ITAM: 3 pasos cruciales para ahorrar tiempo en su uso

En un artículo anterior, le guiamos a través del proceso de elección de la herramienta ITAM adecuada. 

Hoy te damos nuestros consejos para sacarle el máximo partido.

Le sugerimos 3 pasos para asegurarse de que su ITAM le aporta todas sus ventajas:

• Evitar errores y pérdidas;
• Proteja sus datos confidenciales;
• Ahorre tiempo y, por tanto, mejore su productividad.

Pero antes de descubrir las 3 mejores prácticas para utilizar tu ITAM, conviene hacer un breve recordatorio 🙂 .

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ITAM y MDM: una combinación ideal, pero no imprescindible

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Algunas de las soluciones ITAM del mercado incluyen un MDM, mientras que otras no.

De hecho, es importante señalar queun ITAM no sustituye a un MDM. A la inversa, una solución MDM no puede sustituir a un ITAM.

Si la adquisición de ambas herramientas representa una inversión demasiado grande, es posible utilizar una solución ITAM, sin MDM.

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Todavía tienes dudas? Más información sobre soluciones MDM →

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La plataforma Rzilient ofrece ambas opciones, ¡para adaptarse a tu presupuesto!

Por último, conectar su ITAM a una solución MDM tiene muchas ventajas. Por ejemplo

• Mayor visibilidad de los dispositivos móviles. La conexión de las dos soluciones le ofrece una visión completa de los dispositivos móviles utilizados en su empresa. Se beneficiará de un conocimiento detallado del uso de los dispositivos y del software instalado.
• Mejor gestión de las licencias. Su ITAM gestiona las licencias de software, haciendo un seguimiento del número de licencias disponibles y notificándole cualquier exceso. Conectando su ITAM a una solución MDM, las licencias pueden gestionarse de forma más eficaz para los dispositivos móviles de su empresa.
• Seguimiento de las actualizaciones. Las actualizaciones del sistema operativo y del software pueden gestionarse de forma centralizada mediante una solución MDM. Esto optimiza el estado de las actualizaciones, garantizando que los dispositivos móviles estén siempre al día.
• Gestión de activos. Conectar ITAM a un MDM permite realizar un seguimiento de los activos móviles, como smartphones y tabletas, e integrarlos en la gestión global de activos de la empresa. Así podrá medir los costes asociados a la adquisición y el mantenimiento de estos activos.

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Gestione su inventario en un ITAM en unos pocos pasos

¿Cómo puede crear su inventario para que sea realmente utilizable, y lo utilicen, los departamentos de TI y RRHH de su empresa?

Nuestra observación en Rzilient es que la mayoría de las VSE y PYME siguen utilizando un archivo Excel para centralizar la información sobre su parque informático y los empleados que utilizan estos equipos.

Utilizar una hoja de cálculo presenta varios problemas importantes:

• Inadaptación de la herramienta a la complejidad de la gestión de un parque informático con grandes volúmenes de datos;
• Dificultades para actualizar y controlar los datos en colaboración, especialmente en caso de entradas y salidas regulares de personal (becarios, cursos en alternancia, contratos de duración determinada, etc.);
• Acceso menos seguro al documento de control ;
• Imposibilidad de vincular los datos de esta hoja de cálculo a otras fuentes de datos (su MDM, por ejemplo), lo que da lugar a la falta de una única fuente de datos autorizada.

Por tanto, la mejor práctica es utilizar un ITAM para centralizar todos los datos: personal, hardware y software.

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Paso 1: Enumere sus activos

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Nada de magia (aunque ... ) Para que un gestor de inventarios informáticos te sea útil, tienes que empezar por hacer una lista de todos tus equipos informáticos y de tus empleados.

Tanto si desea listar su equipo como a sus empleados, tiene varias opciones:

• Conecte sus herramientas IS/HR a la plataforma (¡nuestra favorita!);
• Cargar un archivo CSV ;
• O añada activos uno a uno directamente desde la interfaz de Rzilient.

Como todos sabemos, puede ser una tarea tediosa, pero es crucial para el futuro. No dude en ponerse en contacto con nuestros equipos, que podrán darle todos los consejos que necesite en esta fase.

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Paso 2: Especifique toda la información pertinente

¿Qué debe incluir en su ITAM?

Como hemos mencionado en el paso anterior, debe incluirse todo lo que sea útil para supervisar su inventario informático a lo largo del tiempo:

• Hardware, que incluye datos tradicionales (como el número de serie, el tipo de equipo, el año de compra, etc.) y datos MDM (como si el hardware está registrado en el MDM);
• Software, para centralizar todas las aplicaciones instaladas y disponibles para sus equipos;
• Empleados, usuarios de hardware y software. Debe poder introducir diferentes niveles de detalle sobre ellos en su herramienta ITAM: el centro en el que trabajan (si su empresa tiene varios centros), su departamento y su oficina.

Para ahorrar tiempo y evitar errores, todo debe estar centralizado en la misma herramienta.

Cuando utiliza la plataforma Rzilient, puede aprovechar los filtros avanzados para encontrar rápidamente la información que necesita.

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Por ejemplo, en nuestra herramienta de seguimiento de empleados, puede :

• Ordenar los empleados por departamento ;
• Identificar a los que aún no están asignados a un departamento;
• Asígnelos al departamento que desee en sólo 3 clics y 1 minuto.

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Paso 3: Automatice las actualizaciones de su inventario

La gestión de su inventario mediante un ITAM ofrece una serie de ventajas.

Pero sigue siendo necesario introducir los datos adecuados en el momento oportuno, de lo contrario la herramienta no alcanzará todo su potencial.

Para garantizar que su ITAM refleja perfectamente el estado de su inventario de TI y la composición exacta de sus equipos, es necesario poner en marcha procesos estructurados, especialmente durante la incorporación y la salida de los equipos. las bajas.

Cualquier movimiento interno de equipos debe registrarse y reflejarse en su ITAM. Por ejemplo, cuando se incorpora un becario y recibe un ordenador nuevo de un empleado que se marcha.

Por último, la gestión de las existencias de equipos informáticos también debe controlarse de cerca y con precisión.

La plataforma Rzilient le permite gestionar todas estas tareas de supervisión de forma sencilla, rápida e intuitiva. ¡Y algunas acciones incluso se llevan a cabo de forma automática!

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Saque el máximo partido a su ITAM: prácticas sencillas y eficaces

Para que su ITAM le sea realmente útil, debe convertirse en la única puerta de acceso al inventario de sus equipos, software y personal.

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Idealmente, esta misma herramienta también debería encargarse de los tickets de soporte, a través de una herramienta de ticketing integrada y gestionable. Y resulta que eso es exactamente lo que ofrecemos en Rzilient 🙂 .

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