Guía completa de mantenimiento informático
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¿Tiene su empresa ordenadores y equipos informáticos?
Si es así, como la inmensa mayoría de las empresas francesas, debe asegurarse de que este parque informático se mantiene en buen estado de funcionamiento y eficacia, para que sus equipos puedan llevar a cabo sus misiones.
Esta misión se remonta al mantenimiento informático, que es el tema de este artículo.
Tras una presentación del concepto y sus retos, verá la importancia del mantenimiento informático para el desempeño de su actividad profesional.
Por último, abordaremos la cuestión central de elegir entre externalizar o internalizar el mantenimiento, así como las mejores prácticas que deben aplicarse.
Visión general del mantenimiento informático
En primer lugar, descubramos el mantenimiento informático y sus principales retos.
Definición de mantenimiento informático
En el contexto de una organización, el mantenimiento informático se refiere a todas las acciones preventivas y correctivas destinadas a garantizar el correcto funcionamiento de los sistemas informáticos, hardware y software, así como su actualización y aseguramiento.
Su misión también es optimizar el rendimiento de los equipos informáticos de su empresa, por lo que tiene una relación directa con la productividad de sus equipos.
Por último, en un momento en que desgraciadamente la crisis ecológica está en pleno apogeo, el mantenimiento informático permiteExtenderla vida útil de sus equipos, lo que se ajusta plenamente a un planteamiento de Green IT.
Principales retos del mantenimiento informático
Al abordar el mantenimiento informático de forma estratégica, la primera decisión que hay que tomar es elegir entre delegar esta misión o llevarla a cabo internamente. Volveremos a hablar de ello en la siguiente parte.
El mantenimiento informático también se presenta en dos niveles de intervención, que es importante distinguir claramente:
- Mantenimiento preventivo : esta estrategia pretende evitar las averías y el mal funcionamiento de los equipos informáticos mediante intervenciones periódicas planificadas, como comprobaciones, limpiezas, actualizaciones de software, sustituciones de piezas desgastadas, etc. El objetivo: minimizar las interrupciones del servicio y prolongar la vida útil de los equipos.
- Mantenimiento correctivo: Este tipo de mantenimiento consiste en reparar los equipos informáticos después de que se haya producido un fallo o mal funcionamiento. Su objetivo: restablecer el funcionamiento normal de los sistemas y minimizar las perturbaciones para la empresa. Estas acciones no suelen estar planificadas y a menudo se llevan a cabo con urgencia.
La solución Rzilient establece un mantenimiento preventivo de sus equipos informáticos, en gran parte automatizado, evitando situaciones de estrés y bloqueo de su actividad.
El mantenimiento informático preventivo forma parte integrante del concepto más global de gestión preventiva, cuyo objetivo general es anticiparsepara gestionar mejor su actividad.
Ejemplos típicos de intervenciones de mantenimiento informático
Hemos definido el concepto de mantenimiento informático, pero ¿de qué acciones concretas se encarga esta función?
Primer ejemplo: la puesta a punto de las máquinas. En Rzilient, esta parte del mantenimiento puede realizarse en persona o a distancia. Este tipo de acción es especialmente importante en el contexto delOffboarding delos empleados.
Otros ejemplos son:
- La actualización de los sistemas operativos;
- La reparación de equipos informáticos (por ejemplo, cambio de pilas u otros componentes);
- Gestión de averías informáticas;
- La reparación y actualización del software de gestión (limpieza, antivirus, etc.).
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Mantenimiento informático: crucial para sus empleados y su rendimiento
El mantenimiento informático permite que sus equipos sean más serenos y eficaces en el día a día, ¡y tiene un impacto real en los resultados financieros de su empresa !
Para sus empleados
El mantenimiento informático es muy útil para ahorrar tiempo a sus equipos.
Según un reciente estudio inglés, los empleados pierden una media de 46 minutos al día, o 24 días laborables al año, debido a la lentitud y los problemas informáticos en su lugar de trabajo.
La cifra de la sorpresa El 28% de los empleados encuestados afirman que tienen que hacer horas extra para recuperar el tiempo perdido relacionado con las TI.
Esta pérdida de tiempo es problemática en sí misma, pero también va acompañada de un estrés innecesario y, a largo plazo, puede provocar la desmotivación de sus empleados, si los problemas informáticos son recurrentes.
