worldia, utiliza sistemáticamente la plataforma de gestión de activos informáticos rzilient durante sus incorporaciones a :

• comprobar y pedir equipos informáticos;
• crear los accesos y contraseñas necesarios;
• registrar el hardware y el software de iT utilizados;
• enviar el equipo iT al recién llegado;
• enviar invitaciones a las reuniones de incorporación.

Buena práctica nº 5: Delegue la gestión de sus activos informáticos

Las soluciones MDM hacen maravillas en su organización y le facilitan la vida como director de oficina.

Le permiten controlar a distancia los ordenadores de su equipo para :

• instalar (o desinstalar) aplicaciones a distancia ;
• actualizaciones de lanzamiento ;
• asegurarse de que cada ordenador es adecuado y está listo para ser utilizado.

Como ejemplo, Playplay experimentó un periodo de fuerte crecimiento en 2021. 📈

Cada mes llegaban unos veinte nuevos empleados, a menudo en el último momento.

Toda esta actividad generaba estrés y desorganización. 😔

A Laura le resultaba muy difícil gestionarlo todo, especialmente las existencias de ordenadores Playplay. Para colmo, la empresa no tiene director de informática y Laura carece de conocimientos informáticos. Crear la plataforma rzilient fue un verdadero alivio para ella. Ahora Laura sólo necesita unos minutos para realizar sus incorporaciones y puede ver el estado de sus activos informáticos de un vistazo.

Buena práctica nº 6: impulse su cultura corporativa

Cuando se trabaja de forma flexible o a distancia, la cultura de empresa es una poderosa palanca para mantener la cohesión y la motivación de los equipos.

Esta dualidad entre trabajar desde casa y trabajar en la oficina puede ser difícil de gestionar, como explora este artículo sobre Casa y oficina: ¿son realmente compatibles? Para reforzar tu cultura corporativa, nuestros ponentes tienen algunos consejos para ti.

Worldia organiza una amplia gama de eventos:

• pruebas a ciegas y otros juegos ;
• Almuerzos en equipo con la oportunidad de descubrir las especialidades de un país diferente en cada ocasión;
• una fiesta de verano y un evento de fin de curso. 🎄

En Playplay, Laura organiza miniactividades de creación de equipos al menos una vez al mes, como un concurso de Kahoot y una prueba a ciegas de "¿Cuál es la melodía?". 🎤

También ha creado un fotomatón virtual. Los empleados pueden hacerse fotos, ya sea en la oficina o solos en casa con su gato o su perro. A continuación, todo el equipo puede ver las fotos, interactuar, comentar y crear enlaces, ¡todo en color y de una forma muy divertida! 📸

Buena práctica nº 7: ¡No descuide la incorporación externa!

La salida de un empleado, también conocida como off-boarding, es un momento clave que debe tratarse con seriedad y organización.

Si no, te arriesgas a :

• pagar por licencias de software innecesariamente 💶
• no poder encontrar los ordenadores de los empleados que se van; 💻
• Hacer frente al uso fraudulento de los datos de su empresa. 🪕

La plataforma rzilient es una ayuda inestimable. Cuando cada empleado deja :

• las licencias se cancelan automáticamente ;
• rzilient gestiona y organiza la recepción de equipos;
• Los ordenadores pueden reiniciarse a distancia.

Laura explica cómo funciona Playplay cuando un empleado se marcha, utilizando la plataforma rzilient. Nos lo explica:

1. enviará al cliente una nota de envío, junto con instrucciones sobre cómo devolver el ordenador;
2. le envía instrucciones sobre cómo desconectar su cuenta de iCloud;
3. realiza el reinicio en rzilient, cuando recibe el ordenador del empleado ;
4. y, por último, asigna el ordenador a las existencias, en previsión de su uso para futuras incorporaciones.