Para concluir, una primera buena razón para dar la debida importancia al mantenimiento informático: la productividad y el bienestar en el trabajo de sus empleados.
Para el rendimiento de su empresa
Y hacer felices a sus empleados suele ser positivo para el rendimiento de su empresa.
Por poner un ejemplo, partiendo de la cifra de 24 días laborables perdidos al año, para una empresa con 70 empleados, la pérdida financiera es significativa:
24 días laborables x 70 empleados x 150 euros de remuneración (con cotizaciones empresariales) al día = ¡252.000 euros perdidos al año!
Muchos empresarios estarían muy contentos de poder sumar esta cantidad a los ingresos netos de su negocio a final de año 🙂 .
El mantenimiento informático garantiza otros beneficios para su empresa, entre ellos:
- Identificación efectiva de los materiales que deben renovarse;
- Garantía de protección de los datos importantes de su empresa (datos relacionados con proyectos de clientes, información comercial, datos personales de sus clientes, etc.), reforzando así su ciberseguridad;
- Aportación de innovaciones informáticas útiles para sus empleados.
Mantenimiento informático: ¿internalizar o delegar?
¿Es mejor realizar el mantenimiento informático internamente o delegar esta misión? De eso trata este juego.
Ventajas e inconvenientes de delegar el mantenimiento informático
Rzilient es una plataforma de externalización que ofrece un conjunto completo de acciones de mantenimiento predictivo y proactivo.
Estas son las principales ventajas de externalizar el mantenimiento informático:
- Benefíciese de las competencias más desarrolladas de un proveedor de servicios especializado;
- Asegurar los puestos de trabajo (sobre todo si el proveedor de servicios tiene un sello de calidad que acredite su profesionalidad y experiencia).
- Conseguir economías de escala y costes;
- Evitar tener que contratar, formar, pagar y retener a empleados con los conocimientos informáticos avanzados necesarios para el mantenimiento informático (lo que se traduce en un importante ahorro de tiempo y dinero);
- Céntrese en la actividad principal de su empresa;
- Garantizar una fiabilidad en la reparación y el mantenimiento de sus equipos informáticos.
Quizá porque estamos convencidos de las ventajas de la externalización, y en particular de la utilización de Rzilient, nos ha costado encontrar inconvenientes a esta elección. Pero los hay:
- Dependencia de un proveedor de servicios externo;
- Coste elevado de algunos proveedores informáticos (no es el caso de Rzilient, que le ofrece una suscripción mensual, con soporte ilimitado, a una tarifa muy asequible).
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Ventajas e inconvenientes de internalizar el mantenimiento informático
Por otro lado, la internacionalización del mantenimiento informático también es una opción que muchos de ustedes están considerando o incluso han elegido.
¿Cuáles son los pros y los contras de esta organización?
Ventajas:
- Benefíciese de la personalización de los procesos de gestión informática
- Tener conocimiento del entorno interno: aplicaciones, fallos, organizaciones...
Desventajas:
- Costes de recursos humanos y formación: contratar y mantener un equipo especializado es caro, incluidos los costes de formación periódica para mantenerse al día en un campo en constante evolución.
- Falta de flexibilidad y conocimientos variados: un equipo interno puede ser menos flexible cuando se enfrenta a tecnologías emergentes. Además, podrían faltar algunas competencias específicas (seguridad avanzada, gestión de incidentes complejos), lo que exigiría recurrir además a proveedores de servicios externos.
- Dependencia de un personal limitado: La disponibilidad de recursos humanos internos limita a veces la capacidad de reacción, especialmente en caso de baja o rotación, lo que crea periodos de vulnerabilidad para el sistema.
¿Cómo se establece una colaboración de mantenimiento informático?
Auditoría y análisis de necesidades
Los equipos de rzilient inician cada colaboración con un análisis completo de sus necesidades, que incluye una auditoría de la infraestructura informática (herramientas, software, hardware). Esta evaluación inicial permite definir una estrategia precisa y adaptada a las especificidades de cada estructura.
Elección de la oferta y firma del contrato
En función de los resultados de la auditoría, usted elige entre las ofertas disponibles, con la posibilidad de añadir opciones específicas. La colaboración se formaliza con la firma del contrato, que incluye un compromiso claro con los servicios ofrecidos.
Incorporación a la plataforma Rzilient
Una vez firmado el contrato, nuestro equipo especializado le integra en la plataforma Rzilient. Este onboarding incluye la conexión de sus datos actuales (a través de SIRH, o la importación de su inventario de equipos informáticos), la configuración del acceso y la familiarización con las herramientas de gestión para un manejo fluido y rápido.
Definir reglas de automatización y seguridad
rzilient colabora con usted para establecer reglas automatizadas de gestión de accesos (altas y bajas), creación y cierre de cuentas. Estos procesos automatizados garantizan la seguridad y la eficacia de las operaciones diarias.
Implantación de MDM y políticas de seguridad
Si es necesario, se despliega software para la gestión de dispositivos móviles (MDM), acompañado de las políticas de seguridad y automatizaciones definidas previamente. Estos dispositivos protegen los datos y los activos digitales de forma centralizada.
Seguimiento personalizado con un gestor de cuentas
A continuación, un gestor de cuenta dedicado le acompaña en el seguimiento regular de las operaciones y los resultados. Este contacto personalizado permite ajustar los servicios en función de la evolución de las necesidades y garantiza una colaboración continua y reactiva.
Buenas prácticas en mantenimiento informático
¿Ha optado por externalizar su mantenimiento informático?
En caso afirmativo, ¿cuáles son las características clave que debe buscar en su proveedor de externalización?
En primer lugar, mencionemos la capacidad de reacción, esencial para garantizar la serenidad de sus equipos.
La flexibilidad y adaptabilidad a su contexto profesional (por ejemplo: el tamaño de su empresa, su entorno tecnológico, así como aspectos prácticos como los horarios de trabajo) también son algunos de los puntos a tener en cuenta.
La ciberseguridad se ha convertido en una cuestión clave para todas las empresas, por lo que la gestión de la seguridad de los datos también se sitúa a la cabeza de los criterios a tener en cuenta.
Por último, para ahorrar tiempo en el día a día, si es posible, elija una oferta de mantenimiento informático 100% realizable a distancia, que ofrezca la automatización de un máximo de tareas de externalización.
El mantenimiento informático, motor del rendimiento empresarial
Ya sea ahorrando tiempo a sus equipos, ofreciéndoles hardware y software en buen estado de funcionamiento o evitándoles invertir en conocimientos informáticos avanzados, el mantenimiento informático simplemente hace que su empresa sea más eficiente.
Esto se traduce indirectamente en una mayor capacidad para invertir en el desarrollo de su negocio : contratar, enriquecer su oferta, hacer I+D, lanzar campañas de marketing...
Preguntas frecuentes sobre mantenimiento informático
¿Cuál es el coste de externalizar el mantenimiento informático?
El coste depende de muchos factores: el tamaño de su parque informático, los servicios incluidos (mantenimiento preventivo, gestión de la seguridad, etc.) y la complejidad de sus sistemas. En general, la externalización puede reducir costes al evitar contrataciones puntuales y beneficiarse de tarifas mensuales. rzilient, por ejemplo, ofrece abonos adaptados a todo tipo de empresas, facilitando la gestión informática sin sobrecarga presupuestaria.
¿Cómo contribuye el mantenimiento informático a la seguridad de los datos?
El mantenimiento informático garantiza actualizaciones de software, protección antivirus y copias de seguridad periódicas de los datos, minimizando los riesgos de ciberataques. Los fallos sin parchear son puntos de entrada para los hackers, por lo que un parque bien mantenido ofrece una barrera de protección reforzada. En Rzilient, incorporamos estos protocolos a nuestras ofertas de mantenimiento, promoviendo un entorno de trabajo seguro.
¿Se puede realizar el mantenimiento informático a distancia?
Sí, y cada vez más proveedores de servicios prefieren esta solución por su capacidad de respuesta. El mantenimiento remoto le permite realizar actualizaciones, identificar fallos y resolver incidencias menores sin interrumpir a sus equipos. Gracias a una plataforma en línea, Rzilient ofrece un mantenimiento 100% accesible a distancia, lo que garantiza rapidez y eficacia.
¿Cuáles son los riesgos de la ausencia de mantenimiento informático?
Sin un mantenimiento regular, aumenta el riesgo de averías, pérdida de datos y fallos de seguridad, lo que puede afectar gravemente a la productividad. Al descuidar el mantenimiento, se multiplican los costes de reparación y los riesgos de interrupción de la actividad, lo que pone en peligro la continuidad de su negocio.
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